على الرغم من التطور الذي شهدته أجهزة الكمبيوتر وبرامج المحاسبة الحالية ، فإن عملية كشوف المرتبات الأساسية تبقى كما كانت قبل عقود مضت. عدد قليل جدا من الشركات لا تزال تسجل وتعالج كشوف المرتبات باليد ، ولكن من الضروري لأي مدير أعمال أن يفهم كيف تعمل عملية كشوف المرتبات على التحكم في تكاليف العمالة بشكل صحيح وحل المشاكل التي قد تكون مكلفة. هذا صحيح حتى لو كنت الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات الرواتب ، وهو بديل شائع. تبدأ عملية كشوف المرتبات بتسجيل الوقت الذي يوظف فيه الموظفون في العمل. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل ورقة زمنية مكتوبة بخط اليد أو يتضمن استخدام ساعات زمنية محوسبة تنقل البيانات مباشرة إلى جهاز كمبيوتر يقوم بمعالجة كشوف المرتبات. قبل البدء في معالجة الرواتب ، يجب على الموظفين الجدد أو أولئك الذين تغيرت أوضاعهم ملء نموذج W-4 لحجب الإعفاءات.
حساب المرتبات
يجمع صاحب العمل جميع سجلات الموظفين في نهاية فترة الدفع ، والتي قد تكون أسبوعية أو كل أسبوعين أو أي فترة أخرى). تتمثل الخطوة الأولى في حساب كشوف المرتبات في العثور على الأجور الإجمالية للموظف ، والتي قد تكون بسيطة مثل إضافة ساعات العمل وضربها حسب معدل أجر الشخص. قد تكون هناك حاجة للتعديلات لتشمل العمل الإضافي والعمولات والنصائح والتعويضات الأخرى. وكثيرا ما يدرج التعويض عن المصروفات المتصلة بالأعمال التجارية ، مثل تسديد الأميال ، في شيك أجر الموظف بعد حساب الأجر ، لأن هذه السلف لا تخضع للضرائب. الخطوة التالية هي تحديد مخصصات حجب الموظف. للقيام بذلك ، تحتاج إلى W-4 و IRS Publication 15 Circular E. الموظف. الأجور الخاضعة لضريبة الدخل الفيدرالية هي إجمالي الراتب مطروحًا منه إجمالي مبلغ الإعفاءات المستقطعة.
الضرائب
الجزء الأكثر تعقيدا في عملية كشوف المرتبات هو حساب الضرائب. لأغراض الرواتب ، تنقسم الضرائب إلى مجموعتين: تلك التي يدفعها الموظف ويتم خصمها من الأجر الإجمالي وتلك التي يدفعها أصحاب العمل. يدفع الموظفون ثلاثة ضرائب فيدرالية: ضريبة الدخل ، الضمان الاجتماعي ، والرعاية الطبية. تم العثور على تعليمات كاملة لحساب هذه الضرائب في منشور مصلحة الضرائب 15. في معظم الدول ، هناك أيضا ضريبة دخل الدولة. تتوفر تعليمات عن ضرائب الولاية من إدارة الإيرادات أو الضرائب في الولاية. الضرائب التي يدفعها صاحب العمل هي مساهمة صاحب العمل في الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، وضريبة البطالة الاتحادية وضريبة البطالة على مستوى الولاية - FUTA و SUTA. استخدم IRS Publication 15 لحساب هذه. يجب أن يتم فرض ضرائب FUTA و SUTA معًا نظرًا لوجود اعتماد على FUTA مقابل SUTA.
إنفاق
الحالة النهائية لعملية كشف الرواتب هي دفع الموظف فعليًا وتحويل الضرائب. جعل كشوف المرتبات بسيط إلى حد ما. الاختيار نفسه يشبه إلى حد كبير أي شيك آخر. ومع ذلك ، فإن شيكات الراتب تأتي مع كعب الراتب ، وهو قائمة مكتوبة للأجور والضرائب وأي استقطاعات أو تعديلات أخرى. يتم إعطاء كعب الراتب ، تم ملؤه مع كل عنصر والمجاميع من سنة إلى تاريخ ، للموظف لسجلاته. من الحكمة دائماً مراجعة شيكات الرواتب قبل توزيعها ، حيث أن الأخطاء قد تكون مكلفة. على سبيل المثال ، لا ترغب في العثور على ضغط مفتاح ضائع بسبب إصدار شيك أجر بقيمة 3000 دولار عندما يكون المبلغ الصحيح هو 300 دولار. إرسال الضرائب المستقطعة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية أو خدمة الإيرادات الحكومية وفقًا للتعليمات.
