لقد جعل العالم الرقمي من الاتصالات أكثر المهارات أهمية بالنسبة لكل من الأفراد والشركات. عندما تتداعى الاتصالات داخل الشركة ، يكون ذلك في الغالب مؤشرًا على أن تتبع ديناميات أماكن العمل الأخرى هذه الحلزونية الهابطة. لإتقان التواصل ، يجب على المرء فهم الاختلافات الأساسية بين الاتصالات الرسمية وغير الرسمية ، وعند تطبيق كل منها على أفضل وجه. عندما يكون الاتصال سائلاً ومفتوحًا ، فإنه يؤدي غالبًا إلى زيادة الكفاءة وتحسين العلاقات وزيادة الروح المعنوية.
ما هو التواصل بين الشركات؟
قبل الدخول في تعقيدات طرق الاتصال الرسمية وغير الرسمية ، من الجيد أن يكون لديك جوهر أساسي لما يشمل اتصالات الشركة.
يمكن أن تكون اتصالات الشركة داخلية وخارجية. في بعض الأحيان ، يمكن أن يتعلق الأمر بتثقيف الموظفين حول صورة العلامة التجارية وكيفية المحافظة على العلامة التجارية وتقديمها من خلال جميع جهودهم. يتم استخدام الاتصالات لبناء علاقات مع أصحاب المصلحة. من خلال الرسائل ، يتم التحكم في الضرر أو تسوءه عندما تسير الأمور جانبيًا. تحدد الاتصالات التسويق والعلاقات العامة والوعي بالعلامة التجارية الخارجية. في المراسلات والاتصال ، تعمل الشركات على إنشاء أطر للمكان الذي تتجه إليه وما هي المشاريع التي تنزل في الأنابيب.
وباختصار ، فإن اتصالات الشركات تقف وراء كل جانب من جوانب الأعمال الحديثة. التفوق في التواصل هو وسيلة أساسية يمكن لكل من الموظفين والإدارة من خلالها الارتقاء بوظائفهم إلى مستويات أعلى.
ما هي طرق الاتصال الرسمية وغير الرسمية؟
أي الطريقة التي يختار المرء من خلالها أن يعرف شيئًا ما هي طريقة للتواصل وأن التنوع كبير. يشمل بعضها:
- نتحدث حول مبرد المياه.
- إرسال بريد إلكتروني على مستوى الشركة أو من شخص إلى شخص.
- النشر في منتديات الشركة.
- المشاركة في النشرة الإخبارية للشركات.
- يعلق كتيب على لوحة إعلانات غرفة الطعام.
- رسائل الدردشة بين الأقران.
- المحادثات الجماعية أو الجماعية في شركة Slack group أو Basecamp board.
- معالجة مائدة مستديرة للشركات
- إلقاء خطاب في شركة نزهة.
- أي شكل من أشكال الرسائل النصية ، وسائل الإعلام الاجتماعية وحتى أشرطة الفيديو.
- إصدار تقرير صاحب المصلحة.
أي من هذه الأساليب غير فعالة للتواصل. انهم جميعا الحصول على كلمة خارج. السؤال هو ، هل هي طريقة مناسبة لهذه الرسالة؟ والأهم من ذلك ، هل هي غير مناسبة؟
في بعض المناطق ، يمكن أن يكون إرسال الرسائل النصية بعد ساعات العمل مخالفًا للقانون أو مخالفًا لشروط التعاقد مع الموظف. قد يكون التعامل مع الأصدقاء على Facebook غير مناسب للمشرف أو المدير نظرًا لأنه قد يؤدي إلى غياب العمل غير الرسمي عن ساعات العمل. من المنطقة إلى المنطقة ومن شركة إلى أخرى ، تقدم مجموعة الاتصالات اليوم مجموعة متنوعة من المعضلات والاعتبارات التي يجب أن يعترف بها ويفهمها كل من المديرين والموظفين.
أمثلة على طرق التواصل غير الرسمية
الاتصالات غير الرسمية هي أي وسيلة للتواصل لا تتبع سلسلة القيادة المؤسسية أو تلتزم بأفضل الممارسات الراسخة داخل الشركة. ويمكن أن تشمل القيل والقال ، والشائعات ، الثرثرة عارضة ، المزاح وقت الراحة وخارجها. يحدث ذلك في رسائل البريد الإلكتروني ، من خلال النصوص ، على تطبيقات المراسلة الجماعية ، والملاحظات المكتوبة بخط اليد ، واللاحقة للتعليقات على التقارير ، والمكالمات الهاتفية وحتى في مدونات الفريق. وغالبًا ما يُعتبر هذا الأمر نظير إلى نظير ، مما يعني أنه نادرًا ما يحدث مع أشخاص على مستويات مختلفة من السلطة.
بشكل عام ، يمكن أن يكون متهورًا ، غير مخطط له ، غير رسمي وغير متحقق منه. لا يُقصد بها عادةً أن تكون كلمة أخيرة ، ويُتوقع غالبًا أن تكون غير قابلة للحفظ.
ربما يقول أحد الموظفين بشكل عرضي: "لقد رأيت تقارير المبيعات وأعتقد أنها تعني أشياء سيئة لأمننا الوظيفي". هذا اتصال غير رسمي لا يمثل بأي حال من الأحوال الحد الأدنى للشركة. يمكن أن تتراجع المبيعات لأي عدد من الأسباب ، من عميل كبير يعلن الإفلاس إلى تطوير المنتج لتكثيف إطلاق جديد يمكن أن يجعل المنتج القديم مهملاً. لأي شخص أن يأخذ مثل هذا التعليق المتقلب كما يمكن أن تكون الإنجيل خطرة على معنويات الفريق. من المهم أن يفهم الموظفون الملاحظات العرضية على أنها "التواصل غير الرسمي" من شخص واحد يمكن أن يلحق الضرر بالفريق.
لنفترض أن موظفًا آخر يرسل نصًا على مستوى الشركة يدعو الجميع لتناول المشروبات بعد ساعات العمل في Wanda’s Watering Hole ، حيث تكون مشروبات الساعة السعيدة هي الأرخص على الإطلاق. ربما حدث هذا على حساب شركة وقد ينطوي على موظفين ، ولكنه تجمع مكتبي غير رسمي وغير مصرح به. وهؤلاء هم من بناة الفريق العظيمة ويجب تشجيعهم ، لكن الشركة يجب أن يكون لديها سياسات حول كيفية تنظيم مثل هذه الأحداث - مثل ليس من خلال حسابات البريد الإلكتروني للشركة.
يمكن أن يكون الاتصال غير الرسمي أيضا أي نوع من إطلاق النار على النسيم. يتحدث الموظفون عن عطلة نهاية الأسبوع أو نشر الأخبار أن جويس كانت طفلتها. مسابح كرة القدم أو الدردشة حول الطقس أو الاستيلاء على مواقف السيارات أو التساؤل بصوت عال حول إصدارات منتجات الربع الجديد - هذه كلها غير رسمية.
عندما يكون التواصل في مكان العمل غير رسمي ، فغالبًا ما تكون هناك حاجة للحفاظ على الخصوصية أو توقع الخصوصية.
أمثلة على طرق الاتصال الرسمية
عند التواصل بشكل رسمي في مكان العمل ، هناك عمومًا اعتبارًا اتجاهيًا. إنه من أعلى لأسفل أو من أسفل إلى أعلى أو جانبي أو أفقي. ويشمل الإدارات والممارسات المعمول بها. يُنظر إلى التواصل الرسمي بشكل عام في وقت مبكر - إنها رسالة تم التفكير فيها والتخطيط لها ثم نشرها لموظفين معينين أو إدارات محددة أو حتى الشركة أو أصحاب المصلحة ككل.
ويمكنها أيضًا أن ترشح في رسائل البريد الإلكتروني أو من خلال المحادثات الهاتفية. لكن أهم معايير التواصل الرسمي هو اعتباره "عبر القنوات المناسبة".
قد يكون أحد الأمثلة على ذلك عندما يصدر نقاش الشركة بريدًا إلكترونيًا يتضمن مرفقًا مكتوبًا رسميًا ، يشرح سبب عدم احتساب فواتير العمل الإضافي ولن يتم تعويضه لمدة محددة. مثل هذه الرسالة سوف تشمل الإدارة والمحاسبة وربما حتى الإدارة القانونية بحيث تحمي الشركة من أي شخص أخطأ في فهم الرسالة ومحاولات العمل الإضافي غير المصرح به. من المحتمل أن يتضمن "إيصال قراءة" على بريد إلكتروني كدليل على أن كل مستلم قد فتح وقرأ البيان الرسمي.
تقرير المخزون لأصحاب المصلحة هو التواصل الرسمي. يمكن اعتبار مراجعة الموظف مع المدير بمثابة اتصال رسمي عند وجود تقرير مكتوب. إن الفيديو الذي أنشأته الإدارة لشرح مشروع ويمكن الوصول إليه من خلال سحابة الشركات هو فيديو رسمي ، في حين أن دردشة الفيديو غير رسمية. تعتبر مشاركة مدونة الشركة طريقة رسمية للحصول على الأخبار حول المنتجات أو الخدمات الجديدة ، ليس فقط لفريق الشركة بل أيضًا لعملائها الحاليين والمحتملين. عندما تخرج الأخبار السيئة عن مشروع وتضع إدارة العلاقات العامة حرائق ، فهذا هو التواصل الرسمي الخارجي.
تشترك جميع أساليب التواصل هذه في شيء كبير مشترك ، لا شيء منها تلقائي. من المحتمل أن تتضمن جميعها قواعد جيدة ، لغة موجزة ، مصطلحات الصناعة ، مصطلحات الشركات ، وربما حتى العلامة التجارية للشركة.
لماذا تحتاج إلى وسائل اتصال رسمية وغير رسمية
يؤثر الاتصال على الكثير مما يحدث في حياتنا. إنه يخفف المخاوف. يلهم ويتعلم. إنه يبني العلاقات ويمكن أن يمزقها.
الشركات التي تفشل في الحصول على اتصالات جيدة غالباً ما تعاني من مجموعة واسعة من المشاكل. يمكن أن يجعل الموظفين مرتبكين حول الإجراءات التي يجب اتخاذها أو كيفية التصرف. يمكن أن تحدث اشتباكات بين الإدارات. تحدث الأخطاء. يمكن أن تشتعل القلاقل. يمكن أن تكون النتائج كل شيء من عدم الكفاءة إلى المشاكل القانونية.
مع التواصل الجيد - سواء الرسمي أو الرسمي - تميل ثقافة الشركات إلى أن تكون أقوى وأكثر صحة وإنتاجية. عندما يشعر الموظفون بأن لديهم الأدوات اللازمة للتواصل مع بعضهم البعض ومع الإدارة ، فهم في الغالب يفهمون بشكل أفضل دورهم وأهدافهم.
عندما يكون لدى الإدارة مجموعة واسعة من الطرق المتاحة للتواصل مع الموظفين ، فإنها تخلق علاقات أفضل وتلهم ولاء أكبر ويمكن أن تؤدي إلى زيادة الإنتاجية بشكل عام.
إذا كان الاتصال لا يحدث إلا بشكل غير رسمي أو رسمي ، فإنه يخلق صراعات.
أمثلة على الاتصالات المختلطة أو المسيئة
ربما لا تختلط الإدارة مع فريقهم. ربما لا يكون لدى بيتر ، رئيس قسم المبيعات ، أي فكرة عن شعور جون بالمرض بشكل منتظم مؤخرًا ، بفضل وجه جون الشجاع. نتيجة لذلك ، لا يدرك بيتر أن الفريق مرهق لأن جون يعاني كثيرًا. عندما أبلغ يوحنا بطرس أنه تم تشخيص إصابته بالسرطان ، فإن ذلك يشكل صدمة ، لأن بيتر لا يقدّر أبدًا التحدث حول مبرد المياه ، ويتجنب رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية. نظرًا لأن بيتر كان بعيدًا جدًا على المستوى غير الرسمي ، لا يثق به قسم المبيعات التابع له ، ولديه مخاوف بشأن ما يعنيه تشخيص جون للسرطان لأمان وظيفة جون وعبء العمل الوشيك.
يدرك المديرون الجيدون أن التواصل غير الرسمي يجعل العلاقات أقوى ، ليس فقط في نهايتها ، بل كعنصر لبناء المعنويات للشركة بأكملها ، من موظف الاستقبال إلى الحسابات المستحقة القبض.
ومع ذلك ، إذا كان التواصل غير رسمي على الإطلاق ، فإنه يترك الموظفين مرتبكين ومحبطين. إذا كانت كل سياسة الشركة لا تصدر من أي وقت مضى إلا من خلال الانفجارات الإلكترونية التلقائية والرجعية ، ولم تصدر بشكل رسمي كصوت فكر جيد ، فإنها يمكن أن تشعر بأن أهداف اللعبة تتحرك باستمرار. هل هذه سياسة حقاً ، أم مجرد مزاج آخر تديره الإدارة؟
ربما ، في مايو ، قام رئيس تطوير المنتجات بتفجير الشركة برسالة إلكترونية مكتوبة بشكل غير رسمي تقول: "لقد عمل الفريق بجد على واجهة جديدة ستجعل استخدام برامج المحاسبة أسهل للعملاء. لست متأكدًا من الاسم أو تاريخ الإصدار ، ولكن من المؤكد أنه يعمل."
بعد ذلك ، في شهر تموز ، تم إرسال بريد إلكتروني يقول: "لقد عدنا إلى لوحة الرسم على واجهات. الهدف هو زيادة الوظائف التي تؤدي إلى عدد أقل من مكالمات خدمة العملاء ".
ومع ذلك ، لم يكن هناك بيان رسمي حول أي شيء يتعلق بإعادة تصميم الواجهة. ما الذي يجب أن يقوله الموظفون أو يفعلونه بشأن مشكلات الواجهة إذا سأل العملاء؟ في هذه الحالة ، من الحتمي أن تقوم الشركة بتجميعها معًا وإصدار اتصال رسمي يوضح بالضبط ما يعمل عليه فريق التطوير ، وذلك لأن هذه المعلومات المهمة لكل مستوى من مستويات الشركة ، بدءًا من وضع الميزانية وحتى التسويق والإدارات ، يمكنها بعد ذلك تطوير خطة العمل على الواجهات القادمة.
كيفية تدريس الموظفين طرق الاتصال الرسمية وغير الرسمية
عندما يتعلق الأمر بالتواصل ، فهناك خطر أكبر من أي وقت مضى. تعتبر السياسات حرجة في بيئات الشركات ، وعندما يتم وضعها خارجًا ، يكون ذلك رسميًا. مطلوب إرشادات كتابية ، مع تقديم التوضيحات حسب الحاجة. قد يكون التوضيح ممكنًا من خلال مخاطبة الموظفين في الاجتماع ، أو السماح لقناة Slack بالمناقشة ، ولكن من المهم ألا يكون هناك أي غموض.
دعوة الموظفين للمشاركة وطرح الأسئلة إذا كانوا غير متأكدين من أي شيء. أخبرهم أنه من الجيد إرسال بريد إلكتروني أو أي رسالة خطية أخرى إذا كانوا يرغبون في الحصول على إجابات ورقية على الإجابات. مثل هذا المسار الورقي يحمي الشركة أيضا.
يجب أن تشير السياسات إلى المكان الذي تقف فيه الشركة على أشياء مثل القيل والقال - يمكن أن تكون ضارة وغير منتجة ، وأن جميع الموظفين يستحقون الاحترام والخصوصية في الأمور سواء في مكان العمل أو خارجها. يجب أن توضح السياسات أيضًا أنه في حين أن الأشخاص يتمتعون بحرية استخدام وسائل الإعلام الاجتماعية كأشخاص عاديين ، إلا أنه يجب عليهم عدم مشاركة منتج العمل أو التحدث عن أمور الشركة على قنواتهم الاجتماعية.
يمكن أن توضح الإرشادات أيضًا ما إذا كان من الممكن استخدام البريد الإلكتروني بشكل غير رسمي في العمل أو ما إذا كان ينبغي أن تقتصر هذه البيانات على تطبيقات المراسلة وما شابه ذلك. يجب عليهم تحديد ما إذا كانت هناك قواعد لإرسال الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل وإذا كان من المتوقع أن يقوم الموظفون بمراقبة هذه المواقع خارج الموقع.
هذا أيضًا حيث يجب تكرار السياسات المتعلقة بالمغازلة والمضايقة ، نظرًا لأنها دائمًا ما تكون اتصالات غير رسمية تتباهى في كثير من الأحيان بقواعد الشركة.
في نهاية المطاف ، يعد كتيب مكتوب حول التواصل داخل الشركة هو أفضل طريقة لإنشاء ثقافة التواصل المؤسسي. تذكر أن الاتصال غير الرسمي هو جزء ذو قيمة عالية في أي مكان عمل ، ويجب السماح له بالازدهار في بعض الأحيان. بالتأكيد ، يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة إذا كانت بدون توقف ، لذا يجب أن يكون لدى الشركة إرشادات حول الوقت المناسب والمناسب لمناقشتها بشكل غير رسمي. الفتوحات الجنسية ، لا ، ولكن عطلة نهاية أسبوع رائعة بعيدا في المقصورة ، هذا جيد.
في النهاية ، من خلال خلق بيئة عمل إيجابية وصريحة ، ستجد أن شركتك تتمتع ببيئة أقل إرهاقاً وأكثر إنتاجية ، مع الموظفين الذين يشعرون بأنهم أكثر ولاء وقيمة في مكان العمل.
