الحفاظ على بيئة عمل منظمة هو مكون رئيسي لمشروع ناجح. إجراءات المكتب هي المبادئ التوجيهية لتلك البيئة المنظمة.من خلال اتباع الخطوات التفصيلية لإعداد إجراءات المكتب ، يمكن لفريقك التركيز على الأعمال بدلاً من العناصر التي تخرجك.
مراجعة الإجراءات الحالية. إن فهم الإجراءات الحالية يخلق خطًا أساسيًا للتغيير. إذا لم يتم وضع أي إجراءات ، فإن كتابة ملاحظات الإجراء خطوة أولى جيدة.
جمع ردود الفعل من الموظفين. بمجرد التقاط إجراءات مكتبك الأساسي ، اجمع المزيد من التعليقات من زملائك في العمل. اسألهم ، "ما الذي يجب أن يتغير؟ ما الذي يمكن أن يتغير؟ هل ترتيب إجراءات المكتب صحيح؟"
تحديد الإجراءات التي تعمل. إن معرفة ما الذي سيساعدك سوف يساعدك على التركيز على الإجراءات التي لا تعمل.
تحديد الإجراءات التي لا تعمل. تسليط الضوء على مجالات التحسين ، بحيث يمكن العمل على التوصيات.
يوصي التغييرات على الإجراءات التي لا تعمل. استخدم القائمة من الخطوة أعلاه وتلتقي مع الموظفين الآخرين لتقديم توصيات بالتغييرات على الإجراءات التي لا تعمل.
تفصيل خطوات إجراءات المكتب بالتفصيل. الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة بالإجراءات التي تعمل والحلول الموصى بها للحلول التي لا تفعل ذلك ، اكتبها بالتفصيل. ركز على كيفية ارتباط عملية واحدة بالأخرى.
نشر إجراءات المكتب للموظفين. يجب مشاركة الوثائق التفصيلية مع جميع الموظفين بحيث يمكن للجميع استخدام إجراءات المكتب.
نصائح
-
يتم نشر إجراءات المكتب على أفضل وجه مع دليل التدريب ، جلسات الأسئلة والأجوبة ووثائق "الأسئلة المتداولة". لا تفترض أبدا أن العملية تعمل. استمر في مراقبته للتحسين المستمر.
تحذير
يُنظر أحيانًا إلى إجراءات المكتب على أنها عقبات أمام إكمال العمل ، لذا قد يكون بعض الموظفين عنيدًا للتغيير. التركيز على فوائد عملية المكتب.
