قد يكون طلب الموافقة على مشروع أو عملية شراء كبيرة عملية محطمة للأعصاب ومحبطة. ومع ذلك ، مع الصياغة والمواقف الصحيحة ، فمن المرجح أن تحصل على الضوء الأخضر الذي تحتاجه. البحث هو أيضا مفتاح: يجب أن تعرف بالضبط ما تحتاجه ، تعرف ما سيكون تأثير ذلك على شركتك وتكون قادرة على توضيحه من حيث أن رئيسك يمكن أن نفهم. يمكن لرسالة طلب محددة ومكتوبة بشكل جيد أن تقطع شوطا طويلا نحو جعل فكرتك أو مشروعك حقيقة.
بحث اقتراحك
الخطوة الأولى في أي عملية موافقة هي البحث عن ما تحتاجه. إذا كنت تطلب سيارة جديدة ، فابحث عن نوع السيارة الذي تريده بالضبط ، وكم سيكلف وكيف يناسب احتياجات الشركة. لا تدلي ببيان عام حول ما تريد الموافقة عليه. من المرجح أن يقرر مستلم الرسالة في صالحك إذا كان واضحًا في رسالتك أنك بذلت جهدًا لمعرفة ما هو أفضل للشركة. والأهم من ذلك ، كلما كنت أكثر تحديدًا ، زادت احتمالية أن تكون مرتاحًا لمنحك الموافقة على مشروع أو عملية شراء ، لأنها ستعرف بالضبط ما الذي ستفعله بعد الموافقة.
تنسيق الرسالة بشكل صحيح
ابدأ بالتعامل مع رئيسك بالاسم والعنوان (على سبيل المثال ، نائب الرئيس سميث). إذا كنت مصادفة إذا كنت لا تعرف من سيقرأ الرسالة ، قم بتوجيه الرسالة إلى عنوان الشخص (على سبيل المثال ، "عزيزي المفوض"). ومع ذلك ، فإن التخصيص مهم ، لذا ابذل قصارى جهدك لاكتشاف اسم الشخص والعنوان الصحيح. يمكنك غالبًا العثور على هذا على موقع المؤسسة ، أو عن طريق التقاط الهاتف وطلب اسم الشخص.
بعد ذلك ، قدم الشراء أو الاقتراح الذي تريد الموافقة عليه. حاول القيام بذلك في الجملة الأولى من رسالتك. هذا سيسمح للقارئ أن يكون لديه فكرة واضحة عما تقترحه على الفور ويعطيه السياق لبقية الرسالة. وهذا بدوره يتيح لها معرفة أنك تعرف ما تريده بالضبط.
مثال:
عزيزي المشرف كننغهام ،
فرقة كاسل روك الثانوية المدرسية بحاجة إلى زي جديد.
إعطاء أمثلة مفصلة
بعد ذلك ، اشرح سبب اتخاذ الإجراء الذي تقترحه. حتى إذا بدا واضحًا لماذا يلزم الشراء ، اشرح السبب وراء ذلك بالتفصيل. إذا لم ير مستلم رسالتك سببًا جيدًا للإجراء المقترح في الرسالة ، فسوف يفشل. يجب أن يستغرق بضع جمل فقط للقيام بذلك.
مثال:
قمنا بشراء آخر الزي الرسمي في عام 1992 ، والمجموعة الحالية هي خشنة جدا وتلبس.
تابع عن طريق سرد جميع الأسباب التي من شأنها أن يكون الاقتراح مفيدا لشركتك.يتعلق الأمر بما سوف يقوم به عملك للشركة ، وليس حول السبب الذي يجعلك تعتقد شخصياً أن الاقتراح مهم.
مثال:
تمثل فرقة التجوال مدرستنا في المسيرات وألعاب كرة القدم والتجمعات المجتمعية الأخرى. سيضع الزي الجديد مدرستنا في ضوء أكثر إيجابية.
علينا الآن أن ندفع لشركة خياطة آلاف الدولارات كل عام للحفاظ على الزي الرسمي القديم. من شأن الجديد القضاء على هذه الرسوم.
من شأن وجود زي رسمي جديد أن يزيد بشكل كبير من الروح المعنوية للنطاق بأكمله ، مما يؤدي عمومًا إلى الحصول على درجات أعلى لجميع الطلاب.
اختتام مع معلومات قيمة
اختتام رسالتك مع اسمك وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ودعوة القارئ للاتصال بك مع أي أسئلة بخصوص الرسالة أو الاقتراح. إن أمكن ، لاحظ أيضًا التاريخ الذي تأمل أن يكون لديك إجابة على طلبك. عندما تنتهي من الرسالة ، يجب ألا تزيد عن صفحة واحدة إلا إذا كان لديك سبب وجيه للاستمرار في صفحة ثانية (مثل اقتراح معقد جدًا يتطلب شرحًا مطولًا أو قائمة طويلة من الأسباب سيكون طلبك مفيدًا).
مثال:
إذا كان لديك أي أسئلة ، يسعدني أن ألتقي بك في أي وقت.
شكرا لكم،
Ben Warren، Director، [email protected] 555-1234
نصائح نهائية
اكتب دائما بطريقة محترمة ورسمية. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "سيكون من الرائع بالنسبة للشركة إذا كان بإمكاننا شراء عدد قليل من الطابعات الجديدة" ، اكتب شيئًا مثل "إذا كانت الشركة ستشتري خمس طابعات جديدة ، فستستفيد شركة Example Corp. لأنه …" إذا لم يكن ذلك مطلوبًا بالفعل ، فجرِّب طباعة رسالتك وتسليمها يدويًا بدلاً من إرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى المستلم. سيظهر لك أنك تهتم بمقترحك وستجعله أكثر ترجيحًا أن يتذكر الرد على الرسالة في الوقت المناسب.
لاحظ أن خطاب موافقة خطيًا قد لا يصل إليك في أي مكان - قد يقرر المتلقي الخاص بك أن الاقتراح بحد ذاته هو المشكلة. في هذه الحالة ، سيتعين عليك طرح فكرة جديدة تمامًا أو انتظار وقتك حتى يمكنك إعادة المحاولة.
