المراسلات التجارية عادة ما تكون مقتضبة ومنظمة تنظيما جيدا ، مع تقديم أفكار الكاتب بإيجاز لملاءمتها على صفحة واحدة. ومع ذلك ، هناك أوقات تتطلب الرسالة التي تحتاج إلى نقل صفحتين. يضمن التنسيق الصحيح للصفحة الثانية من خطاب عملك أن القارئ لا يتجاهل أفكارك النهائية.
تنسيق رأس الصفحة الثانية
تنسيق رأس الصفحة الثاني الذي تختاره يرجع إليك ، ولكن يجب أن يتضمن دائمًا على الأقل الاسم الكامل للشخص الذي تمت كتابة الرسالة إليه. يمكن أن يتضمن رأس الصفحة الثانية أيضًا رقم الصفحة وتاريخ الحرف.
يفضل بعض الكتاب استخدام سطر واحد في الصفحة الثانية من خطاب العمل الخاص بهم. هذا هو المعروف باسم التنسيق الأفقي. على سبيل المثال ، يقومون بكتابة اسم المرسل إليه على الهامش أقصى اليسار ، توسيط رقم الصفحة واكتب التاريخ الذي تم ضبطه إلى الهامش الأيمن. باستخدام هذا التنسيق ، يبدو أنك تقوم بإنشاء ثلاثة أعمدة.
هناك طريقة أخرى لتنسيق الصفحة الثانية وهي استخدام تنسيق كتلة ، مما يعني كتابة اسم المرسل إليه في السطر العلوي تحت هامش البوصة الواحدة ، ثم اكتب رقم الصفحة في السطر التالي والتاريخ في السطر الثالث. فمثلا:
السيد ديفي جونز
الصفحة 2
1 أكتوبر 2018
بدلاً من استخدام الهامش الذي يبرره اليمين ، ما عليك سوى وضع علامة تبويب فوق منتصف الصفحة تقريبًا إلى الهامش الأيمن. عندما ينظر القراء إلى الصفحة الثانية ، فإن أول ما يرونه هو اسمهم ورقم الصفحة والتاريخ. بهذه الطريقة ، إذا اخترت تدبيس الصفحات الأولى والثانية ، فلا تغطي المنطقة المدبسة العنوان في الصفحة الثانية.
بمجرد الحصول على العنوان في مكانه ، يجب عليك ترك ثلاثة أسطر فارغة قبل تضمين بقية رسالة عملك. تأكد من وجود نص كافٍ لتبرير صفحة ثانية. إذا كان لديك سطر أو سطران إضافيان فقط ، فحاول قطع رسالتك لتلائم صفحة واحدة. تأكد أيضًا من أنك لا تبدأ الصفحة الثانية من رسالتك في منتصف الجملة. عند الإمكان ، ابدأ فقرة جديدة في الصفحة الثانية حتى يتدفق رسالتك بشكل أفضل.
إنشاء هامش الصفحة الثانية
إذا كان لديك حرف عمل من صفحتين ، فقد ترغب في تدبيس الصفحتين معًا. ومع ذلك ، من المقبول إذا قمت ببساطة طي الصفحتين من رسالتك حتى يتم احتواؤها في المظروف. إذا قمت بتدبيس الصفحات ، فمن الواضح أن القارئ يعرف أن رسالتك أكثر من المحتوى الموجود في الصفحة الأولى. ومع ذلك ، إذا اخترت عدم التدبيس ، فتأكد من أن تبدأ التنسيق الخاص بك بعيدًا بما يكفي عن الحافة العلوية للصفحة الثانية حتى يدرك القارئ أن الصفحة الثانية لا تقل أهمية عن الأولى. الهامش بوصة واحدة من أعلى الصفحة هو المعتاد. هذا هو المكان الذي ستبدأ فيه عنوان الصفحة الثانية.
الحصول على المعلومات الخاصة addressee الحق
نظرًا لأن الصفحة الثانية من خطاب العمل الخاص بك تحتوي على اسم المرسل إليه ، فمن الأهمية بمكان أن يكون اسم المرسل إليه مكتوبًا بشكل صحيح في الصفحة الأولى من الرسالة ، متبوعًا بعنوان العنوان والعنوان البريدي الصحيح. في الصفحة الأولى من خطاب العمل الخاص بك ، تتبع معلومات المرسل إليه التاريخ وعنوان المرتجعات الخاص بك.
إذا كنت غير متأكد من تهجئة أي من معلومات المرسل إليه ، فتحقق من موقع ويب الشركة أو اتصل بأمين سر الشركة أو موظف الاستقبال. لا تخاطر بإحراج نفسك وربما الإساءة إلى المرسل إليه باستخدام معلومات غير صحيحة أو قديمة.
