تحسين العملية هو العمل على تطوير المصالح التجارية من خلال تحسين هيكل العمليات في المؤسسة ، بدلاً من حل المشكلات بشكل فردي. بدلا من النظر فقط إلى ما كان يحدث ، يتم تشجيع الموظفين على فحص كيفية تشكيل الظروف ، مع الأخذ بعين الاعتبار جميع العناصر الطرفية التي تؤثر على الظروف الحالية. يؤدي تحسين العملية إلى تحفيز الانتباه بعيدًا عن اكتشاف الأخطاء أو إلقاء اللوم عليه والعمل تجاه فريق العمل للتخلص من الأنشطة المهدرة وتبسيط الإنتاجية.
التحديات
واحدة من أكثر المهام صعوبة في تطبيق هذه الفكرة على الإستراتيجية التنظيمية هي تشجيع الموظفين على تبني عقلية التعاون بدلاً من المنافسة. كبار القادة ضروريون في تنفيذ تحول نموذجي على مستوى الشركة. وهذا يتطلب تغييراً كبيراً في الطريقة التي تتم بها الأعمال في أذهان معظم الناس. إن أهمية تحسين العملية هي فكرة يجب قبولها من قبل القمة والانتقال منها.
اختيار فريق
يبدأ تحسين العملية بتحديد ما يجب القيام به بشكل أفضل وتحقيق النتيجة المرجوة. التالي هو انتخاب فريق من الأفراد مناسبة بشكل خاص للغرض المقصود. في كثير من الأحيان ، يتم تسجيل وثيقة رسميا تحدد سلطة الفريق وما هي الوسائل التي ينبغي توفيرها في السعي لتحقيق أهداف الشركة.
تبسيط العمليات
ثم يتم تخطيط طريقة التشغيل الحالية ، مما ينتج صورة مفصلة لجميع الأحداث ذات الصلة التي تحدث من بداية العملية وحتى نهايتها. يتيح هذا لأعضاء الفريق رؤية العمليات من منظور متسق وإزالة أي أنشطة مهدرة قد تعيق الإنتاج. يتم اختيار نقاط معينة من المعلومات التي يتم جمع البيانات التي سيتم مقارنتها بقراءات لاحقة لمراقبة التحسين. ثم يحدد الفريق ما إذا كانت أساليب التشغيل الحالية متزامنة مع النتائج المرجوة ومهمة الشركة.
دورة "افعل - تحقق - قانون"
يقوم فريق العصف الذهني بتحديد الأسباب الأساسية لبعض الصعوبات في العملية. وستقوم بعد ذلك بوضع خطة محتملة للتحسين ، نظراً لهذه الأسباب. بعد تنفيذ التغييرات ، تقوم المجموعة بإجراء اختبارات للتحسين. من خلال مقارنة البيانات التي تم جمعها مسبقًا بالمعلومات الحالية ، يمكن لأعضاء الفريق التعرف على ما إذا كان التعديل قد جعل الشركة أقرب إلى النتائج المرجوة. في حال نجاحها ، لا بد من إثبات أن التغيير عملي. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يعود الفريق إلى مرحلة التخطيط لتحسين العملية. إذا كان التغيير ممكنًا ، فيمكن للمجموعة إما الاستمرار في العملية الجديدة حتى تكون المراجعة الإضافية ضرورية أو العودة إلى مرحلة تحديد الهوية لاكتشاف الطريقة الأخرى التي يمكن بها تنقيح الطريقة.
استنتاج
الجودة هي نتاج التعلم المستمر. التركيز على بنية العملية يكشف كيف يساهم كل شخص والقسم في الحفاظ على نظام معين. الفعالية تزيد فقط بجانب مستوى فهمنا. ومع استمرار التوسع في الطرق التي تتم بها الأعمال ، يجب أن تكون هناك أفكار مقبولة لتحديد التحديات واكتشاف الحلول.
