سواء كنت تملك عقارًا واحدًا للتأجير أو عدة عقارات ، فمن المهم الاحتفاظ بجميع المستندات المرتبطة بالممتلكات المنظمة. تحتاج إلى سهولة الوصول إلى عقود الإيجار وأي إضافات لها إذا نشأت أسئلة المستأجرين ، ويجب عليك الاحتفاظ بجميع طلبات التأجير في حالة تقديم طالب رفض طلبه في المستقبل ضدك. بالإضافة إلى ذلك ، وربما الأهم من ذلك ، يمكنك خصم النفقات على ضريبة الدخل الخاصة بك فقط عندما يمكنك إثباتها من خلال السجلات الخاصة بك. الأعمال الورقية اللازمة للضرائب هي الأكثر صعوبة للحفاظ على التنظيم لأن هناك الكثير منها.
ما يجب عليك الاحتفاظ به
احتفظ دائمًا بنسخة من عقد الإيجار وأي إضافات للتأجير وكل طلبات التأجير من مستأجرين محتملين في مكان آمن. من الأفكار الجيدة إنشاء ملف لكل عقار مؤجر. احتفظ بالملفات في خزانة الملفات. أنت أيضا بحاجة إلى إثبات فيما يتعلق بما إذا كنت قد أدخلت أو خسرت أموالك على العقار المستأجر كل سنة وكم كان ذلك. يمكنك القيام بذلك عن طريق إدراج إيرادات الإيجار وطرح النفقات. الشيكات الملغاة ، والبيانات المصرفية التي تظهر الإيداع المباشر أو الإيصالات التي تكتبها إذا قبلت النقد ، كل ذلك يثبت دخل الإيجار. الإيصالات الخاصة بك من أي شيء تنفقه على المنزل للإصلاح والتأمين والضرائب وأي شيء آخر ، مثل النمل الأبيض وخدمة القمامة ، بمثابة دليل على النفقات الخاصة بك. يجب أن تحتفظ بسجلات دخل ومصروفات منفصلة لكل عقار تملكنه.
أسطوانة الورق
لا يوجد شيء خاطئ في حفظ السجلات بالطريقة القديمة عن طريق تدوين دخلك ونفقاتك في دفتر الملاحظات أو دفتر الأستاذ والحفاظ على أوراق الدخل وإيصالات النفقات في صندوق تخزين أو في مقصورة في دفتر ملاحظاتك. هذه الطريقة مقبولة لدى دائرة الإيرادات الداخلية ، وفقا لموقع الاستشارات القانونية نولو. من المفيد ملاحظة ما إذا كانت هذه المعلومات غير موجودة بالفعل في الإيصال أم لا. يمكن أن تكون الطريقة الورقية هي أبسط طريقة لحفظ السجلات ، خاصة إذا كانت هذه هي الطريقة التي قمت بها دائمًا. ببساطة قائمة عمود الدخل وعمود حساب لكل شهر لنرى كيف أجرة في نهاية العام. قسّم النفقات التي قد تدفعها مرة واحدة في السنة ، مثل ضريبة الأملاك ، في سن 12 للحصول على حساب شهري حقيقي.
الطرق الالكترونية
تتوفر العديد من برامج الكمبيوتر للمساعدة في حفظ السجلات الخاصة بك. يمكن لبرامج جداول البيانات ، مثل Microsoft Excel و Lotus 1-2-3 و Ability Office ، تتبع دخلك ونفقاتك. يمكنك إنشاء جدول بيانات منفصل لكل عقار مؤجر.ولكنك ستظل بحاجة إلى الاحتفاظ بنسخ ورقية من إيصالات الدخل والمصروفات الخاصة بك في حالة قيام دائرة الإيرادات الداخلية بمراجعة حساباتك. تتمثل الخيارات الأخرى للحفاظ على الإيصالات في استخدام خدمة تخزين الإنترنت التي يمكنك تحميل الإيصالات الخاصة بك إليها ، مثل Shoeboxed ، أو استخدام إصدار في المنزل ، مثل NeatReceipts ، للحفاظ على الإيصالات الرقمية في منزلك. مرة في الشهر ، ابحث عن إيصالات دخلك ونفقاتك ، وأدخل البيانات في جدول البيانات.
برمجيات إدارة الممتلكات
يمكن لمالكي العقارات أيضًا استخدام برنامج إدارة الممتلكات للمحافظة على تنظيم أوراق الملكية للإيجار. تسريع ، على سبيل المثال ، لديه برنامج ينظم جميع الأوراق بالنسبة لك. كما يساعدك في العثور على جميع التخفيضات الضريبية الخاصة بك ، ويمنحك مكانًا لتسجيل الرسوم المتأخرة أو الدفعات الجزئية ويتيح لك مقارنة أوضاع عقاراتك المؤجرة. يحتوي برنامج إدارة الممتلكات عادةً على العديد من الميزات المتقدمة التي قد لا يحتاجها الملاك مع خاصية واحدة أو اثنتين. ويقول نولو إن الملاك الذين يملكون أكثر من 10 عقارات غالبا ما يجدونها مفيدة.
