كل شركة ، بغض النظر عن الصناعة ، لديها واجبات إدارية تحتاج إلى التعامل معها حتى تعمل الشركة بكفاءة. وغالبا ما يتم تنفيذ هذه الواجبات من قبل سكرتير ، موظف استقبال ، مساعد إداري ، مساعد تنفيذي أو مدير مكتب. في الشركات الأصغر ، حيث قد لا توجد مثل هذه الأدوار ، يجب على الموظفين العمل معًا لضمان اكتمال المهام الإدارية.
تخزين المعلومات
إن تقديم الوثائق الهامة في الأماكن المناسبة في الوقت المناسب هو واجب إداري يتضمن وضع المجلدات في خزانات الملفات أو المستندات في برامج إدارة المستندات عبر الإنترنت. تضمن أنظمة الإيداع الدقيق للموظفين إمكانية الوصول إلى السجلات المالية وسجلات العملاء والأبحاث.
البحث عن المعلومات
تعتبر عملية البحث عن المعلومات للعملاء والمديرين وزملاء العمل إما عبر الإنترنت أو في أنظمة حفظ الملفات أو الكتب بمثابة واجب إداري أساسي يساعد الشركات على الحصول على المعلومات الضرورية لبدء المشاريع وإنهائها. غالبًا ما يتم جمع هذه المعلومات وتلخيصها وتوزيعها على الأشخاص الضروريين وتقديمها في تقرير أو جدول بيانات.
الرد على الهواتف
سواء كنت تمتلك وكالة إعلانية أو خدمة غسيل ، فإن العملاء يتصلون بأسئلة حول المنتجات والخدمات ، وساعات العمل ، وطلبات الحصول على معلومات أو أسئلة حول الأسعار. إن الرد على هذه المكالمات وإيصالها إلى احتياجات العملاء هو واجب إداري يمكن أن يؤثر على نجاح أو فشل الشركة. يمكن أن يترك التواصل غير الفعال مع العملاء المحتملين انطباعًا سيئًا عن المنظمة. من المهم أن يكون الشخص الذي يؤدي هذا الواجب الإداري شخصًا لطيفًا ومهتمًا ومطلعًا على الشركة.
تحية الزوار
عندما يدخل الزائر إلى مكتب ما ، عادة ما يجلس أحد موظفي الاستقبال أو السكرتير عند الباب ليقول "مرحباً" ، وأرحب بالزائر إلى موقع العمل ، وساعده في توجيه الأسئلة وتوجيهه إلى الشخص أو المكتب أو القسم المناسب. سواء كان ذلك الشخص الذي يقوم بالتسليم أو التخلي عن طرد أو عميل يأتي لموعد مجدول ، فإن تحية الزائرين هي واجب إداري أساسي.
شراء المعدات واللوازم
إن الاحتفاظ بغرف التزويد والخزانات المملوءة بالورق والأقلام واللوازم المكتبية الأخرى واجب إداري. تشمل المهام المعينة لهذه الوظائف أخذ أوامر من موظفين آخرين ، وتتبع الطلبات ، وتفريق المواد عند الوصول ، والتعامل مع الفواتير ، عادةً بالاشتراك مع الفريق المالي.
إنشاء وإدارة الاتصالات الكتابية
إلى جانب إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الأعمال التجارية لإنشاء التقارير وجداول البيانات وقواعد البيانات ، تشمل المهام الإدارية أيضًا إنشاء وإدارة توزيع هذه الرسائل المكتوبة. سواء أكانت هذه الاتصالات موجهة إلى زملائه الموظفين أو العملاء ، يتم الانتهاء من المهام باستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات لإنشاء مستندات احترافية ومختصرة.
إعداد الاجتماع
إن إنشاء قاعات المؤتمرات وغرف الاجتماعات ، وترتيب ترتيبات تقديم الطعام ، وإعداد المعدات السمعية والبصرية وإعدادها وإعداد جداول الأعمال تقع في فئة الواجبات الإدارية. هذه الواجبات الأساسية ضرورية عندما يكون لدى الشركات مؤتمرات أو اجتماعات العملاء في أو خارج المكتب.
