لا يوجد نشاط تجاري صغير جدًا لنظام مراقبة المخزون. رغم ذلك ، فإن الخيارات مثل النظام الإلكتروني المتكامل ليست ضرورية ولا فعالة من حيث التكلفة. من ناحية أخرى ، قد يكون من الصعب التوصل إلى توازن بين وجود مخزون كبير جدًا أو قليل جدًا من خلال نظام يدوي. إذا كان هذا يصف عملك ، فإن استخدام جدول بيانات Excel لتتبع المخزون يمكن أن يكون بديلاً فعالاً من حيث التكلفة. على الرغم من أن Excel لا يمكن أن يعمل تلقائيًا على كل شيء ، إلا أن الصيغ وقواعد التنسيق الشرطي يمكن أن تساعدك في حساب مستويات المخزون المباشر والمساعدة في طلب المخزون الدقيق وفي الوقت المناسب.
إنشاء جدول بيانات المخزون الأساسي
قم بإنشاء جدول بيانات من البداية أو قم بتنزيل قالب تتبع المخزون المجاني من موقع Microsoft Office على ويب في office.microsoft.com. بالنسبة لنظام بسيط ، سيعمل جدول البيانات المكون من 11 عمودًا على مهام تتبع المخزون. إنشاء تسميات أعمدة لمعرف المخزون واسم المنتج والوصف وسعر الوحدة والكمية الموجودة في المخزون والبنود التي تم بيعها والكمية الحالية ومستوى إعادة الطلب وتسمية العمود لتحديد العناصر التي تم إيقافها. ستحتاج إلى ملء جدول البيانات بالمعلومات الحالية ، لذلك قد يكون هذا أيضًا وقتًا جيدًا لإجراء عدد جرد فعلي.
كيف تعمل
أدخل بيانات المخزون الحالية في جميع العناصر المبيعة ، والكمية الحالية والأعمدة الموقوفة. يعمل عمود العناصر الموقوفة كبديل لحذف المعلومات من جدول البيانات عندما تصبح العناصر غير متوفرة. أثناء قيامك بتحديث جدول البيانات عن طريق إدخال البيانات المباعة ، ستقوم الصيغة بحساب الكمية المتوفرة حاليًا. إذا كانت مستويات الكمية الحالية مساوية أو أقل من مستوى إعادة الطلب ، فسيقوم لون الخلفية في عمود الكمية الحالي بتنبيهك لإعادة الترتيب عن طريق تغيير اللون.
إنشاء صيغة الكمية الحالية
أدخل كمية في الأوراق المالية مطروحًا منها العناصر المباعة في عمود الكمية الحالي. لإنشائه ، انقر في الخلية الأولى تحت تسمية عمود الكمية الحالي وأدخل علامة مساواة. بعد ذلك ، انقر في الخلية الأولى تحت الكمية في تصنيف الأسهم ، وأدخل علامة ناقص ، وانقر في الخلية الأولى تحت تصنيف العناصر المباعة واضغط على "دخول". على سبيل المثال ، قد تظهر الصيغة كـ "= E3-F3." لتوسيع الصيغة ، انقر فوق الخلية ، ضع مؤشر الماوس فوق الركن الأيمن السفلي من الخلية بحيث يشبه المؤشر تقاطعًا. اضغط باستمرار على زر الماوس الأيسر واسحب إلى أسفل جدول البيانات.
أدخل قاعدة إعادة الترتيب
غيّر لون الخلفية لخلية الكمية الحالية إلى اللون الأحمر لتنبيهك عندما يحين وقت إعادة الترتيب. للقيام بذلك ، انقر في الخلية الأولى تحت تصنيف عمود الكمية الحالي ، وحدد "التنسيق الشرطي" من شريط Excel ، واختر "تمييز خيارات الخلية" وحدد "بين". في مربع الحوار الذي يفتح ، اكتب الرقم 5 في في مربع النص الأول ، اكتب صفر في مربع النص الثاني واختر "تعبئة باللون الأحمر" من مربع القائمة المنسدلة. قم بتوسيع القاعدة بالسحب عبر كافة الخلايا الموجودة في العمود تمامًا كما فعلت مع الصيغة.
