الشركات مطالبة بصياغة اللوائح الداخلية أثناء بدء التشغيل التي تحدد إجراءات الإدارة الشاملة للشركة. تحدد اللوائح الداخلية عادة الحد الأقصى لعدد أعضاء مجلس الإدارة الذين يمكنهم الجلوس في مجلس إدارة الشركة ، وطول المدة التي يمكن أن يخدمها كل منهم ، وعملية إضافة أو استبدال الأعضاء. بمجرد أن يتم التصديق على اللوائح الداخلية من قبل مجلس الإدارة الأول ، لا يمكن تغيير أحكامها إلا عن طريق التعديل ، إما من خلال إجراءات التعديل المنصوص عليها في اللوائح الداخلية أو تصويت الأغلبية.
راجع اللوائح الداخلية للشركة لتحديد إجراءات إدارة تكوين مجلس الإدارة. إذا كان هناك عدد أقل من الأعضاء الذين يجلسون حاليًا على اللوحة أكثر مما تسمح به اللوائح الداخلية ، اتبع بروتوكول الترشيح والتصويت الذي وضعته اللوائح الداخلية لإضافة عضو جديد. سوف تتطلب اللوائح الداخلية النموذجية تعيين عضو محتمل في مجلس الإدارة وفحصه من قبل المجلس الحالي ، الذي سيصوت الأعضاء بعد ذلك على الترشيح. يمكن إضافة العضو الجديد إلى مجلس الإدارة إذا قامت أغلبية الأعضاء الحاليين بالتصويت.
اقتراح تعديل على اللوائح الداخلية إذا كان مجلس الإدارة حاليًا بأقصى عدد مسموح به من الأعضاء. يجب تعميم التعديل قبل اجتماع الهيئة العامة ، الذي تمت مناقشته في الاجتماع وتم التصويت عليه. إذا وافقت أغلبية أعضاء مجلس الإدارة على التغيير ، فسيتم التصديق على التعديل ويعالج المدير الجديد وفقًا للإجراءات العادية. تطلب بعض الشركات أن يتم التصديق على التغييرات في اللوائح من قبل غالبية المساهمين بدلاً من أغلبية المجلس ، وفي هذه الحالة يجب إضافة المسألة إلى جدول أعمال اجتماع المساهمين العام والتصويت عليها.
تقديم ترشيح المدير المحتمل إلى المجلس الحالي والتصويت على المسألة إذا لم تعتمد الشركة اللوائح الداخلية. تعمل بعض الشركات دون اللوائح الداخلية. على الرغم من أن هذا غير مستحسن ويتعارض مع النظام الأساسي لتشكيل الشركات في معظم الولايات ، لا توجد هيئة تنظيمية تتحقق لمعرفة ما إذا كانت الشركة قد وضعت اللوائح الداخلية فعليًا. يمكن لمجلس الإدارة ببساطة التصويت لإضافة عضو جديد في حالة عدم وجود أي إجراء للتحكم.
تذكير إضافة المدير الجديد في سجل الشركة. اطلب من سكرتير مجلس الإدارة تضمين نتائج التصويت والتفاصيل ذات الصلة للمناقشة التي تفحص المرشح في المحضر إلى اجتماع مجلس الإدارة. إضافة معلومات الاتصال المخرج و السير الذاتية إلى ملفات الموظفين الشركة. قم بتعديل تاريخ المجلس الرسمي للإشارة إلى تاريخ الإضافة في حالة وجود مشاكل قانونية في المستقبل ويجب على الشركة الرجوع إلى من كان يجلس على السبورة في وقت معين. قم بإجراء تغييرات على جميع الاتصالات العامة التي تسرد أعضاء مجلس الإدارة الحاليين.
نصائح
-
فكر في إنشاء مجلس استشاري بدلاً من إضافة أعضاء إلى مجلس الإدارة أو تعديل اللوائح الداخلية. يعمل مجلس استشاري على إشراك أنصاره دون إلزامهم بالإشراف على شؤون الشركة. ويمكن تزويدها بالموظفين دون التقيد بالإجراءات اللازمة لأعضاء مجلس الإدارة بموجب اللوائح الداخلية. يمكن لأعضاء المجلس الاستشاري أن يكونوا مساعدين للمؤسسة كعضوين عاديين في مجلس الإدارة.
