تقدم سياسات وإجراءات الشركة إرشادات للموظفين والإدارة. عندما تنشأ أسئلة تتعلق بالسلوك أو العمليات ، توجد سياسة لتوجيه السلوكيات وحل المسائل الأخلاقية. إجراءات الشركة المكتوبة بشكل جيد ستساعد قسم الموارد البشرية في مهامه اليومية. تعد سياسات الفهم ومعرفة أين تذهب للحصول على مساعدة أو معلومات إضافية مفتاحًا لالتزام الموظفين.
مبادئ
تحدد سياسات الشركة السلوكيات المقبولة وتوقعات الموظفين ، بينما تصف الإجراءات وتعرف تدفقات العملية وأهداف الشركة. ومع ذلك ، ينبغي صياغة كل من السياسات والإجراءات في نطاق أهداف المنظمة ؛ لذلك يتم كتابة أدلة السياسات والإجراءات بهدف نهائي هو مساعدة الموظفين على مساعدة مهمة الشركة بشكل عام. يمكن لمديري الموارد البشرية العمل مع مديري الإدارات الأخرى لصياغة السياسات والإجراءات التي من شأنها تعزيز الشركة في نهاية المطاف.
الدلالة
من خلال تفصيل ما هو متوقع من الموظفين ، توفر سياسات الشركة إطارًا يمكن للموظفين من خلاله التفوق. وعلى النقيض من ذلك ، يحدد دليل السياسات أيضًا الخطوات التي سيتم اتخاذها في حالة قيام الموظف باختراق قواعد الشركة. هذا يتيح للشركة الحماية القانونية. عندما يوقع الموظفون على أدلة سياسة الشركة ، فإنهم يعترفون بمعايير السلوك المقبولة وأن استمرار عملهم يتوقف على اتباع قواعد السلوك.
وبالمثل ، تستلزم إجراءات الشركة توصيف الوظائف ، بالإضافة إلى أنشطة وأهداف الموظفين. إذا كنت تقوم بكتابة دليل الإجراءات ، فمن المفيد أن تفكر فيما تريد الشركة من الموظفين القيام به ، وكذلك كيف ومتى تفعل ذلك.
وظيفة
سياسات الشركة وإجراءاتها ليست شيئًا يجب الاحتفاظ به على الرف المتربة. في الواقع ، تعمل كتيبات السياسات والإجراءات بشكل أفضل عندما تكون نشطة ويتم تحديثها بانتظام. بعد كل شيء ، تتطور الشركات باستمرار لتلبية احتياجات الأعمال المتغيرة. ولذلك ، يحتاج مديرو الموارد البشرية إلى مراجعة السياسات والإجراءات كجهد جماعي ، وعلى أساس منتظم ، ربما شهريًا. وبعد ذلك ، يتم توزيع أي تغييرات إجرائية ، بمجرد اعتمادها ، على المديرين لمراجعتها مع الإدارات المعنية. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن الاحتفاظ بنسخ موقعة من مراجعة الموظفين وقبول سياسات الشركة على أساس سنوي.
أنواع
توضح إجراءات الشركة كيفية إتمام الموظفين للمهام ، بما في ذلك وصف الوظائف ومسؤولية الأقسام وهيكل التقارير التنظيمية. يمكن أن تشمل الإجراءات أيضًا النتائج المتوقعة والأهداف الفردية ، مع وضع معايير سنوية لأداء الموظف والإدارة. الأمثلة على ذلك هي أهداف المبيعات لكل شخص أو تقييمات خدمة العملاء لفريق مركز الاتصال. وبالمثل ، قد تتضمن السياسات العامة معايير سلوك الموظف ، مثل قواعد اللباس ، وتوقعات الحضور ، والإجازات المخصصة للعطل والإجازات ، وسياسة التحرش الجنسي.
استراتيجيات
يجب أن تكتب السياسات والإجراءات العامة للشركة مع وضع هدفين في الاعتبار: أن تكون واضحًا وموجزًا وأن تشرك مقطعًا شاملاً من المدخلات الإدارية. لا أحد يستفيد من أدلة العمليات المربكة ودليل الموظفين. لذلك ، إذا كنت تكتب سياسات وإجراءات الشركة ، فمن المفضل استخدام بنية الجملة القصيرة بالإضافة إلى الرسوم التوضيحية. على سبيل المثال ، كتابة "كل جمعة خلال أشهر يونيو ويوليو وأغسطس ستكون أيام عارضة" تليها قائمة من الملابس المقبولة تفاصيل واضحة لكل من الموظفين والإدارة ما هو مسموح به. كتابة "خلال الصيف" أو عدم إدراج قائمة من الملابس المقبولة ستترك القاعدة مفتوحة للتأويل الشخصي الذي قد يؤدي إلى مشاكل إذا كان الموظف قد حضر للعمل في أوائل سبتمبر في عمليات قطع وقمصان.
وبالمثل ، فقط من خلال إشراك ممثلين مختلفين من الإدارات ، يمكنك الحصول على صورة حقيقية عن السياسات والإجراءات التي يجب تحديدها. يجب كتابة الأدلة فقط بعد إدخال جميع الإدارات المتأثرة ، مما يسمح باتباع نهج شامل للإرشادات التنظيمية. سيسمح هذا الإجراء الشامل بمزيد من عمليات الشراء أو القبول من قبل مديري الإدارات ، ويؤدي إلى تواصل أفضل على مستوى الشركة وتنفيذ خطة العمل.
