إذا تعرضت أنت أو ممتلكاتك الشخصية لأذى بسبب سوء تصرف شخص آخر ، يمكنك أن تستقر خارج المحكمة وتتجنب المتاعب وتكاليف الدعوى القضائية. ومع ذلك ، إذا قررت القيام بذلك ، يجب عليك توثيق عملية الدفع أو الرد كتابة في حالة ظهور أية أسئلة لاحقًا. ناقش الأمر مع الطرف الآخر ، ثم أرسل طلبك رسميًا لاسترداده كتابيًا. ثم يمكنه الرد كتابيًا على عنصر الدفع أو الاستبدال ، ويجب أن تتم تغطية كليهما بشكل قانوني.
ابدأ الخطاب بكتابة عنوانك. تخطي سطر واكتب التاريخ الكامل. تخطي سطر إضافي واكتب اسم المستلم وعنوانه في سطور منفصلة. تخطي سطر واحد واكتب "عزيزي السيد / السيدة. (اسم العائلة)" متبوعًا بنقطتين.
ابدأ الفقرة الأولى من خلال تقديم لمحة موجزة عن الحادث وتقديم طلب مباشر للرد. اجعل الطلب محددًا وضبطه ؛ من المرجح أن يستجيب الناس لطلبات محددة أكثر من الاستجابة للطلبات الغامضة. على سبيل المثال ، "في 22 أبريل / نيسان 2011 ، أيد ابنك ديف في حمام الطيور الخاص بي ، وحطمته. أنا أطلب منك مبلغ 525،90 دولار ، تكلفة الاستبدال بالإضافة إلى الشحن".
تفصيل الحادثة في الفقرات اللاحقة وتوضيح أن الغرض من الوصف هو تعريف الحادث لكل من سجلاتك. كن مختصرا ، ولكن أعطِ الأوقات التقريبية والتفاصيل المهمة. حافظ على لغتك المهنية وتجنب اللغة الاتهامية ؛ إذا كان الشخص مستعدًا لجعل الوضع صحيحًا ، فأنت لست بحاجة إلى أن توبيخه أو أن يكون وقحًا.
أغلق الرسالة بالإشارة إلى أن الدفعة أو الاستبدال ستغلق المسألة وأنك توافق على عدم متابعة الحادث في المحكمة إذا قام جارك بالدفع أو الاستبدال. كرر مبلغ الدفع أو عنصر الاستبدال. قدّم أي معلومات اتصال لم تظهر في العنوان ، مثل عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك.
اكتب "مع خالص التقدير" ، تليها ثلاث مسافات سطر. اكتب اسمك الكامل. اطبع الرسالة وقم بالتوقيع عليها. قم بعمل نسخة لسجلاتك وأرسلها بالبريد مع تأكيد التوقيع حتى يكون لديك دليل على أن الشخص قد تلقى الرسالة.
تحذير
إذا لم تكن متأكداً إذا كان الطرف المسؤول على استعداد للتسوية ، فكر في أن يقوم محامٍ بمراجعة رسالتك أولاً للتأكد من أنها مناسبة وهي خطوة أولى معقولة نحو تسوية المسألة. إذا ذهبت إلى المحكمة ، فستحتاج إلى إثبات أن محاولتك لتسوية المسألة كانت معقولة وانضممت إلى القوانين المحلية وقوانين الولاية.
