حسابات المكتب الصغيرة المستحقة الدفع هي عبارة عن حساب مطلوبات متداولة يتكون من التزامات دين يجب سدادها في غضون الأشهر الـ 12 المقبلة. من المهم أن يتم تنظيم المستندات الداعمة لبنود الديون هذه بحيث يتم دفع هذه الالتزامات في الوقت المحدد. يحافظ الدفع المستحق الدفع في الوقت المناسب على وضع المؤسسة الائتماني بالإضافة إلى ضمان علاقات جيدة ومستقرة مع الدائنين والموردين.
مطابقة الفواتير المستلمة مع أمر الشراء والمستلم أو مستند إكمال الخدمة. توجد فاتورة صالحة ومستحقة الدفع عند إنشاء أمر شراء تمت الموافقة عليه واستلام عناصر في الطلب أو استكمال الخدمات. إنشاء مجلدات حسب اسم البائع لاجراء أوامر شراء غير متناظرة ، واستلام المستندات وغيرها من الأوراق الداعمة.
وثائق ملف حسابات الدفع عن طريق تاريخ الدفع. بعد مطابقة الفواتير مع المستندات الداعمة ، تحقق من تاريخ الاستحقاق وعيّن تاريخ الدفع للفاتورة. تنظيم الفواتير في المجلدات التي تمثل كل يوم من الشهر. عندما تحدد تاريخ الدفع للفاتورة ، فضعه تحت ذلك اليوم. يمكن استخدام مجلد الأكورديون ، الذي لا يشغل مساحة كبيرة ، للحفاظ على الوثائق منظمة ؛ يمكن أن تمثل كل علامة تبويب يومًا من الشهر. إذا كان مجلد الأكورديون صغيرًا جدًا ، ففكر في استخدام الملفات المعلقة التي توفر مساحة أكبر للورق. تعيين اليوم فقط من الشهر لكل مجلد أو ملف ؛ عند انتهاء الشهر الحالي ، يمكنك إعادة استخدام هذه الملفات للشهر التالي.
ضمّن في جدولك اليومي مراجعة لملف الحسابات المستحقة في ذلك اليوم. إذا كانت هناك فواتير مرفوعة في ذلك اليوم ، فأصدر دفعة للفاتورة وعلّمها كمدفوعة. يجب أن تلاحظ الفاتورة تاريخ الدفع أو رقم الشيك أو معرف المعاملة ، إذا تم سدادها إلكترونياً والمبلغ المدفوع وتحديد الشخص الذي قام بمعالجة الدفع.
دفع فواتير الملفات في الملفات التي تم إنشاؤها لكل بائع أو دائن. يجب أن يحتوي ملف البائع على جميع الفواتير المدفوعة منذ بداية المحاسبة أو فترة 12 شهرًا. المستندات الموجودة في هذا الملف تدعم الدفعات التي تتم للبائع. في حالة ظهور مشكلة في دفعة أو مطالبة بائع لم يتم استلامها ، يمكن أن تقدم هذه الوثائق الدعم عند إتمام الدفع والعناصر التي تم دفعها أو لم يتم دفعها.
