قد يكون تحريك النشاط التجاري وقتًا مثيرًا ومجهدًا. لضمان الانتقال السلس ، احصل على اشتراك الموظف في العملية ، وقم بوضع خطط مفصلة وجداول زمنية وتوقع درجة من التأخير والتباطؤ في الأعمال.
التواصل عن الحركة
أعط الموظفين إشعارًا مسبقًا حول الخطوة وما سيعنيه ذلك للشركة والعملاء والموردين ، وكذلك للموظفين وأسرهم. يمكن أن يكون للانتقال بعيد المدى تأثير كبير على الموظفين ، خاصة إذا اضطروا إلى تغيير تنقلاتهم أو تغيير روتين رعاية الأطفال أو الجداول المنزلية. قدّم جدولاً زمنيًا للحركة يتضمن تواريخ رئيسية ، مثل تاريخ إخطار العملاء ، وحين يجب تعبئة المواد الشخصية ومتى ستتم عملية الانتقال الفعلي.
إشراك الموظفين
إشراك الموظفين في التحرك عن طريق إنشاء لجان للموظفين أو إدارة العلاقات التي ستكون مسؤولة عن تنظيم مختلف جوانب هذه الخطوة. السماح للموظفين بطرح الأسئلة وإبداء مخاوفهم وتقديم اقتراحات حول طرق تقليل وقت التوقف عن العمل أو توقفه عن العمل الروتيني ووظائف العمل. جعل الانتقال يشعر وكأنه مغامرة بدلا من الضغط من خلال التأكيد على الجوانب الإيجابية ، مثل مساحة أكبر للجميع أو فرصة للحصول على مدخلات حول تصميم المكتب والتصميم.
تطوير نظام تنظيمي
شجع الموظفين على استخدام هذه الخطوة كفرصة لتنظيف مقصوراتهم أو مكاتبهم ، واستخلاص ملفاتهم وتنظيمها بشكل أفضل. تنسيق التحرك عن طريق تعيين الإدارات مع رموز الألوان والموظفين مع أرقام تعريف لاستخدامها في التعبئة والتغليف والتخزين المعدات المكتبية ، والأثاث ، واللوازم ، والملفات وغيرها من المواد التي يتعين نقلها. الإصرار على تعبئة المواد الشخصية مثل الصور والجوائز والديكور المكتبي ونقلها من قبل الموظفين قبل تحرك المكتب لضمان السلامة.
ضمان نقل تكنولوجيا المعلومات
في حين أنه من المتوقع حدوث بعض التوقف خلال نقل المكتب ، نبذل قصارى جهدنا لجعل المعدات المكتبية وتكنولوجيا المعلومات في مكانها وتشغيلها في اليوم الأول في المكتب الجديد. وهذا سيسمح للموظفين بالبقاء على اتصال مع العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين ، والوصول إلى البريد الإلكتروني والشعور بالارتباط أثناء استضافتهم في مساحة جديدة. الاستعداد للاضطرابات المحتملة أثناء الحركة عن طريق دفع المواعيد النهائية الرئيسية أو تمديد جداول زمنية المشروع للحد من التوتر على الموظفين. انشر إشعارًا على موقعك الإلكتروني وتسجيل البريد الصوتي في مكتبك يتيح للعملاء معرفة أنك في مرحلة انتقالية حتى تتمكن من الحفاظ على مستويات خدمة عملاء عالية.
الترحيل لمسافات طويلة
إذا كنت تنقل مكاتبك مسافة بعيدة ، فقد يواجه بعض الموظفين الخيار بين نقل أسرهم الشخصية أو العثور على وظيفة جديدة. إذا كان هذا هو الحال ، فقم بتقديم إشعار مسبق قدر الإمكان حول هذه الخطوة ومساعدة الموظفين في اتخاذ أي قرار يتخذونه. على سبيل المثال ، للموظفين الذين يرغبون في القيام بهذه الخطوة ، تقديم الإحالات إلى المتخصصين في العقارات الذين يتخصصون في نقل الأعمال. إذا لم يتمكن الموظف من إجراء هذه الخطوة ، فعليك تقديم توصيات لمواقع جديدة عن طريق الاتصال بزملاءك.
