يستطيع موظفو الاستقبال الناجحون إدارة مهام متعددة بطريقة مبسطة مع إعطاء انطباع أولي إيجابي لشركاتهم عن الضيوف والزوار والموظفين المحتملين. سواء كنت تعمل في شركة خدمات مهنية صغيرة أو شركة كبيرة متعددة الجنسيات ، يمكن أن تكون المهارات التنظيمية المناسبة هي المفتاح للحفاظ على مكتب استقبال فعال. أفضل الأفكار منظمة الاستقبال تبسيط المهام الروتينية وجعل الضيافة أكثر فعالية.
أدلة مرجعية سريعة
قم بإنشاء أدلة مرجعية سريعة للحصول على معلومات روتينية مثل الأرقام وأرقام المكاتب وقوائم إضافات الهاتف. صفح هذه الأدلة لجعلها سهلة في التعامل معها والإشارة إليها بسرعة. ضع هذه الأدلة في ملف منظم عند عدم الاستخدام النشط. النظر في وجود نسخ إضافية من هذه الأدلة لتقديمها عند الطلب. سوف تجعلك هذه الأدلة أكثر كفاءة ويمكن أن تساعدك في تسريع المهام الروتينية مثل تحويل المكالمات.
المواعيد الرئيسية
أنشئ قائمة بالزوار المتوقعين لهذا اليوم حسب وقت الموعد. ضع اسم الشخص الذي يجب أن تخطره عند وصوله. ستتيح لك هذه القائمة تخصيص بيانات الترحيب الخاصة بك للزائرين. على سبيل المثال ، عندما يصل ضيف يمكنك القول ، "مرحبًا بك يا سيد سميث. السيدة Epps متحمسة بشأن اجتماعك." هذا النوع من التحية يجعل الضيف يشعر بمزيد من الترحيب ويمكنه المساعدة في تحسين نتائج اجتماعه. هذا الترحيب المخصص مفيد بشكل خاص لمقابلات الموظفين. إذا كان الموظف المحتمل يشعر بالترحيب ، فستكون أكثر سهولة في مقابلتها ، وستكون لديه رؤية أكثر ملاءمة للعمل في الشركة.
كسر جدول التناوب
تأكد من أن لديك نسخة احتياطية مناسبة لتغطية واجباتك عندما تكون في فترات راحة أو لديك أيام مرضية. اصنع "أوراق الغش" التي تحدد الواجبات والوظائف الأساسية التي يمكن أن تعطى لأي شخص يملأ لك. ضع في اعتبارك إنشاء جدول رسمي لتدوير واجبات التغطية بين الأقسام المختلفة في شركتك. سيعطيك نظام التناوب هذا مزيدًا من الاتصال بأجزاء متعددة من النشاط التجاري ، مما يسهل عليك توجيه الأسئلة في المستقبل.
شركة سجلات القصاصات
إنشاء سجل قصاصات شركة يسلط الضوء على الأخبار الإيجابية وأنشطة الشركة. صمم هذه الكتب عندما يكون لديك وقت التوقف عن العمل وتضعها في منطقة الانتظار للزائرين لمراجعتها. توفر هذه الكتب طريقة بناءة للزائرين لتمرير الوقت أثناء انتظارهم لتعيينهم ويمكنهم مساعدتهم في أن يصبحوا أكثر دراية بشركتك في الوقت نفسه. من خلال إبقاء ضيوفك مشغولين ، ستتمكن من إبقاء انتباهك على المهام الأخرى والمكالمات الهاتفية ، مما يزيد من كفاءتك التنظيمية.
المرطبات
حافظ على المرطبات في متناول يديك في مكتب الاستقبال الخاص بك. قم بتركيب ثلاجة صغيرة لتخزين المشروبات الباردة تحت مكتبك أو في منطقة الانتظار. يمكنك الحصول على صانع قهوة واحد فنجان في متناول اليد ، جنبا إلى جنب مع منتجات القهوة القياسية مثل السكر والقشدة. ضع صينية من المخبوزات على طاولة الاستقبال ، أو وعاء من الحلوى الصلبة. من خلال إغلاق هذه المرطبات ، يمكنك توفير استقبال دافئ لضيوف شركتك دون الحاجة إلى مغادرة منطقة الاستقبال.
