المذكرة - اختصار للمذكرة - هي رسالة مكتوبة تسجل المعلومات التي يمكن مشاركتها مع مجموعة من الأشخاص في بيئة مهنية. على الرغم من أنه يمكن تنسيق المذكرات في مجموعة متنوعة من القوالب ، فمن المهم تضمين الأجزاء الهامة من المذكرة بحيث تعمل المذكرة الخاصة بك كأداة اتصال فعالة.
عنوان
يجب أن تحتوي المذكرة على عنوان يحدد المرسل والمرسل إليه والتاريخ والموضوع. عندما تقوم بتضمين اسم الفرد في المذكرة ، اكتب عنوان وظيفته بعد ذلك. قم بتضمين المسمى الوظيفي الخاص بك بعد اسمك في الحقل "من". يذهب العنوان في الجزء العلوي من المذكرة ، قبل النص. إذا كانت المذكرة عاجلة ، فقد يكون من الشائع في مكتبك أن تكتب كلمة "Urgent" في أعلى العنوان.
نظرة عامة ، والتي تأتي بعد العنوان ، تشرح باختصار محتوى المذكرة. في النظرة العامة ، قم بتقديم الغرض من المذكرة ، مثل تقديم فكرة أو الاستجابة لمهمة تم إعطاؤها لك. تعطي النظرة العامة للقارئ فكرة أساسية حول ماهية المذكرة حتى يمكنها أن تقرر ما إذا كانت ستقرأ المذكرة مباشرة أم لاحقاً.
سياق الكلام
يعطي قسم سياق مذكرة مذكرة للمعلومات التي يتم تقديمها. وهذا يساعد القارئ على فهم علاقة المذكرة بالتعاملات التجارية. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "بسبب بروتوكولات التكنولوجيا المتقدمة …" تساعد هذه العبارة ، وغيرها من الأشياء المماثلة ، القارئ في وضع المذكرة في سياق ما يحدث في العمل.
المهام والقرارات
إذا كان الغرض من مذكرتك هو شرح المهام التي ستؤديها استجابة للسياق ، يمكنك قول ذلك في الجزء التالي من المذكرة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "سأبحث في أبحاث السوق عن التكنولوجيا …" وهذا يعطي القارئ فكرة عن الخطوات التالية التي تتخذها. إذا كانت مذكرتك هي تقديم حل ، قد تكتب ، "خلصت النتائج التي توصلت إليها إلى أن التقنية الجديدة لن تفيد شركتنا بسبب …"
تفاصيل
بعض المذكرات تدعو إلى إدراج التفاصيل. إذا كنت بحاجة إلى تضمين إحصائيات أو بيانات أو معلومات أبحاث السوق ، فقدم هذه التفاصيل في فقرة جديدة. تُعرف هذه الأفكار الداعمة بجزء المناقشة في المذكرة.
استنتاج
قم بملء مذكرتك من خلال استنتاج مختصر يخبر القارئ بما يرجو أن يكسبه من قراءته. كما يجب على الجزء الختامي السماح للقارئ بمعرفة أنك ترحب بالأسئلة أو التعليقات للمناقشة.
مرفقات
إذا كنت تشير إلى الرسوم البيانية أو المخططات أو السياسات أو التقارير أو الدقائق أو مستندات الأعمال الأخرى في مذكرتك ، فقم بإرفاقها بالجزء الخلفي من المذكرة. قم بتضمين صفحة مذكرة مذكرة في الأسفل مرفقة بوثيقة أو أكثر.
