كيف نفعل الأعمال الصغيرة كشوف المرتبات

تعتبر كشوف المرتبات التجارية الصغيرة منطقة عالية التنظيم تتضمن كل شيء من المعلومات الشخصية للموظفين إلى المتطلبات القانونية الحكومية الفيدرالية. هذا مجال من مجالات العمل ، إذا لم يتم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن تجلب عواقب قاسية. تنفيذ أفضل برامج محاسبة الرواتب لنوع عملك ، ولديك تسلسل لتجهيز كشوف المرتبات وفهم قواعد الضريبة على الرواتب والأنظمة المعمول بها - كل ذلك يجمع لضمان نجاح المرء في التعامل مع هذه المنطقة بشكل صحيح وفعال وكفء. من الأهمية بمكان الالتزام بالوقت والالتزام بالتفاصيل.

العناصر التي ستحتاجها

نماذج الرواتب والمطبوعات
نظام محاسبة الرواتب
حساب مصرفي للمرتبات
فحوصات كشوف المرتبات

تحديد فترة الدفع. هل تتم معالجة كشوف المرتبات يومية أو أسبوعية أو كل أسبوعين أو شهريًا؟ وضع جدول شهري والتزم به. توزيع تقويم مع كل من تاريخ انتهاء فترة الدفع (التاريخ الذي يحتاج فيه الموظفون إلى الحصول على بطاقات زمنية) وتاريخ الدفع المنصوص عليه.

تطوير نماذج كشوف الرواتب الداخلية مثل طلبات الإجازات المرضية وطلبات الإجازات وطلبات الإجازة. طلب نماذج IRS والمنشورات. تتضمن النماذج الأساسية المتعلقة بالمرتبات المطلوبة من مصلحة الضرائب الأمريكية ، Circular E ، وهو منشور يحتوي على كل ما يحتاجه صاحب العمل الصغير لمعرفة الرواتب والكشوف المعنية ، W-9 لمبالغ الاستقطاع من الموظف ، و 941 (عائد ضريبي ربع سنوي) و 940 (الإقرار الضريبي السنوي).

شراء برامج محاسبة الرواتب الخاصة بنوع عملك ؛ على سبيل المثال: الخدمات الموجهة ، التصنيع ، البيع بالتجزئة ، الضيافة أو الطبية. سيكون لكل برنامج جوانب موجهة نحو مجال تخصصك في محاولة لجعل عملية كشوف المرتبات تعمل بكفاءة قدر الإمكان.

افتح حساب مصرفي لكشوف الرواتب. إن وجود حساب مصرفي خاص بالمرتبات سيساعد في الحفاظ على السجلات من خلال فصل العمليات المالية للشركة عن الرواتب. كما يمكن استخدامه لتتبع ضرائب الرواتب. أيضا إعداد الإيداع الإلكتروني لضرائب الرواتب الآن.

طلب شيكات الرواتب مع اسم شركتك وعنوانها عليها ، بمجرد فتح حساب مصرفي لكشوف الرواتب. يمكن القيام بذلك من خلال مؤسستك المالية أو مصدر خارجي. تأكد من امتثال الشيكات لبرنامجك المحاسبي.

امنح كل موظف جديد W-9 ، وحدد معدل أجورهم وأبلغهم بكيفية تقديم ساعات عملهم إلى كشوف المرتبات. هل هي عبر بطاقة زمنية أو ورقة زمنية؟ التشديد على أهمية تقديم المعلومات في الموعد المحدد للشخص المرتب.

إدخال بيانات الموظف. بمجرد استلامك لجميع طلبات الرواتب الخاصة بالموظفين ، ابدأ في إدخال ساعات العمل ، والإجازات المرضية ، والإجازات المدفوعة وغير المدفوعة ، والخصومات مثل دعم الطفل والزينة في برنامج محاسبة الرواتب. سيكون هناك تقرير الرواتب الذي يلخص المعلومات. تحقق مرة أخرى من هذه الأرقام للتأكد من صحة البيانات التي أدخلتها.

تحديد ضرائب الرواتب. مرة واحدة يتم إدخال جميع بيانات الرواتب الموظف الخاص بك ، سيتم احتساب ضرائب الرواتب. سوف تقوم برنامج الرواتب الخاص بك بحساب هذا المبلغ ، بما في ذلك حصة مطابقة صاحب العمل لـ FICA. تحقق من هذه الأرقام من خلال قراءة تعميسك E وحساب المبلغ يدويًا.

طباعة وتوزيع الشيكات الرواتب. تتضمن طباعة شيكات كشوف المرتبات أيضًا خطوة ترحيل المعاملات إلى حسابات الرواتب. تحقق من نشر المعلومات بشكل صحيح. تسليم الشيكات عندما تكون جاهزة.

إرسال ضرائب الرواتب. لتجنب أي عقوبات واهتمامات محتملة ، ينصح بتقديم ضرائب الرواتب إلكترونيا إلى مصلحة الضرائب الأمريكية عند الانتهاء من تجهيز كشوف المرتبات. تحقق مع ولايتك والحكومات المحلية لمتطلبات تقديمها.

نصائح

إذا كنت تعتقد أن نشاطك التجاري صغير للغاية بحيث لا يتطلب حساب رواتب منفصل يتضمن شيكات كشوف رواتب منفصلة ، فاستخدم شيكات الشركة لأغراض المرتبات. اكتب المبالغ المستقطعة في مكان ما على الشيك ، ربما على كعب الاختيار.