من المهم أن تعرف كيف تكتب رسالة أعمال جيدة التصميم. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة ، أو تطلب اجتماعًا أو ترسل اقتراحًا ، فأنت تريد التأكد من أنك استخدمت تنسيق الرسالة التجارية الصحيح وأن خطابك خالي من الأخطاء ومكتوب بوضوح. أنت أيضًا تريد التأكد من وصولها إلى الشخص الصحيح. إحدى الطرق الجيدة للقيام بذلك هي إضافة "خط انتباه" لرسالتك.
أين يذهب خط الاهتمام؟
يبدأ خطاب العمل الرسمي باسمك وعنوانك في أعلى الزاوية اليسرى ، ثم التاريخ ثم عنوان المستلم. إذا قررت تضمين خط انتباه ، فأدخله مباشرة بعد العنوان الثاني.
خط الانتباه مختلف عن خط الموضوع. يوجه خط انتباه الرسالة إلى المستلم إما باستخدام اسمه الكامل أو عنوانه. من المنطقي للغاية استخدام خط انتباه عندما تعرف عنوان المستلم فقط وليس اسمه الكامل.
من ناحية أخرى ، يعلن سطر الموضوع عن نية الرسالة. من حين لآخر ، يكون ذلك مفيدًا إذا كنت لا تعرف اسم المستلم أو عنوانه. ثم قد تستخدم سطر الموضوع مثل ، الموضوع: خطاب طلب للمتدرب التسويق.
مثال على خط الانتباه
يبدو تخطيط حرف العمل مع خط الانتباه كما يلي:
مثال:
اسمك
عنوانك
رقم تليفونك
تاريخ اليوم
اسم الشركة
عنوان الشركة
انتباه: مدير التسويق
الرسالة سوف يتبع.
عندما تحتاج إلى خط الانتباه
هناك بعض الأسباب التي تجعل خط الانتباه فكرة جيدة لخطاب العمل.
- أنت لا تعرف اسم الشخص الذي يجب أن يتلقى الرسالة ولكنك تعرف عنوانه. في هذه الحالة ، قد يحتوي خط الانتباه على العنوان فقط. انتباه: مدير التسويق
- تريد تسليم الرسالة لشخص معين في الشركة.
- تريد أن تصل الرسالة إلى المتلقي بسرعة أكبر.
عندما يكون خط الانتباه غير ضروري
تعتبر خطوط الاهتمام أكثر فائدة إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يجب أن يتلقى رسالتك. ثم من المنطقي أن يكتب الاهتمام: مدير التسويق. سيكون من السخف أن نكتب عزيزي مدير التسويق. خط الانتباه أكثر منطقية عند استخدام العنوان وحده.
عندما تعرف اسم وعنوان المتلقي بالكامل ، من المعيار أن تحذف خط الانتباه وأن تتضمن فقط اسمها وعنوانها على حد سواء في سطر عنوان الشركة وفي التحية.
مثال:
اسمك وعنوانك
تاريخ
باري بوتس
مدير التسويق
اسم وعنوان الشركة
عزيزي السيد بوتس:
استخدم فقط خطوط الانتباه عند الضرورة. وهي ليست ممارسة معتادة ولكن يمكنها العمل بشكل جيد إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ولكنك تعرف عنوانه.
