العديد من الشركات تصدر بطاقات الائتمان للموظفين لمشتريات مختلفة ، بما في ذلك اللوازم المكتبية والوجبات المتعلقة بالأعمال ونفقات السفر. ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، قد يسيء الموظفون استخدام بطاقة ائتمان الشركة ، بدلاً من تمريرها على أنواع غير مناسبة من المصاريف المتعلقة بالعمل ، أو الأسوأ ، للاستخدام الشخصي ، بما في ذلك السلف النقدية والسفر الشخصي والمصروفات المنزلية وغيرها. بمجرد معرفة أن الموظف قد استخدم ائتمان الشركة بشكل غير لائق ، فعليك التصرف بسرعة بحيث لا يتبعه الموظفون الآخرون أو يستمر سوء الاستخدام.
ابحث عن سجلات ائتمان الشركة لتحديد الرسوم غير الملائمة أو غير المرتبطة بالشركة. قم بتسليط الضوء عليها وقم بعمل نسخ لكل من قسم الشؤون المالية ، وإذا لزم الأمر ، ملف موظفي الموظف. لا يمنحك ذلك فقط فكرة عن مدى إساءة استخدام البطاقة ، ولكنه يوفر لك أيضًا مرجعًا لاستخدامه عند التحدث مع الموظف.
التشاور مع الموارد البشرية قبل أن تتحدث مع الموظف. هي احتمالات أنها سوف تحتاج إلى أن تكون في الغرفة معك عندما تسأل الموظف عن الرسوم. وعلاوة على ذلك ، يمكنهم إخبارك عن كيفية المضي قدمًا إذا اعترف الموظف بإساءة استخدام البطاقة للاستخدام الشخصي ، خاصةً إذا كان يعلم أنها كانت مخالفة لقواعد الشركة.
جدولة اجتماع مع الموظف. اسأل ما إذا كان قد تلقى نسخة من إرشادات الشركة عند استلام البطاقة. يخبرك هذا إذا كان على علم بالسياسات المتعلقة باستخدام ائتمان الشركة. أعطه فرصة لشرح ومعرفة ما إذا كانت التهم متعمدة ، إذا كان مسؤولاً عن هذه التهم أو إذا كانت هذه مجرد حالة استخدام البطاقة الخطأ لأنواع الشراء غير الصحيحة. إذا كان الإجراء ضارًا ومتعمدًا ، فقد تحتاج إلى اتخاذ إجراء تأديبي. يجب أن تعتمد شدة الانضباط على سجله العام ، بالإضافة إلى المبلغ الذي تم دفعه ، واستعداده للاعتراف بعدم رضاه ومستوى الندم الذي أظهره. سجل المحادثة ، بعد الحصول على إذن منه ، في حالة احتياجك إلى متابعة المسألة ، مثل تقديم التهم الجنائية.
الشروع في أي مسار عمل يناسب مستوى سوء الاستخدام. إذا كان الأمر يتعلق ببساطة بسوء الاستخدام غير المقصود ، قم بتكرار الإرشادات المتعلقة باستخدام البطاقة وإعطاء الموظف فرصة أخرى. إذا كانت الرسوم هادفة ، استخدم إرشادات شركتك لاتخاذ أفضل قرار وأخذ تاريخ الموظف وطبيعة الرسوم بعين الاعتبار.إذا وصلت هذه الاتهامات إلى الآلاف ، فهذا يعتبر سرقة كبيرة في معظم الولايات ، وقد لا يكون أمامك خيار سوى الاتصال بقسم الشرطة المحلي الخاص بك وجعلهم يطلبون اتهامات ضد الموظف.
إرشادات لمعهد أكثر صرامة فيما يتعلق باستخدام بطاقة الائتمان. وفقًا لموقع Inside Indiana Business على الويب ، تحقق من الرسوم كل شهر وأبلغ عن تلك التي تبدو مريبة. اجعلها قاعدة للموظفين أن يسألوا قبل إجراء أي رسوم على مبلغ معين من المال. حدّد عدد البطاقات التي تمنحها للموظفين ، والسماح فقط لتلك البطاقات التي تحتاج إلى شراء الإمدادات بانتظام للشركة للحفاظ على حساب ائتمان الشركة.
