الشركات من جميع الأشكال والأحجام لديها اجتماعات ، سواء كانت شركة عالمية تطلق حملة مبيعات تبلغ قيمتها مليار دولار في أوروبا أو شركة عائلية صغيرة تقرر تحديث أسهمها. وعادةً ما يكون أخذ الدقائق مكونًا أساسيًا لاجتماعات الشركة ، مما يمنح الشركات سجلاً دقيقاً للأحداث الهامة مثل أصوات المساهمين ، ونزاعات العمال ومناقشة الاستراتيجيات المستقبلية.
العناصر التي ستحتاجها
-
المفكرة والقلم
-
الإملاء أو جهاز التسجيل
دراسة جدول الأعمال من الاجتماع السابق. قد تكون هناك نقاط أثيرت بحاجة إلى متابعة في الاجتماع الحالي. إن معرفة هذه الموضوعات قبل الاجتماع سوف تسمح لك بالحصول على المعلومات بسرعة أكبر وتقديم ملاحظات أكثر إيجازًا.
ضع اللوح على الجهاز باستخدام جهاز تسجيل إذا كنت تعتقد أنك قد تصارع لمواكبة المناقشات. يعني النقر على الاجتماع أنه يمكنك تسجيل النقاط ذات الصلة لاحقًا بقيود زمنية أقل.
اجلس بالقرب من الشخص الذي يرأس الاجتماع. سيسمح لك هذا بطلب توضيح لأي نقاط تثيرها أنك تجدها غامضة أو غير مؤكدة.
اكتب الوقت والتاريخ على رأس دفتر الملاحظات الخاص بك. قم بتدوين الشخص الذي يرأس الاجتماع ، والمتلقي الدقيق (نفسك) والمكان.
سرد كافة الحاضرين بخلاف الرئيس ونفسك. مرر حول ورقة واطلب من كل شخص أن يملأ اسمه. ويمكن بعد ذلك نقل هذه المعلومات إلى دقائق كاملة في وقت لاحق.
تتبع جدول اجتماع. الاجتماعات عادة ما تكون نقاط مرقمة للمناقشة. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تنطلق المحادثات على الظلال ، بمعنى أنه يتم تفويت العناصر أو مناقشتها خارج التسلسل. التزم بالأرقام على جدول الأعمال ولاحظها أثناء مناقشتها ، حتى لو كان ذلك خارج التسلسل.
توثيق أي الاقتراحات المقدمة بشأن القرارات المتعلقة بالقواعد أو اتجاه الشركة المستقبلي. اذكر الأفراد الذين يقترحون الاقتراحات ، وإذا قام بالتصويت ، فسجِّل من هم وعدد من صوتوا لصالح الاقتراح. توثيق كيفية تنفيذ الحركة أيضًا ، سواء عن طريق التأكيد الشفهي أو استعراض الأيدي أو الاقتراع السري.
اكتب الدقائق في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع. من المحتمل أن تكون المعلومات جديدة في ذهنك ، لذلك يمكنك تذكر المزيد من التفاصيل عما إذا تركتها لوقت لاحق.
سجل اسمك الخاص في نهاية المستند حتى يتمكن الزملاء من الاتصال بك من خلال الاستعلامات الخاصة بالمحتوى.
