يوفر تخطيط العمليات التجارية لقادة الأعمال فرصة لتوضيح كيفية تنفيذ العمليات في الواقع. ويكشف عن مشاكل مثل الاختناقات والاختلاف في كيفية تنفيذ العملية من قبل مجموعات أو أفراد مختلفين. يمكن للقادة أيضا معرفة ما إذا كانت الطريقة التي تتم بها العملية في الواقع تختلف عن الطريقة التي ينبغي القيام بها. يعد إنشاء خريطة عملية ، تسمى أيضًا مخطط انسيابي ، مكونًا رئيسيًا لإدارة وتحسين عملية Six Sigma ، ولكن يمكن أن يكون مفيدًا حتى بدون الإطار الكامل لـ Six Sigma.
اجمع معلومات من الأفراد الذين يجرون العملية بالفعل حول كيفية القيام بذلك. تأكد من معرفة ما إذا كانت الخطوات تختلف في ظل ظروف مختلفة أو لأشخاص مختلفين. ركز على كيفية تنفيذ العملية في الوقت الحالي وليس على كيفية القيام بها.
حدد نوع مخطط العملية المراد إنشاؤه. يوضح المخطط الانسيابي الأساسي تدفق الخطوات في العملية بما في ذلك نقاط القرار ، في حين يوضح مخطط انسيابي للنشر بوضوح أيضًا مشاركة مختلف المجموعات أو الأشخاص. بالنسبة للأخير ، قم بإنشاء أعمدة لكل فرد أو مجموعة ثم ارسم كل خطوة في العمود المناسب للإشارة إلى الشخص الذي يقوم بالخطوة.
ابدأ خريطة عملية الأعمال الخاصة بك برسم مستطيل بيضوي أو مستدير ، وهو الرمز القياسي لنقطة البداية. بالنسبة إلى مخطط انسيابي للأنشطة ، ارسم نقطة البداية أعلى يمين صفحة الورق أو صفحة البرنامج. بالنسبة إلى مخطط التوزيع ، ارسمه أعلى العمود المناسب.
ضع علامة على نقطة البداية مع عبارة تشير إلى أنها نقطة البداية ، مثل "مكالمة تأتي" أو حتى "البدء" فقط. ستتم تسمية كل خطوة من خطواتك بهذه الطريقة ، ويجب أن تتضمن فعلاً لتمثيل الإجراء المتخذ.
قم بإنشاء كل خطوة من خطوات العملية عن طريق رسم مستطيل ووضع العلامات عليه. يجب أن يكون لكل خطوة تمثيلها الخاص. لا تجمع بين الخطوات في شكل واحد باستخدام الكلمة "و" لتوصيل أكثر من فعل أو إجراء واحد.
قم بتوصيل الخطوات مع الأسهم التي توضح اتجاه تدفق العملية. لا بأس إذا اختتمت خريطتك بعدة سطور لتلائمها في الصفحة ؛ الأسهم تجعل التدفق واضح بغض النظر عن الترتيب المادي للخطوات.
استخدم شكل مادي لتمثيل نقطة القرار في أي وقت تعتمد الخطوة التالية على ظرف معين. على سبيل المثال ، سيكون لخريطة العملية لعربة تسوق عبر الإنترنت نقطة قرار تمثل اختيار العميل للدفع بواسطة بطاقة الائتمان أو باستخدام PayPal.
أشر إلى الخطوات التي تتبع نقطة القرار عن طريق إنشاء رموز مستطيلة ووضع العلامات عليها وإضافة الأسهم لإظهار تدفق العملية. ضع علامة على كل سهم من النقاط المؤدية من نقطة القرار ، لتوضيح الشرط الذي يؤدي إلى اتباع هذا المسار. في المثال الحالي ، استخدم التصنيف "PayPal" لسهم واحد و "بطاقة ائتمان" للآخر.
أضف شكلًا نهائيًا مستطيلًا بيضاويًا أو دائريًا يسمى "النهاية" كخطوة أخيرة للإشارة إلى نهاية العملية.
راجع خريطة العملية الخاصة بك للتأكد من أنه يقرأ بشكل صحيح. كما أن لديها عدد قليل من الأفراد الذين يقومون بإجراء عملية مراجعة ذلك ، للتأكد من أنه يصور بدقة ما يفعلونه.
نصائح
-
تحتوي برامج مثل Microsoft Visio على ميزات خاصة لإنشاء خرائط عملية ولكن يمكن استخدام برامج رسومات أخرى أو PowerPoint كذلك. عندما تقوم بجمع معلومات حول العملية ، اكتب كل خطوة على ملاحظة لاصقة صغيرة ثم قم بترتيبها لإظهار تدفق العملية. يمكن أن تكون هذه الطريقة أسهل من محاولة إنشاء خريطة العملية دفعة واحدة من البداية. إذا كانت العملية تنطوي على الكثير من عمليات التسليم بين المجموعات أو الأفراد ، فقد ترغب في استخدام مخطط انسيابي للنشر لتوضيح صراحة مشاركة مختلف الأطراف.
