على الرغم من أن العديد من الناس يعتبرون الاجتماعات مضيعة للوقت ، إلا أنها طريقة فعالة لمشاركة المعلومات ، ومتابعة التقدم في مشروع كبير ، وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق. من المهم أن يحضر جميع المشاركين الاجتماع ويصل في الوقت المحدد للحيلولة دون حدوث أي تأخير غير ضروري. إن الطريقة الفعالة لدفع المتورطين إلى التواجد في الوقت المحدد هي إرسال رسالة تذكير للجميع بالاجتماع المرتقب قبل بضعة أيام من الموعد المحدد.
إرسال بريد إلكتروني إلى جميع الحضور الاجتماع قبل يومين من الاجتماع.
أدخل عناوين البريد الإلكتروني لكل من يُتوقع أن يحضر في حقل "إلى" في قالب البريد الإلكتروني ، ثم ابدأ في إنشاء رسالتك.
تضمين التفاصيل المهمة مثل التاريخ والوقت والموقع. يمكنك أيضا إرفاق جدول الأعمال إذا كان هناك واحد. هذا سوف يساعد الحضور على التحضير للاجتماع.
إذا كان الاجتماع سيشمل عددًا قليلاً من الأشخاص ، فقد تفضل إرسال رسالة نصية إلى الجميع. هذه التنبيهات الحضور للاجتماع المقرر ويرسل تفاصيل مباشرة إلى هواتفهم المحمولة. بهذه الطريقة ، يمكنهم التحقق من التفاصيل مثل وقت ومكان الاجتماع بلمسة زر واحدة أينما كانوا. (تأكد من حصولك على رقم الهاتف الخليوي الصحيح لكل شخص. لن يتم استلام الرسائل المرسلة عن طريق الخطأ إلى خط أرضي.)
