حالات قليلة غير مريحة أكثر من الاضطرار إلى إخبار موظف أو عميل ، "لا". غالبًا ما يشعر رجال الأعمال أن رفض الامتثال للطلبات يخلق مشاعر سيئة تجاههم والأعمال التجارية ، مما قد يؤثر على المبيعات المستقبلية. والأسوأ من ذلك ، عندما يستأنف العميل أو الموظف قرارًا ، قد تجد نفسك مضطراً لقول لا مرة واحدة ، بل مرتين. في هذه المرحلة ، يشعر الكاتب بالقلق من النغمة الصحيحة لاستخدامها ومقدار المعلومات التي تكشف عنها ، خشية أن تؤدي المراسلات إلى مزيد من الاستفسارات أو حتى اتخاذ إجراء قانوني.
الحصول على قطعة من ورق الشركة لاستخدامها في الرد. يمثل الرد على الاستئناف الكلمة الأخيرة في هذا الشأن ، ويساعد استخدام ترويسة رسمية على نقل الانطباع عن السلطة.
اكتب التاريخ ، وتخطى مسافة واكتب اسم المتلقي الكامل وعنوانه.
تخطي مساحة أخرى ، اكتب "عزيزي السيد / M.s.insert name" "متبوعًا بنقطتين. إذا كنت تشعر أن الحزم الخاص ضروري ، قم بحذف "عزيزي" واكتب ببساطة اسم المستلم. تخطي مساحة أخرى.
في الفقرة الأولى ، أخبر المتلقي على الفور إذا تم قبول طلب الاستئناف ، ووضح باختصار سبب استلامها لطلبها.
إذا كنت لا تمنح الطعن ، فشكر المستلم على اهتمامه بعملك أو بعمله الشاق ، وفي نهاية الفقرة أعطها الأخبار السيئة. يتيح لك وضع الأخبار السيئة في نهاية الفقرة الفرصة لتخفيف الضربة أولاً ، مما يساعد على الحفاظ على حسن نية المستلم. اشرح الأساس المنطقي لرفض الطلب لفترة وجيزة ؛ تجنب إعطاء الكثير من التفاصيل بحيث يمكن للمستلم فحص السياسة وتخمينك.
تقديم أي معلومات إضافية للمتابعة في الفقرة الثانية. إذا رفضت الطعن ، فأخبرها أن قرارك نهائي وأن الأمر مغلق.
اكتب "التحيات" أو "مع خالص التقدير" ، ثم تخطى ثلاثة مسافات سطر. اطبع الحرف وتوقيعه فوق اسمك بالحبر الأزرق أو الأسود. احتفظ بنسخة من الرسالة في سجلاتك.
أرسل الرسالة بالبريد المعتمد من أجل الاحتفاظ بسجل لردك وإثبات أن المتلقي تلقى الرسالة. قد يكون هذا السجل مهمًا إذا تم رفع الأمر إلى المحكمة.
