ما هي إدارة العمليات التجارية؟

جميع الشركات لديها عمليات ، سواء كان ذلك لتجميع منتج ما ، أو معالجة دفع بطاقة الائتمان ، على متن موظف أو شيك لضمان الجودة. في بعض الأحيان ، تعمل هذه العمليات بسلاسة ، وفي أحيان أخرى لا تعمل. إدارة العمليات التجارية هو نظام يمسك بعملياتك ويجذبهم إلى شكل السباح الأولمبي. من شأن تنفيذ BPM الجيد تحسين الرؤية في العمليات الخاصة بك ، مما يسهل إزالة الاختناقات ومنع ازدواجية العمل.

نصائح

• إدارة العمليات التجارية هي منهجية لتبسيط الطريقة التي تقوم بها الشركة بأشياء ، بهدف تحسين الأداء.

ما هو مثال عملية الأعمال؟

عملية الأعمال هي سلسلة من الخطوات التي يقوم بها الأشخاص في مؤسستك لتحقيق هدف معين. تتكرر هذه الخطوات عدة مرات ، في كثير من الأحيان من قبل العديد من الناس وعادة بطريقة موحدة. كل شيء تقريباً - من تفويض طلب العطلة إلى تقييم الفرز الذي يقوم به الطاقم الطبي في غرفة الطوارئ - سيكون بمثابة عملية تجارية.

خذ على سبيل المثال ، مثال على طلب قرض إلى أحد البنوك. لبدء هذه العملية ، سيقوم العميل بملء نموذج طلب إلكتروني على موقع البنك. الآن ، تبدأ عجلات البنك بالتحول. أولاً ، يتحقق المصرف من قيام العميل بتعبئة النموذج بشكل صحيح. بعد ذلك ، سيخضع التطبيق لفحص الائتمان. قد يقوم شخص آخر بإجراء التحقق من الدخل ، وقد يطلب فريق آخر وثائق إضافية وقد تكون هناك أنشطة أخرى لتمكين البنك من اتخاذ قرار بشأن الموافقة على القرض.

المفتاح هو أن العملية متعددة الأوجه. مثل معظم العمليات التجارية ، فإنه ينطوي على خطوات متعددة وأشخاص متعددين ، ويستخدم هؤلاء الناس أدوات وأنظمة مختلفة لإنجاز الأمور. تم تصميم النظام بأكمله ، إذا ما تم تجميعه ، لتحويل سلسلة من المدخلات (طلب القرض والمستندات الداعمة) إلى مخرجات مرغوبة (قرار موافقة يتم إرساله إلى العميل).

ما هي إدارة العمليات التجارية؟

عندما يكون نشاطك التجاري صغيرًا جدًا ، تكون العمليات التجارية سهلة الاستخدام نسبيًا. قد لا يكون هناك سوى عدد قليل من الأشخاص في المكتب يؤدون المهام اليومية ، وكل شخص لديه نظرة عامة صلبة على الصورة الكبيرة. يتغير هذا الموقف أثناء النمو. تم تسليم المهام التي تم التعامل معها من قبل شخص واحد فجأة من بين الإدارات المتعددة. الناس يكررون جهود بعضهم البعض ، والمهام تقع من خلال الشقوق وهناك احتمال أكبر للناس أن يخطئ.

الغرض الأساسي من إدارة العمليات التجارية هو وضع هذه العمليات الفوضوية تحت المجهر وتحديد كيفية تحسينها. أسهل طريقة لفهم هذا هو تصور جميع الأنشطة في العملية الخاصة بك كمخطط انسيابي للخطوات. BPM هو النظام الأساسي لإضفاء الطابع الرسمي على هذه الخطوات إلى سير عمل أكثر منطقية ومتسقة.

ما هي مزايا إدارة عمليات الأعمال؟

الدافع الرئيسي لـ BPM هو توفير الوقت والمال عن طريق تقليل الدهون في العمليات الخاصة بك ، مثل إزالة الاختناقات ، والقضاء على الحاجة الزائدة عن الحاجة ووقف الازدواجية غير الضرورية في العمل. على الرغم من أن BPM ليست كل شيء عن زيادة صافي الربح ، إلا أن هناك نتائج إيجابية أخرى يمكن أن تستفيد منها الشركات:

• يستفيد كل من الموظفين والمديرين من تعريف أكثر وضوحا لأدوارهم ومسؤولياتهم ، حيث أنهم جميعًا يتبعون خط أنابيب منتظم لإنجاز الأمور.

• تعمل الفرق على التواصل والتواصل بشكل أفضل عندما يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بالمخرجات والمواعيد النهائية.

• هناك ضغوط أقل لأن الموظفين الذين يعانون من الإجهاد المفرط لم يعد لديهم لحضور اجتماعات المتابعة أو تسيير العديد من المهام المتنافسة في وقت واحد.

• تعمل BPM على محاذاة العمليات الخاصة بك مع الأولويات التنظيمية حتى لا تضيع وقتك في العمليات التي تضيف أقل قيمة إلى العمل.

• يحصل المدراء على رؤية أفضل في سير العمل ، مما يوفر دربًا مفيدًا للتدقيق والامتثال التنظيمي.

• يستفيد العملاء من أوقات التشغيل المحسنة ، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء.

كيف يعمل BPM؟

BPM هو ، أولا وقبل كل شيء ، منهجية. وهو يتألف من سلسلة واضحة من الخطوات والتقنيات التي تساعد على إضفاء الطابع الرسمي على عملية BPM بحيث يمكن تحديد وتحسين حالات عدم الكفاءة وغيرها من أوجه عدم الكفاءة. من بين العديد من منهجيات BPM المعمول بها ، دخل البعض ، مثل Lean أو Six Sigma ، المفردات الشائعة. تتبع المنهجيات العامة العديد من نفس المبادئ. أيًا كانت المنهجية التي تختارها ، يمكنك أن تتوقع من التركيز على الركائز الثلاث لـ BPM: العملية ، والأشخاص والتقنية.

معالجة

التركيز الأساسي لـ BPM هو تحسين عمليات الأعمال بحيث تكون مناسبة للغرض وتحقيق النتائج الصحيحة في الوقت الصحيح.

اشخاص

إن التأكد من أن الأشخاص يقومون بالأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة هو المفتاح لعملية ناجحة. ينظر BPM إلى المهام التي يقوم بها الأشخاص ويطرح أسئلة مثل: من كان مهمته إنجاز المهمة A وفي أي إطار زمني؟ ماذا يحدث إذا تجاهل الشخص المعني المشكلة؟ من الذي يتم تنبيهك عندما تكون العملية عالقة؟ هذا المستوى من الرؤية ضروري إذا كنت ستقوم ببناء الكفاءة في النظام.

تقنية

لكي تعمل عملياتك بسلاسة ، يجب أن يكون انتقال المهام سلسًا طوال الوقت. برنامج إدارة العمليات التجارية هو الأداة التي تساعد على فرض العملية. لذلك ، إذا كنت تقوم بتمرين BPM وتحدد عملية أفضل ، يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في التأكد من أن العملية تعمل بالطريقة التي حددتها بالضبط. الميزة الرئيسية للتكنولوجيا هي جمع بيانات الأداء حتى تتمكن من تتبع المقاييس الضرورية لنجاح العملية.

كيف تصمم منهجية BPM؟

تعمل BPM بشكل مختلف بناءً على نوع العمل الذي تمتلكه. لذا ، قبل البدء في تصميم منهجية BPM ، يجب عليك تقييم ما تريد تحسينه من خلال تنفيذه. إذا كنت مؤسسة خدمات ، على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى BPM لتحسين وقت الاستجابة للعملاء. من ناحية أخرى ، قد تبحث الشركات التي تقوم بتصنيع أو إنشاء منتجات عن كفاءة وأداء أفضل على خط التجميع أو التزامن مع الأنظمة والعمليات الأخرى.

باستخدام هذه الدوافع التجارية كدليل ، سوف تتبع كل منهجية BPM دورة حياة من المراحل ، كل منها بمجموعة المهام الخاصة به التي تحتاج إلى التنفيذ. يتبع منهجية BPM الأكثر شيوعًا ، DMEMO ، خمس مراحل: التصميم ، النموذج ، التنفيذ ، المراقبة والتحسين.

المرحلة الأولى: التصميم

تستخدم مرحلة التصميم تقنية BPM لرسم العملية الخاصة بك كما هي الآن ، قبل إعادة تصميم سير العمل بحيث تعمل العملية بشكل أكثر كفاءة. ما تحصل عليه على الشاشة هو تصوير مرئي لتدفق العمل بحيث يمكنك أن ترى في لمحة حيث يمكن أن تقع الاختناقات والازدواجية. والفكرة هي إنشاء أبسط وأسرع سير عمل ممكن حتى يمكن الانتهاء من العملية في أقل وقت مع ارتكاب أقل الأخطاء.

المرحلة الثانية: النمذجة

هذه المرحلة تدور حول اختبار العملية الخاصة بك لمعرفة كيف تعمل في ظل ظروف مختلفة. فكر في الأمر على أنه تمرين "ماذا لو". ماذا لو خصصنا شخصين لهذه المهمة؟ ماذا لو تأخر هذا الموظف في تقديم إنتاجه؟ ماذا لو تم تنفيذ هذه المهمة بطريقة مختلفة؟ هل يمكننا إجراء المزيد من التحسينات؟

المرحلة الثالثة: التنفيذ

بمجرد محاكاة تدفق العمل ، فإن الخطوة التالية هي اختبار العملية المحسّنة على الأرض باستخدام محرك سير العمل الخاص ببرنامج BPM الخاص بك لتخصيص كل مهمة في العملية لشخص واحد أو أكثر.

المرحلة الرابعة: المراقبة

المراقبة هي عملية جمع البيانات للتأكد من أداء العملية كما تتوقع. باستخدام التكنولوجيا الخاصة بك ، يمكنك تتبع كل خطوة واحدة في عملية واحدة - بنفس الطريقة التي تتبع بها حزمة FedEx - أو يمكنك تجميع البيانات ومعرفة كيف تقوم بذلك عبر سير العمل ككل. تتضمن الأدوات التي يتم نشرها في هذه المرحلة مراقبة النشاط التجاري ولوحات المعلومات وأدوات إعداد التقارير والتدقيق.

المرحلة الخامسة: التحسين

في هذه المرحلة ، قد تكون العملية الخاصة بك بعيدة عن الكمال. الآن ، تحتاج إلى النظر في ما يمكنك القيام به لزيادة تحسين العملية. على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى إضافة مورد آخر إلى مناطق محددة تحدث فيها عادة الاختناقات؟ ضع في اعتبارك أن التحسين ليس حدثًا منفردًا. بدلا من ذلك ، تحتاج إلى الاستماع إلى ردود فعل الموظفين والعملاء وإجراء تغييرات كلما تحدث مشاكل. إذا لم تحسن العملية الجديدة من تجربة أصحاب المصلحة في الخدمة ، فلا يمكن القول إنها ناجحة.

من يقوم بإدارة عمليات الأعمال؟

غالبًا ما يتطلب الأمر فريقًا من الخبراء ممن لديهم خبرة في مجال تكنولوجيا المعلومات والأعمال لتنفيذ مشروع BPM ، ولكن يعتمد ذلك فعلاً على نطاق المشروع الذي تخطط لتشغيله. إذا كنت تتطلع إلى تحقيق بعض المكاسب السريعة من خلال تحسين بعض العمليات منخفضة المخاطر والعالية المرونة في أعمالك الصغيرة الخاصة ، فيجب أن يكون من السهل نسبيًا الحصول على مشروع BPM بعيدًا عن الأرض بمساعدة فريق داخلي صغير وبعض برنامج الجودة لتخطيط العمليات الخاصة بك.

طريقة جيدة للبدء هي من خلال حضور دورة تدريبية BPM. يجب أن يُظهر بحث Google السريع بعض الخيارات المحلية أو برنامجًا عبر الإنترنت. تختار العديد من الشركات وضع موظفيها من خلال برنامج شهادة إدارة عمليات الأعمال الذي يسمح للموظفين الأساسيين بالحصول على تدريب رسمي على المنهجيات المناسبة. يقدم معهد إدارة العمليات التجارية حاليًا 30 برنامجًا وسبع شهادات في مختلف التخصصات والمنهجيات المرتبطة بـ BPM. تحقق موقعه على الانترنت لمزيد من التفاصيل.

ما هي أداة BPM؟

ببساطة ، أداة BPM هي البرنامج الذي تستخدمه لأتمتة تطبيق BPM. وتتمثل مهمتها في تمكين تحويل عملك حتى تتمكن من اتخاذ العمليات الخاصة بك إلى آفاق جديدة. الخيارات واسعة بقدر ما هي طويلة ، ولكن بشكل عام ، سوف تبحث عن نظام يحتوي على الميزات التالية على الأقل:

• أداة رسم تخطيطي للمعالجة البصرية: تسمح لك بتجميع عملياتك وإنشاء سير عمل جديد. تتطلب بعض الأدوات مهارات الترميز كطريقة لتنفيذ النمذجة ؛ يقدم بائعون آخرون منهجًا منخفض الشفرة يستخدم نظام "السحب والإفلات". قد يعمل هذا الأخير بشكل جيد إذا لم يكن لديك مبرمج صلب على الفريق.

• لوحات التحكم الإدارية والتحكم في الوصول: يتيح ذلك لصانعي القرار إمكانية تتبع التقدم وتوفير الأمان من خلال تقييد وصول المعلومات إلى أشخاص معينين.

• معالجة الأخطاء: من المفيد امتلاك وحدة التحقق التي تعثر على الأخطاء والأعطال وتحلها.

• التكامل مع البرامج الحالية: سيكون حل BPM الخاص بك محدود الاستخدام إذا لم يتصل مع أنظمة ERP / CRM الأساسية الأخرى.

• التقارير والتحليلات: سيعمل حل BPM جيد على تشغيل تقارير حول المقاييس الأساسية مثل العناصر المفتوحة ، ومتوسط ​​الوقت المستغرق لإكمال المهمة ، وعدد مرات إعادة توجيه عنصر ما.

من حيث أدوات إدارة العمليات التجارية المحددة ، فهي سوق مزدحمة إلى حد ما. بعض اللاعبين الكبار هم Pegasystems و bpm'online studio و Nintex و KiSSFLOW و Zoho Creator و Appian و Process Street. تتوفر المراجعات بسهولة على الإنترنت ، وتأتي معظم الأدوات مع نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا حتى تتمكن من فحص الوظائف قبل إجراء عملية الشراء النهائية.