يتطلب تنسيق المشروع - المعروف أحيانًا باسم إدارة المشروع - العديد من المهارات والقدرة على التكيف مع البيئة المتغيرة. مطلوب منسقي المشاريع عادة للعمل مع عدد من الأفراد وتتطلب القدرة على تنظيم وإدارة البيانات والأفراد. في حين أن كل مشروع مختلف ، بعض النصائح مفيدة لجميع منسقي المشروع.
وضع خطة عمل مفصلة
قبل أن تبدأ أي من عجلات المشروع في الدوران ، ضع خطة عمل مفصلة تغطي كل جانب من جوانب المشروع. قم بتضمين عناصر مثل الميزانية ، والوقت ، وقائمة جهات الاتصال ، وإذا لزم الأمر ، خطط الطوارئ أو سيناريوهات الاستجابة. يساعد وجود خطة في إرشادك خلال أي تضاريس غير مؤكدة بينما يتم أيضًا تخطيط اتجاه عام للمشروع. تعميم الخطة على جميع الجهات الفاعلة ذات الصلة بحيث يكون كل عضو في المشروع على نفس الصفحة.
كن مستعدًا للانحراف عن الخطة
تعتبر الخطة التفصيلية والواضحة ضرورية لتنسيق المشروع ، وكذلك القدرة على الارتجال وتغيير الخطة حسب الحاجة. يتبع أفضل منسقي المشروع خطة ما دامت تعمل ؛ ومع ذلك ، إذا فشلت الخطة في توجيه المشروع نحو غاياته ، أو إذا تبين أنها تفتقر إلى مجال واحد أو أكثر ، فقد حان الوقت لتغيير الخطط. يجب أن يكون منسقو المشروعات منفتحين على المدخلات من أعضاء الفريق الآخرين عند تغيير الخطط ويجب إرسال التغييرات إلى جميع الجهات الفاعلة ذات الصلة.
تقليل التواصل
الاتصال أمر ضروري لتنسيق المشروع - كثير من الجهات الفاعلة من مختلف الأقسام أو المنظمات أو المدن أو الولايات أو حتى البلدان سيطلب منها في كثير من الأحيان العمل معًا لتحقيق هدف معين. هذا يتطلب عادة الاتصال المتكرر بين الأطراف. ومع ذلك ، يجب أن لا تصبح هذه العملية المنهكة. قم بتعيين الحد الأدنى لعدد موظفي الاتصالات الرئيسيين والحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني إلى الحد الأدنى. ما يمكن أن ينظم عدة رسائل إلكترونية للتدرب قد يتم تنظيمه بسرعة وببساطة من خلال مكالمة هاتفية.
تطوير مهارات القيادة
مهارات القيادة بعيدة المدى وتختلف المهارات المطلوبة من مشروع لآخر. ومع ذلك ، فإن بعض المهارات تبرز على أنها ضرورية بشكل أساسي للنجاح في تنسيق المشاريع - التنظيم والذكاء والانفتاح وحتى مساعدة الفكاهة في خلق جو يفضي إلى النجاح. المنسقون ليسوا مثاليين ، لكن يمكن أن يكونوا أفضل أو أسوأ ، وهناك دائمًا مجال للتحسين. يجب أن يكون منسقو المشروعات مفتوحين للتعليقات من الآخرين ، وأن يقضوا بعض الوقت في التفكير في كيفية تطوير مهاراتهم القيادية وتنفيذها بطريقة أكثر فائدة وفعالية.
