"أريد هذا التقرير على مكتبي أول شيء صباح يوم الاثنين!" يصرخ رئيس غاضب إلى مرؤوسه المرتبك في الأفلام والبرامج التلفزيونية والكتب وربما أكثر من عدد قليل من بيئات العمل الحقيقية. وبدلاً من ترهيبك بفكرة إعداد تقرير ، نرحب به كفرصة لعرض أعمالك. تعد تقارير الأعمال وثائق مهمة لأنها تفسر النقاط المعقدة أو المشكلات أو الأبحاث بشكل واضح ومختصر. تهتم التقارير بكونها رسمية. وحيث أنك تكتب التقرير ، عليك أن تقرر ما يجب أن تضعه فيه.
ما هو تقرير الأعمال؟
وثيقة ملموسة. Businessdictionary.com يحدد أ أبلغ عن "مستندًا يحتوي على معلومات منظمة في شكل سرد أو بياني أو جدولي ، يتم إعداده على أساس مخصص أو دوري أو متكرر أو منتظم أو حسب الحاجة".
حقيقة أن تقرير الأعمال هو وثيقة تؤكد فقط أهميتها. في حين قد تكون على جدول أعمال الاجتماع لتقديم تقرير عن الأصول التي تم الحصول عليها خلال الربع ، وخلال وبعد تقديم العرض ، سيكون لديك تقرير الأعمال للإشارة إليه ، ويمكنك أيضًا توزيع نسخة على الحاضرين. هل تذكر تقارير الكتاب اللعين التي كان عليك القيام بها في المدرسة؟ قراءة الكتاب كانت الخطوة الأولى ، ثم كان عليك كتابة ملخص لما تقرأه. في بعض الأحيان ، كان عليك حتى أن تقدم تقريرك إلى الفصل بأكمله. ولكن لمساعدتك ، كان لديك تقرير ملموس في يدك للإشارة إليه. هذا هو مدى أهمية التقرير.
لقطة في الوقت المناسب. تقرير الأعمال هو مجموعة من الحقائق والإحصائيات حول جانب معين من الأعمال. عادةً ما تكون لقطة سريعة في الوقت المناسب ، حيث يتم الإبلاغ عن فترة معينة. على سبيل المثال ، يغطي التقرير السنوي البيانات المالية الهامة والأحداث التي توفر لقطة مالية لتلك السنة ، في حين يغطي التقرير الربع سنوي ربع السنة المحدد.
تغطي معظم التقارير ، بغض النظر عن النوع أو الغرض ، فترة محددة. تغطي التقارير المالية فترة محددة. تختلف الموارد المالية للشركة من سنة إلى أخرى ومن شهر إلى شهر. حتى أن التقرير عن المنتجات المتاحة لا يعدو كونه دقيقًا إلا لفترة زمنية معينة ، حيث يتم تقديم منتجات جديدة وتوقف تقديم المنتجات القديمة.
رسمية أو غير رسمية. قد يكون التقرير رسميًا أو غير رسمي ، وفقًا للغرض منه ومن سيرى ذلك. التقارير الرسمية هي تلك التي سيتم رؤيتها ومراجعتها من قبل الرؤساء ، الإدارة العليا ، العملاء ، العملاء المحتملين أو المستثمرين أو حتى الجمهور. مثل جميع التقارير ، ينبغي أن تكون مكتوبة بشكل جيد وقدمت دون أخطاء مطبعية أو أخطاء إملائية ، سهلة الفهم ودقيقة للقرش.
التقارير غير الرسمية لا تقل أهمية. بالنسبة للموظفين الذين يجب عليهم استكمال تقارير نفقاتهم ليتم ردها ، فإنهم هم الأكثر أهمية. عادة ما تكون هذه التقارير غير رسمية ، وتحتوي على أوصاف وتواريخ ومبالغ بالدولار يتم إدخالها في شكل شركة. إذا لم يقم الموظفون بإكمال التقرير بشكل كامل وفي الوقت المحدد ، فقد لا يتم تعويضهم عن تذاكر الطيران وسيارات الأجرة ووجبات العملاء التي دفعوها في رحلة العمل الأخيرة.
تقارير بأسماء أخرى. العديد من التقارير التجارية ، إن لم يكن معظمها ، لا تدعى حتى التقارير. يمكن أن تكون بيانات ، مثل الربح أو الخسارة أو بيان الدخل أو البيانات المالية الأخرى مثل الميزانية العمومية. أو قد تكون لمحات عامة عن الميزانية أو توقعات المبيعات.
أسباب لاستخدام تقارير الأعمال
لإعداد تقرير ممتاز ، يساعد على فهم ما سيتم استخدامه للتقرير.
لخص. تساعد التقارير على شرح الفكرة المعقدة أو العملية أو الوضع المالي للشركة بطريقة واضحة ومفهومة. قد يتم تلخيص أشهر البيانات المتراكمة أو سنوات البحث في تقرير قصير. بالطبع ، قد لا تحتوي على كل التفاصيل التي تم الكشف عنها في البحث ، ولكن التقرير سيعطي أولئك الذين يقرأون التقرير ملخصًا موجزًا للأبحاث أو البيانات.
تبسيط. الأشخاص الذين سيراجعون تقريرك قد لا يكون لديهم الوقت أو الرغبة أو المهارة لتقييم جميع البيانات والأبحاث التي تقف وراءه. على أي حال ، لديهم وظائفهم الخاصة للقيام بها. يقدم لك التقرير ما يحتاجون إلى معرفته.
توضيح. إذا قام 10 أشخاص بقراءة ومراجعة كافة البيانات ونتائج الأبحاث التي تجمعوها ، فسيصلون إلى مجموعة متنوعة من الاستنتاجات المختلفة. يضمن لك تقريرك أنها تعمل جميعها من نفس الموقع لأنك تقدم لهم جميع البيانات نفسها.
اقناع. لنفترض أن شركتك تريد إقناع المستثمرين بتخصيص رأس مال لتمويل فكرة جديدة. سيتم تضمين تقريرك في خطة العمل التي سيتم مشاركتها مع المستثمرين. ستقوم شركات زميلة أخرى بتجميع بيان الأرباح والخسائر للشركة وتقارير الحالة المالية الأخرى ، لكن تقريرك سيكون بمثابة عرض مبيعات يحدد المكان الذي تعتقد فيه الشركة أن الأسواق غير المستغلة هي والمبيعات التي يمكن أن تنتجها. البيانات المالية مهمة ، لكن تقريرك هو الذي يمكن أن يقنع المستثمرين من الخارج بالحضور إلى الخارج ، أو لا.
إثبات وجهة نظر. غالبًا ما يتم استخدام تقارير الأعمال عند اتخاذ قرارات صعبة ، مثل ما إذا كان سيتم تقليصها ، الأمر الذي قد ينطوي على عمليات تسريح. لا أحد يريد الذهاب في هذا الاتجاه ، ولكن عندما يكون التقرير أمامهم ، مع إظهار الانخفاض المطرد في الأرباح مقارنة بنفقات مثل الرواتب ، فمن الواضح ما يجب القيام به. أو ، على الجانب الإيجابي ، يمكن أن توضح التقارير ما إذا كانت الشركة في وضع يمكنها من التوسع في اتجاهات جديدة ومثيرة.
حل مشكلة. لقد كنت في اجتماعات حيث تدور المناقشات حول مشكلة ما دون الوصول إلى حل قابل للتطبيق. ولكن إذا شاركت تقاريرك على شاشة العرض الكبيرة ، فالجميع يبحث في نفس المشكلة في الوقت نفسه. عرض مستند ملموس ، مع الجداول والرسوم البيانية التي توضح المكان الذي يقف فيه الموقف حقاً ، يسمح للجميع بتحليل نفس المادة معًا والوصول إلى حل معًا.
أنواع تقارير الأعمال
هناك عدد لا نهائي من تقارير الأعمال التي يمكن كتابتها ، لا سيما أنه يمكنك أيضًا كتابة تقريرك المخصص وتعيينه كما تريد. عموما ، ومع ذلك ، تندرج تقارير الأعمال في أربع فئات: التفسيرية والتحليلية والتقدمية والقانونية. بالطبع ، يمكنهم القيام بالتداخل. تقرير التقدم ، على سبيل المثال ، يمكن أن يكون توضيحيًا أيضًا. لكن الهدف الأساسي هو تقديم تحديث حول الموقف.
تقارير توضيحية. يتم كتابة بعض تقارير الأعمال لشرح الموقف أو الموضوع حتى يتمكن الجميع من فهمه. يمكنك كتابة تقرير توضيحي لشرح الأبحاث التي أجريتها ، على سبيل المثال. إذا كنت تقدم فقط جدولاً يعرض نتائج بحثك ، فستغمرك بطبيعة الحال أسئلة حول سبب البحث ، ومنهجيتك ، وأحجام العينات ، وأكثر من ذلك. لذا ، بدلاً من مجرد جدول للنتائج ، يجب أن تبدأ بالإيجاز في توضيح سبب قيامك بالبحث وكيف انتهيت منه ، مثل استخدام الاستطلاعات الهاتفية أو بالبريد ، أو تتبع البيانات على مدى فترة زمنية أو أيًا كانت منهجيتك. بعد ذلك ، تشرح نتائج بحثك باستخدام جدول أو رسم تخطيطي أو طريقة أخرى تجعل النتائج واضحة. ثم قمت بتلخيص النتائج في بضع جمل.
تقارير تحليلية . يقدم هذا النوع من التحليل تحليلاً ، ربما من خلال مقارنة حالتين أو إمكانيات. بدلا من مجرد شرح ، يقوم تقرير تحليلي ببعض تحليل النتائج على الأقل للقارئ. يمكنك استخدام عناصر مرئية في تقريرك التحليلي لإثبات نقاطك ، مثل الرسوم البيانية أو جداول البيانات.
تقارير مرحلية. مثل بطاقات التقارير المدرسية ، تُظهر تقارير التقدم كيف تسير الأمور في الوقت الحالي. لا تستند إلى جبال من البحث أو التحليل. إنه تحديث للأشخاص الذين يحتاجون إلى واحد. التقارير السنوية ، والبيانات المالية مثل بيانات الدخل ، وغيرها من التقارير التي هي لقطات من نقطة في الوقت هي تقارير التقدم.
التقارير القانونية. أي تقرير يفرض على الشركة بموجب القانون أن يتم تجميعه ونشره أو إرساله أو إرساله إلى كيان آخر هو نوع من التقارير القانونية. كما يتم في بعض الأحيان استكمال التقارير القانونية لحماية الشركة من الدعاوى القضائية المحتملة أو المشاكل القانونية الأخرى. إذا تم تجميع تقرير لأغراض الضريبة ، أو مطلوب من قبل لجنة الأوراق المالية والبورصات ، محكمة أو كيان رسمي آخر ، فإنه ينتمي إلى الفئة القانونية.
مثال لكتابة التقارير المشتركة
وفقًا لمختبر الكتابة عبر الإنترنت التابع لجامعة بوردو (OWL) ، لا تحتوي معظم تقارير الأنشطة التجارية على تنسيق عام. تحقق لمعرفة ما إذا كان لشركتك تنسيق مفضل للتقرير الذي تكتبه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكنك إنشاءه بأي طريقة تراها مناسبة. ومع ذلك ، لدى OWL اقتراحات يمكن أن تساعدك في التأكد من أنك تغطي جميع القواعد وكتابة أفضل تقرير يمكنك.
- مختصرا.
- اعرف جمهورك واكتبه لهم.
- استخدم العناوين وأبرز النقاط المهمة.
- ضع أهم النتائج أو الحجج أو النقاط أولاً.
- تقرر ما إذا كان سيتم تضمين استنتاجاتك أو تركها للقراء.
يختلف محتوى تقريرك باختلاف هدفه وجمهوره. للحصول على تقرير داخلي ، يعرف الجمهور بالفعل عن الشركة ، لذلك لا تحتاج إلى ملأها بهذه التفاصيل. ومع ذلك ، قد يستفيد تقرير عام ، أو تقرير واحد مع العديد من الجماهير ، من بعض المعلومات الأساسية عن الشركة.
العنوان / صفحة العنوان. يحتاج كل تقرير إلى عنوان واضح يشرح ما سيكشفه. هذا ليس المكان المناسب ليكون ذكياً الشفافية هي المفتاح. بالنسبة لتقرير قصير أو غير رسمي ، فإن العنوان البسيط في أعلى الصفحة ، متبوعًا بالتواريخ ، إن أمكن ، سوف يفعل. فمثلا:
ملخص الدخل والمصروفات ، الربع الأول 2018
تحتاج التقارير الرسمية إلى صفحة عنوان تحتوي على العنوان والتاريخ والمؤلف ، على سبيل المثال:
ملخص الدخل والمصروفات
الربع الأول 2018
أعدت بواسطة
(اسمك)
إذا كان يتم إعداد التقرير لشخص أو مجموعة محددة ، فأضف ذلك بعد اسمك ، على سبيل المثال:
إلى عن على
شركة XYZ ، وشركة
المقدمة. ابدأ بتاريخ قصير أو معلومات أساسية ذات صلة حول الشركة ، إذا كنت تعتقد أنها ضرورية. ثم اشرح باختصار سبب إعداد هذا التقرير. إذا كان التقرير يقدم نتائج البحث ، اشرح باختصار منهجية البحث. لتقرير قصير ، يجب أن يكون هذا بضع جمل. قد يتضمن التقرير الرسمي صفحة كاملة. تبدأ بعض التقارير الرسمية بملخص تنفيذي يعطي نظرة عامة أو ملخصًا للتقرير ، إذا كان هذا هو كل ما يقرأه شخص ما ، فسيظل فهمه للتقرير.
جدول المحتويات. في تقرير طويل ، أقسام القائمة والمرئيات مع أرقام الصفحات.
جسد التقرير. في ما يلي المكان الذي تضع فيه بياناتك أو معلوماتك الأساسية أو الأكثر أهمية في تقريرك. تضمين عناصر مرئية مثل المخططات أو المخططات أو الجداول أو الرسومات البيانية بدلاً من النص وحده. تعرض المرئيات للأشخاص ما تريد منهم معرفته وهم تفاعليون ، مما يحافظ على انتباه القراء. تعتبر الجداول والرسومات البيانية وغيرها من مستندات الدليل المرئي هي "دليل" ما تنشره. ابدأ دائمًا بالبيانات الأكثر أهمية أولاً.
النتائج. هذا القسم اختياري ويعتمد على قرائك.هل تريد أن تخبرهم كيف تفسر النتائج ، أم تجعل التقرير يتحدث عن نفسه؟ ****
الاستنتاجات. تحتاج التقارير الرسمية إلى نهايات تلخص النتائج ، سواء كانت متوقعة أو مفاجئة ، وكيف ستؤثر على القرارات المستقبلية.
الاستثناءات. التقارير السنوية والربع سنوية هي أمثلة قد تكون أكثر إبداعًا. وبشكل خاص ، إذا كان العمل يمد يده إلى عامة الناس ، مثل التقرير السنوي أو الفصلي للمستشفى ، فمن الأفضل أن يتم إخبار التحديثات من خلال قصص مقنعة عن الأرواح المحفوظة أو الموظفين الذين يقومون بأحدث التقنيات. قد ترتبط الشركات بتقدمها بهذه الطريقة أيضًا من خلال إجراء مقابلات مع الموظفين الذين يجرون أبحاثًا متطورة أو يخترعون منتجات جديدة ومثيرة.
في النهاية ، كيف تكتب تقريرك متروك لك. ما عليك سوى إبقائها قصيرة ، وإبقاء جمهورك في ذهنك وتضمين المعلومات التي تنقل رسالتك بوضوح. لا عرق. سيكون لديك على مكتب رئيسك في أي وقت من الأوقات.
