لا يعد كتابة رسالة أعمال إلى شخص لا تعرفه عادة أكثر صعوبة من كتابة خطاب لشخص تعرفه بالفعل. ومع ذلك ، ينبغي أن يكون شكل الرسالة احترافيًا ويلتزم بالمعايير المناسبة لسلوك الاتصالات في الأعمال التجارية. قبل البدء في خطاب عمل ، تأكد من أنك تعرف كيفية تهجئة اسم المستلم بشكل صحيح وأن يكون العنوان وعنوان الشركة صحيحًا.
ابدأ الخطاب مع مقدمة الأعمال المناسبة لشخص مجهول ، مثل "عزيزي السيد سميث" أو "عزيزي السيدة جونسون" ، باستخدام اسم العائلة الخاص. إذا كانت الرسالة موجهة إلى أنثى تكون حالتها الزوجية غير معروفة ، فاستخدم البادئة "Ms." قم بإنهاء المقدمة بنقطتين بدلاً من فاصلة إذا كانت الرسالة أكثر رسمية في طبيعتها.
قدم نفسك للمتلقي بما أنك لم تلتق بعد. اشرح لماذا تكتب في الفقرة الأولى من الرسالة.أخبرنا بصوتك الاحترافي الغرض من استفسارك وماذا تطلب من المتلقي.
اكتب الحرف في تنسيق مناسب للنشاط التجاري. استخدم الفقرات التي يتم مسحها لليسار إلى جانب الصفحة وتجنب المسافات البادئة للفقرة. تضمين مسافة واحدة بعد كل فقرة. قم بإنهاء الرسالة بتوقيع مناسب للأعمال مثل "Sincerely" أو "Best Regards".
استخدم صوتًا احترافيًا وموضوعيًا في نص الرسالة. تبقى غير متحيزة وودية بينما لا يزال ينقل الاحترام. تضمين ملاحظة شكر على وقته.
