لا يناسب تنسيق الفاكس المحدد كل موقف. ومع ذلك ، فإن اتباع بعض الإرشادات العامة سيساعد متلقي الفاكس على تحديد موقع المعلومات بسرعة على الفاكس. ستضمن هذه الإرشادات أيضًا أن المتلقي لن يواجه أي مشاكل عند وصول الفاكس وأنك ستتجنب المشاكل عند إرساله.
احتفظ بالفاكس الخاص بك من 10 إلى 12 صفحة. لا تستطيع العديد من أجهزة الفاكس المكتبية الصغيرة معالجة الكثير من الصفحات في وقت واحد. كما تقوم فاكسات كبيرة بربط خطوط الهاتف المشتركة مع أجهزة الفاكس. تقسيم الفاكس إلى دفعات متعددة إذا كان لديك لإرسال أكثر من 10 إلى 12 صفحة. أخبر المتلقي أن يتوقع أكثر من فاكس واحد منك.
ضبط هوامش الصفحة أو حجم الخط لمساعدتك على تحقيق عدد أقل من الصفحات. ومع ذلك ، تذكر أن أحجام الخطوط الأصغر قد لا تكون سهلة القراءة ويمكن أن تبدو الهوامش الصغيرة غير محترفة ، كما هو الحال في السيرة الذاتية. استخدم خط 11 نقطة على الأقل.
اكتب رسائل الفاكس بصيغة حرف الأعمال عندما يكون ذلك ممكنًا. يجب أن تكون الهوامش بوصة واحدة على الجانبين الأيسر والأيمن وبوصة واحدة ونصف في الأعلى والأسفل ، إذا أمكن. مساحة واحدة - رسالتك ، تباعد مزدوج بين الفقرات. تضمين خط التاريخ في الأعلى وكتل العناوين للمرسل والمتلقي قبل التحية. يذهب قسم عنوان المرسل أولاً.
تضمين صفحة غلاف مع الفاكس الخاص بك. لا تحتاج صفحة الغلاف إلى اتباع تنسيق تخطيط معين ، ولكن يجب أن تتضمن كل من معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل والمتلقي ، وعدد الصفحات التي يحتوي عليها الفاكس وخط الموضوع الذي يوضح ما هو الفاكس. أضف بعض الأسطر لأية تعليقات شخصية تتعلق بالفاكس ، كذلك. يمكن أن تتضمن معلومات الاتصال أسماء الأفراد والشركات وأسماء الأقسام والعناوين وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف. يجب أن يكون نص الرسالة سهل القراءة حتى يتمكن المتلقي من العثور بسرعة على معلومات عنه.
تجنب إرسال رسائل الفاكس باستخدام الرسومات ، إن أمكن. يأخذون الكثير من الوقت لإرسال واستقبال ، وهم يضيعون الكثير من الحبر. أيضا ، فإنها لا تظهر بشكل جيد للغاية على رسائل الفاكس بسبب الطباعة ذات الجودة الرديئة.
