التقارير حاسمة لتشغيل أي عمل. يمكنهم أن يدعوا الرؤساء والمشرفين يعرفون بالضبط أين تقف الشركة في مشاريع مختلفة ، والتي يمكن بعد ذلك إبلاغها لرؤسائها. تتطلب تنسيقات تقرير التخطيط معلومات محددة من شأنها تسهيل استخدام النماذج الخاصة بك من قبل أولئك الذين يقومون بالأعمال الورقية. كما تعطي النماذج الجيدة غرفة التخطيط للإبداع. تخطيط تقريرك قبل الطباعة من الضروري إنشاء نموذج تقرير يمكنك استخدامه لفترات طويلة من الوقت.
العناصر التي ستحتاجها
-
ورقة
-
قلم
-
مسترة
-
قلم حبر أسود دائم
اكتب جميع المعلومات التي ستحتاج إلى تضمينها في التقرير على قطعة واحدة من الورق ، ثم قم بتحويل هذه النقاط إلى شكل شك أو أمر. ضع هذه الصفحة جانباً. قم بإجراء هذه الخطوة على جهاز كمبيوتر إذا كان سيكون أقل إرباكًا لك ، ولكن إذا قمت بكتابتها على قطعة من الورق ، فيمكنك بسهولة ترحيلها إلى تنسيقك على الكمبيوتر عندما تكون مستعدًا لإضافتها بدلاً من الرجوع إليها وإليها بين عدة وثائق.
شكّل أول مسودة تقريبية للتقرير على الورقة الثانية. ضع شعار شركتك في أعلى الصفحة وأضف نموذج تقرير بأحرف عريضة كبيرة في الأعلى. في هذا المثال ، سنستخدم نموذجًا عامًا يمكن تصميمه ليلائم أي مشروع.
قم بتكوين قسم أول للحصول على معلومات حول المشروع المحدد. يمكن أن يشمل ذلك قيام المراسل بتدوين اسم المشروع أو رقم المشروع أو أي نظام تستخدمه لتحديد مشروعك. ثم قم بتدوين طلب يحدد ما إذا كان التقرير عبارة عن تقرير مؤقت أو التقرير النهائي للمشروع. على سبيل المثال:
الدائرة الأولى:
التقرير النهائي للتقرير المؤقت
أو:
ما نوع التقرير هذا؟ ****
أو:
نوع التقرير: Final Interim (دائرة واحدة)
اجعل القسم الثاني عن الشخص الذي يملأ النموذج. قم بتضمين الاسم ، أو المنصب ، أو العنوان ، والمسؤوليات المحددة للمشروع الذي يتم الإبلاغ عنه ، وما سيتم إرفاقه أو تضمينه مع تقريرهم.
قم بتطوير القسم الأخير من التقرير عن طريق مطالبة المراسل بتفصيل ما تم إنجازه من نهايته. بالنسبة للتقارير المرحلية ، يمكنك ترك قسم آخر للمراسل لتوضيح الخطوات التالية وإعطاء تاريخ تقديري لإكمال المرحلة التالية. يمكنك أيضًا اختيار تضمين اتفاقية عقد في نهاية التقرير للإشارة إلى أن الموظفين لن يكشفوا عن أية معلومات ، وكل المعلومات المضمنة صحيحة وفقًا لمعلوماتهم.
ضع تنسيق التقرير في الكمبيوتر باستخدام برنامج كتابة أو برنامجك المفضل ، وقم بطباعة أي عدد تريده من النسخ ، أو قم بإجراء المسودة النهائية وعمل عدة نسخ للاحتفاظ بالملف.
نصائح
-
يمكنك استخدام برامج كمبيوتر مختلفة لتعويض المسودة النهائية لنموذج التقرير قبل الطباعة بالجملة. تذكر أن تضع قرائك في اعتبارك وأن تضع المعلومات بطريقة تفهمها أغلبية موظفيك على أفضل وجه.
