خدمة المجتمع هي عمل نبيل - ولكن في الغالب لن يحدث ذلك من دون العمل الجوهري الذي يحدث خلف الكواليس. إن تنظيم حدث خدمة المجتمع هو مسعى متعدد الأوجه ، وتقع على عاتق الرئيس مسؤولية حضور كل التفاصيل. التخطيط المسبق أمر بالغ الأهمية ، حيث يتضمن كل شيء من تحديد الأهداف إلى تفويض المهام. إذا قمت بالتعامل مع قائمة المكونات في وقت مبكر ، فإنك تزيد من احتمال نجاح الحدث الخاص بك.
اختيار السبب. تقع العديد من أنواع المشاريع في نطاق خدمة المجتمع. وتشمل بعض الأفكار مشاريع لتعزيز البيئة ، وتعزيز السلامة ، ومكافحة الجريمة أو مساعدة المشردين.
فكر في السبب الرئيسي وراء الحاجة إلى المشروع. إذا كنت تخطط لهذا الحدث نيابة عن منظمة ما ، فضع في الاعتبار ما إذا كان الحدث يقع ضمن روح رسالتها التنظيمية.
حدد الأهداف. حدد الأهداف المحددة للمشروع وتأكد من قابليته للقياس. تساعدك الأهداف القابلة للقياس على تقييم الحدث بعد انتهائه.
تصميم هذا الحدث. اختر التاريخ والوقت والمكان. ثم فكر في ما قد يتطلبه الأمر - مثل متحدث أو طعام أو نشاط فريد من نوعه - للأشخاص الذين يعتبرون متعة الحدث وجديرة بالاهتمام.
احتياجات التوظيف المخطط التفصيلي. تفصيل واجبات محددة ومن سيقوم بهذه الواجبات. توظيف المتطوعين لشغل هذه المناصب.
قائمة الموارد والمواد والإمدادات اللازمة. لأغراض وضع الميزانية ، لاحظ ما إذا كان سيتم التبرع أو الشراء لكل عنصر. إذا تم التبرع بها ، قم بتسجيل القيمة العينية.
من خلال الاتصال الكتابي أو العروض الشخصية ، دعوة الشركاء المحتملين - مثل الرعاة الحدث المحتملين - للمشاركة في الحدث. شارك قصة مقنعة حول كيفية تأثير مشروعك بشكل إيجابي على المجتمع. ثم اشرح لهم ما يمكنهم فعله للمساعدة.
أكمل الميزانية المقترحة التي تشير إلى جميع الإيرادات والمصروفات المتوقعة. دمج جميع الموارد والمواد واللوازم من قائمتك في ميزانية النفقات. تأكد من ظهور قيمة العناصر المتبرع بها في الميزانية.
تعزيز هذا الحدث. التواصل مع الحدث من خلال جميع الوسائل الممكنة ، مثل النشرات الإخبارية والبريد المباشر والدعوات الشخصية والملصقات وإعلانات المواقع الإلكترونية ومن خلال وسائل الإعلام الاجتماعية المختلفة. إن كلمة الشفاعة البسيطة هي أيضا فعالة للغاية للحصول على الكلمة. تأكد من الترويج للحدث في المدارس بالمنطقة (إذا كان ذلك مناسبًا) نظرًا لأن العديد من الطلاب مطالبون بإجراء ساعات خدمة مجتمعية وقد يكونون راغبين في المشاركة.
ضع خطة بديلة في حالة حدوث خطأ ما - لا يضر أبداً بوجود خطة "ب". صف المشاكل المحتملة (مثل الطقس السيئ) التي يمكن أن تعرقل إكمال المشروع بنجاح. ثم صياغة حلول لهذه المشاكل (مثل نقل الحدث داخل).
صياغة خطة عمل محددة. اذكر الخطوات المحددة لإكمال المشروع بنجاح. إظهار التواريخ المخطط لكل خطوة. اشرح الخطوات الخاصة بيوم الحدث في قائمة منفصلة ، حيث قد تكون هذه هي أكثر القوائم تفصيلاً وأكثرها المشار إليها أثناء الحدث نفسه.
