عندما ينتهي العقد ، يجب أن يتطابق مبلغ المال المدرج في العقد مع ما تم دفعه. من الناحية العملية ، قد تكون هناك أخطاء ، ومكافآت لم يتم اكتسابها ، ورسوم مستحقة وغيرها من الأماكن في ميزانية العقد حيث لا تتوازن الكتب. تسوية العقود هي عملية تفسير وحل أي أهداف مالية فضفاضة: تتضمن الواجبات العثور على الأخطاء ، والعثور على السبب ، وحساب الحجم ، وتحديد كيفية إصلاحها.
ورقة العمل
المهمة الأولى في التوفيق بين العقد هي الذهاب إلى الأوراق ، وفقا لوزارة الدفاع. تشمل واجبات الموظفين الذين يعملون في المصالحة مقارنة العقد الأساسي ، مع أي أوامر تغيير ، مع سجلات الفوترة وقسائم الدفع وأنظمة المحاسبة الرسمية وأي معاملات تمت معالجتها بالفعل. طوّرت الحكومة الفدرالية أنظمة حاسوب للمصالحة تمكن موظفي المصالحة من مطابقة الوثائق المودعة إلكترونيًا في مختلف الأقسام.
كابل بيانات
قد يتضح أن هناك وثائق مفقودة مما يجعل من المستحيل التوفيق بين العقد بشكل صحيح. في هذه الحالة ، تتمثل مهمة الموظف في إجراء بحث شامل للسجلات ، الإلكترونية والنسخ المطبوعة ، للعثور على الوثائق. إذا تعذر العثور على بعض المواد ، فيجب على الموظفين أن يبذلوا قصارى جهدهم مع المعلومات التي لديهم.
التناقضات
واجب الموظفين التالي هو العثور على أسباب التناقضات. تشمل الأسباب المحتملة الاحتيال ، والأخطاء المحاسبية ، وانخفاض تكلفة الإمدادات أو المقاول الذي لم يُرد دفعًا زائداً بعد.
ضبط الكتب
وبمجرد العثور على أخطاء ، يكون الواجب النهائي لمهمة عقد التسوية هو تحديث الحسابات - تعديلها عندما يتم إرجاع المدفوعات الزائدة ، أو لإزالة الأخطاء ، أو عند تقديم قسائم التأخر في النهاية.
