إن الاستجابة الفعالة لرسالة تطلب المعلومات تعطي العميل المعلومات المطلوبة على الفور ، وتجنب صياغة أو حشو زائد. الاستجابة لطلبات العملاء للحصول على المعلومات في الوقت المناسب يعزز مصداقية عملك.
افتتاح
أدخل اسم العميل ومعلومات الاتصال في أعلى الزاوية اليسرى من الرسالة ، في تنسيق كتابة الرسائل القياسي. فمثلا:
جون سميث
555 الطائر المحاكي ،
سبرينجفيلد ، أوهايو
أسفل عنوان العميل ، أدخل التاريخ الذي تقوم فيه بصياغة الرسالة.
استخدم الاسم الأول للعميل لتخصيص الحرف بدلاً من "العميل العزيز". يجب أن يسمح الخط الأول بعد التحية له أن يعرف أن الرسالة هي في الواقع استجابة لطلبه للحصول على معلومات: "عزيزي جون ، ردا على طلبك للحصول على معلومات …"
نص الرسالة
اطلب من العميل كتابة خطابك أثناء صياغة ردك. اقرأ الرسالة مرة أخرى للتأكد من أنك تفهم بوضوح المعلومات التي يطلبها. إذا كان العميل يريد أكثر من جزء من المعلومات ، تسليط الضوء على مختلف البنود لضمان عدم ترك أي معلومات. ثم في نص الرسالة ، عنوان كل عنصر في شكل قائمة. إن أمكن ، استخدم عناصر تنسيق القائمة ذات التعداد النقطي أو الرقمي المرقمة في برنامجك.
إغلاق
ادعُ العميل إلى اتخاذ إجراء استنادًا إلى المعلومات التي قدمتها وإعادة التفاعل مع نشاطك التجاري ، تنصح سينثيا بيرون في صاحبة المشروع. إذا كان بإمكانك مساعدة العميل في وضع طلب عبر الإنترنت من موقع نشاطك التجاري ، على سبيل المثال ، دعوته إلى الحضور إلى المتجر للقيام بذلك. قم بتضمين رقم هاتف عملك وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان موقع الويب الخاص بك. لا مانع من تكرار هذه المعلومات في نهاية الرسالة - ودعوة العميل للاتصال بك إذا كان بحاجة إلى معلومات متابعة.
نصائح
-
الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية تعكس بشكل سيء على عملك. قبل إرسال أي مراسلات إلى العملاء ، بما في ذلك الردود على طلبات المعلومات ، اطلب من مساعدك الإداري أو أحد زملاء العمل تدقيق الأحرف مرتين على الأقل.
