في العديد من أماكن العمل ، تعمل المذكرات بمثابة وسيلة مريحة وفعالة للتواصل. من خلال الإجابة على الأسئلة في المذكرة ، بدلاً من الاتصال وجهاً لوجه ، يمكنك زيادة عدد العاملين الذين تصل إجابتك وتزويد العمال بمستند مادي أو إلكتروني للإشارة لاحقًا في حال نسيان الإجابة التي قدمتها. للتأكد من أن مذكرتك فعالة قدر الإمكان ، قم بتهيئة اتصالاتك بشكل صحيح ، وأنشئها بعناية مع جمهورك.
قم بإنشاء عنوان مذكرة. قم بتضمين "التاريخ:" متبوعًا بالتاريخ الكامل الذي ترسل فيه مذكرتك "إلى:" مع شرح لمن ترسل المذكرة إلى "من:" مع اسمك ، و "الموضوع:" مع وصف موجز للموضوع. إذا قمت بإعداد مذكرتك عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن يكون هذا العنوان جاهزًا بالفعل. إذا قمت بكتابة مذكرتك ، فضع كل هذه المعلومات في أعلى المذكرة ، مع المحاذاة إلى اليسار.
ضع السؤال في سطر الموضوع. إذا كان السؤال الذي تتناوله طويلًا جدًا ، فقم بتكثيفه عن طريق تقصيره إلى عبارة من كلمتين أو ثلاث كلمات ذات معنى. إذا كنت تخطط لمعالجة أكثر من سؤال واحد في مذكرتك ، فقم بإدراج موضوع الأسئلة ، متبوعًا بـ "سؤال وجواب" لتنبيه الموظفين إلى محتويات المذكرة. من خلال وضع هذا السؤال أو تدوين الأسئلة والأجوبة في سطر الموضوع ، فإنك تسهل على الموظفين العثور على المذكرة إذا احتاجوا إلى الرجوع إليها لاحقًا.
أجب على السؤال أو الأسئلة بإيجاز حتى الآن. يرغب الموظفون في الإجابة على أسئلتهم ، وليس على التجوال المطوّل. عن طريق الحفاظ على إجابتك واضحة وقصيرة ، يمكنك زيادة احتمال أن يتمكن القراء من فهم الإجابة والاستجابة لها بشكل فعال.
أخبر الموظفين الذين ينبغي لهم الاتصال بهم إذا كانوا بحاجة إلى معلومات إضافية. إذا كنت ترغب في إزالة أي لبس فيما يتعلق بالأسئلة بنفسك ، فاطلب منهم التحدث إليك. إذا كان هناك قسم آخر في عملك يكون مناسبًا بشكل أفضل للإجابة عن الأسئلة حول الموضوع ، أخبر موظفيك بالإشارة إلى فرد معين داخل هذا القسم ، وقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص.
