خطاب أو وثيقة الميثاق هو سجل رسمي موقع يعرّف مشروعًا أو منظمة كتابةً. تم تصميم الميثاق لتحديد المشروع ، بما في ذلك الأهداف والبعثات. مع وجود أهداف محددة بوضوح ، من المرجح أن يكون المشروع ناجحًا. يجب على مؤسستك أو شركتك إنشاء خطاب الموافقة وإقراره قبل الشروع في تنفيذ مشروع واسع النطاق لضمان الاتفاق على جميع جوانب الخطة. قد تختلف خطوات كتابة خطاب المستأجر اعتمادًا على مشروعك الخاص ولكن هناك بعض الخطوات العامة.
قم بتضمين اسم المشروع أو المنظمة في أعلى الميثاق الخاص بك. أضف اسم المدير وأي أعضاء مهمين آخرين في المؤسسة.
حدد أهداف ومهام منظمتك في الفقرة الافتتاحية لميثاقك. تأكد من موافقة جميع أعضاء المنظمة على الأهداف وأن تكون قابلة للتحقيق.
حدد متطلباتك لتصبح عضوًا في مؤسستك. على سبيل المثال ، إذا كنت بصدد إنشاء خطاب مستأجر لنادي كرة قدم للشباب ، فستشمل متطلبات العمر والإقامة في ميثاقك.
تنظيم كيفية تشغيل الجمعية. إذا كان هناك تسلسل هرمي محدد ، قم بتضمين تلك التفاصيل في الميثاق. على سبيل المثال ، إذا كان لدى مؤسستك مدراء ومديرون وقادة فرق ، فستحتاج إلى تحديد من يتم إبلاغ كل موقع عنه.
قم بتضمين مسؤوليات كل عضو في مؤسستك أو فريق المشروع. لمزيد من التفاصيل التي تضيفها في خطاب الميثاق الخاص بك ، سيكون هناك المزيد من الارتباك في وقت لاحق.
قم بإضافة قسم محدد في خطاب الميثاق الخاص بك والذي يحدد كيفية إضافة التعديلات. حتما ، سوف تفكر في شيء آخر لتدرج في الميثاق الخاص بك في وقت لاحق. ضع خطة مع منظمتك لطرق لإضافة تعديلات.
مراجعة خطاب الميثاق مع أعضاء منظمتك. حاول تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات. هذه هي الوثيقة الحاكمة ويجب أن تكون مفصلة.
قم بتوقيع وتاريخ الوثيقة. كما ينبغي على الأعضاء الآخرين في المجلس الذين ساعدوا في إنشاء خطاب الميثاق توقيع الميثاق. قدّم نسخًا لأعضاء مؤسستك ونسخ ملفات في سجلات النادي الخاصة بك.
