في حين أن البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الاتصالات الرقمية طغت على الفاكس من حيث الشعبية ، لا يزال العديد من الشركات والأفراد يرسلون رسائل الفاكس. تكون الفاكسات مفيدة بشكل خاص عندما يرسل المرسل مستندًا موقّعًا ، عندما لا يتوفر ملف رقمي لمستند مطبوع وعندما لا يتمكن المرسلون أو المستلمون من الوصول إلى جهاز كمبيوتر أو جهاز PDA. بمجرد إنشاء قالب فاكس ، يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا.
العناصر التي ستحتاجها
-
الكمبيوتر مع برنامج معالجة النصوص والطابعة
-
قلم جاف
-
ورقة
إنشاء مستند معالجة كلمات قياسي 8-1 / 2-by-11-inch مع كتلة نص أفقي عبر الجزء العلوي ، وعمودين قصيرين أسفل ومربع نص كبير أسفل الأعمدة.
قم بتضمين رقم هاتفك ورقم الفاكس والعنوان البريدي في مربع النص الأفقي بأعلى المستند. أضف شعار شركتك ، إذا كان ذلك ممكنًا ، في الزاوية اليسرى للكتلة الأفقية.
أضف اسم المستلم واسم الشركة إن وجد ، ورقم الفاكس ورقم الهاتف في العمود الأيسر أسفل الكتل الأفقية. اكتب أيضًا "إعادة:" وقم بتضمين موضوع للفاكس الخاص بك (على سبيل المثال ، "أوامر اليوم" أو "أرقام مبيعات شهر يوليو").
اكتب اسمك واسم الشركة إن وجد ، ورقم الفاكس ورقم الهاتف في العمود الأيسر. قم بتضمين عدد الصفحات ، بما في ذلك ورقة الغلاف ، التي ترسلها. اكتب في التاريخ الذي ترسل فيه الفاكس. إذا كنت ترسل الفاكس لأفراد إضافيين ، أضف "CC:" واكتب اسم (أسماء) المتلقي (الأسماء) وأسماء الشركات ، إن وجدت.
قم بتضمين أي رسالة إضافية لديك للمستلم في المربع الموجود أسفل الصفحة.
صحح مستندك للأخطاء الإملائية والأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية ، لأن أخطاء كهذه يمكن أن تجعلك تبدو غير محترفة.
نصائح
-
يمكنك طباعة ورقة الغلاف الخاصة بك والكتابة في النص الخاص بك ، أو يمكنك كتابة المعلومات الخاصة بك في مستند معالجة النصوص الخاص بك. هذا الأخير هو الأفضل ، لأن الكتابة اليدوية لا تنقل بوضوح النص المطبوع.
