اليوم ، العديد من الشركات ووكالات الدولة قد حلت محل حساب النفقات مع خطط السداد. خطة السداد هذه تمنع الموظفين من استخدام حسابات مصاريف الشركات أو الدولة لأسباب أخرى غير المصروفات المعتمدة. ومع ذلك ، قد تجد صعوبة في تعقب العناصر الموجودة على الإيصالات ؛ في بعض الأحيان تصبح النفقات الشخصية مختلطة مع نفقات العمل ، وستكون مسؤولاً عن الإبلاغ عن المشكلة والقبول فقط برد المبلغ المستحق عليك للعمل الرسمي. عندما يحدث هذا ، سيُطلب منك كتابة خطاب لتوضيح الإيصالات وتوضيح النفقات التي يجب سدادها.
ابدأ الحرف بكتابة التاريخ. تخطي سطر واكتب اسم جهة الاتصال وعنوانها واسم الشركة وعنوان الشركة في سطور منفصلة. تخطي مساحة سطر أخرى واكتب "عزيزي السيدة / Mr. (اسم العائلة)" متبوعًا بنقطتين.
حدد نفسك واشرح الغرض من رسالتك على الفور. على سبيل المثال ، "اسمي جيل هاريسون من قسم المحاسبة ، وأنا أكتب لشرح إيصالاتي من رحلتي الأخيرة ذات الصلة بالأعمال إلى Akron لتوضيح البنود التي يجب تسديدها والتي هي مصرفياتي الشخصية التي لا تتطلب سداد ".
تفصيل النفقات التي ينبغي سدادها في قائمة مرقمة ، والإشارة إلى الإيصال المناسب وتاريخ الإيصال لمساعدة الشخص الذي يقوم بمعالجة السداد. إذا كانت مؤسستك تعمل على أساس البدل اليومي ، الذي تخصص له مبلغًا محددًا من الدولارات فقط للغذاء أو السكن أو غير ذلك من البنود في اليوم الواحد ، فقم بتخفيض النفقات في اليوم الواحد حتى يتمكن المعالج من معرفة ما إذا كنت قد بقيت تحت مبلغ البدل اليومي.
قائمة المصاريف التي ظهرت على الإيصالات التي هي نفقاتك الشخصية. لست بحاجة إلى شرح ما هي هذه ، فقط اذكر أنها تهمة الشخصية الخاصة بك. أعط ما مجموعه هذه النفقات كذلك. قد تطلب منك أيضًا شركتك أو مؤسستك إزالة الرسوم الضريبية ذات الصلة المتعلقة بهذه العناصر الشخصية من مبلغ السداد.
قدم الإجماليات في نهاية ما يجب تعويضه ، بالإضافة إلى إجمالي المبلغ الذي ترفضه. يجب أن يضيف هذان الرقمان المبلغ الإجمالي للدولار على الإيصالات. قم بإعطاء المبلغ بالدولار الذي تطلب تسديده والمبلغ بالدولار الذي ترفض تسديده ؛ غالبًا ما تطلب منك المنظمات وضع هذه العبارات بلغة واضحة لأسباب قانونية.
أشكر المعالج على وقته / وقتها واعتذر عن إزعاج الاضطرار إلى الفرز من خلال الإيصالات. قدّم رقم هاتف عملك وعنوان بريدك الإلكتروني في حال كان لديه أي أسئلة حول الرسوم على الإيصالات.
أغلق الرسالة بكتابة "مع خالص التقدير" ، وتخطي ثلاثة مساحات سطر. اكتب اسمك الكامل وعنوانك. قم بطباعة الرسالة على ورق الشركة ورقم اسمك فوق الاسم المكتوب. قم بعمل نسخة من كل من الرسالة والإيصالات واحتفظ بها لسجلاتك. أرسل الرسالة إلى الشخص الذي سيتولى عملية السداد.
