تُرسل الحروف المُرسَلة ، التي تُسمى أيضًا أحرف التغطية ، رسائل الفاكس ورسائل البريد الإلكتروني لوصف محتويات المستندات المرسَلة بالفاكس أو الملفات المرفقة بالبريد الإلكتروني. وتضمن خطابات الإحالة أيضًا تقديم المستندات إلى الشخص المناسب إذا تم إرسالها إلى فاكس أو بريد إلكتروني مشترك. هذه الرسائل عادة ما تكون موجزة ولا تنقل سوى المعلومات الضرورية. لأن خطابات الإحالة هي شكل من أشكال المراسلات التجارية ، يجب أن تتبع معايير معينة لكتابة واحدة بشكل صحيح.
اكتب اسمك أو اسم الشركة وعنوانها ورقم هاتفها ومعلومات الاتصال الأخرى في أعلى المستند ، وحدد موقعها على الجانب الأيمن من الصفحة. بدلاً من ذلك ، يمكنك كتابة الرسالة على ورق الشركة بدلاً من ذلك.
تخطي سطر وسرد التاريخ ضمن معلوماتك على الجانب الأيسر من الصفحة.
اكتب اسم المستلم وعنوانه ورقم الحساب أو معلومات التعريف الأخرى ، إن أمكن ، على الجانب الأيسر من الصفحة ، وهما سطرين من التاريخ.
قم بتوجيه الخطاب بشكل محدد إلى الشخص الذي سيحصل عليه. إذا كنت لا تعرف اسم الفرد ، فإن كتابة "سيدي أو سيدتي العزيزة" تكفي.
قائمة السبب الخاص بك لكتابة الرسالة في الجملة الأولى. حدد إذا كنت ترسل سيرتك الذاتية أو اقتراح عمل أو تقرير أو معلومات حول منتج أو خدمة.
قم بإعطاء معلومات أساسية عن الوثيقة التي ترسلها في الفقرة الثانية. قد يشمل ذلك التواريخ التي يجب على القارئ أن يعمل بموجبها على المعلومات الموجودة في المستند ، أو إذا كان المستند يحتوي على صفحات متعددة ، أو شرح موجز للصفحات المضمنة. يمكنك أيضًا تذكير القارئ بأية محادثات أو مراسلات معك في ما يتعلق بالوثيقة.
أشكر القارئ على وقتها في الفقرة الأخيرة واطلب منها الاتصال بك إذا كانت لديها أي أسئلة.
اكتب اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال بك ، مثل عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك ، في أسفل الصفحة. اكتب توقيعك فوق اسمك.
