يستخدم تحليل Fit / Gap لتقييم كل مجال وظيفي في مشروع تجاري أو عملية تجارية لتحقيق هدف معين. ويشمل تحديد البيانات الرئيسية أو المكونات التي تتناسب مع نظام الأعمال والثغرات التي تحتاج إلى حلول. تعتمد هذه التقنية على عدة أهداف ، تركز جميعها على تحديد المكونات الأساسية اللازمة لتحقيق أفضل الممارسات داخل المؤسسة.
غرض
بالنسبة لكل مشروع ، يكون الغرض الرئيسي من تحليل Fit / Gap هو التأكد من تنفيذ كل مشروع وفقًا للطرق التي تعتبر فعالة وفعالة. كما توصي بالتعديلات ، مثل القضايا الرئيسية والواجهات التي تحتاج إلى تعديلات في السياسة ، لكل عملية تجارية لضمان النتائج المستهدفة.
Fit / Gap Sessions
يتم إجراء تحليل Fit / Gap من خلال سلسلة من الجلسات بواسطة صاحب العمل أو المشروع أو المدير أو خبراء الأعمال أو الاستشاريين. تركز كل جلسة عمل على فرضية رئيسية واحدة: تطوير المدخلات التي ستستخدمها المنظمة كجزء من قواعدها ولوائحها القياسية. يتم التعامل مع جميع القضايا الرئيسية والموضوعات المثيرة للجدل في كل اجتماع. يُطلب من ممثلي الإدارة حضور كل جلسة تتناول مشكلة أو قلق رئيسي.
تغطية الجلسة
في جلسة تحليل Fit / Gap ، تتم تغطية المشكلات والتدابير التالية عادةً: إنشاء متطلبات لتحويلات عملية الأعمال المطلوبة ؛ التعرف على جميع المهام المخصصة التي ينبغي القيام بها ؛ وضع معايير الاختبار تحديد إجراءات الأمن والإبلاغ والتوثيق ؛ وإنشاء القواعد والعمليات القياسية.
معالجة المعلومات
بعد التسوية الأولية أو مناقشة القضايا ، يتم تحديد المهام اللازمة لتغيير أو معالجة هذه المخاوف. يستعرض الفريق جميع المعلومات حول المشكلة أو القلق. كما يتم إجراء توثيق وتقييم الملفات من المراحل السابقة التي تتضمن إجراءات التغيير التنظيمي.
تحديد المهمة
يتم سرد جميع المهام اللازمة لبدء التوصيات من تحليل Fit / Gap. يتم تحديد التبعيات بين المهام من أجل تنظيم خطة انهيار العمل. ثم يتم تحديد جميع الموارد الضرورية لإنجاز كل مهمة لكل مجموعة وظائف داخل المنظمة. وأخيرا ، يتم تحديد أدوار ووظائف أعضاء الفريق والمجموعات الوظيفية على وجه التحديد.
