لا يحصل الموظفون الإداريون على المجد أو الشهرة ، ولكن بدونهم ، فإن أماكن العمل محكوم عليها بعدم الكفاءة والركود. يقوم المسؤولون عن الجودة بإحداث فرق في مدى فعالية الآخرين في أداء وظائفهم. أنها توفر الدعم ومواجهة تدفق لا نهاية لها من المهام وراء الكواليس التي تجعل أي شركة تعمل.
ما هو مساعد إداري؟
يملأ المساعدون الإداريون مجموعة متنوعة من الأدوار في إعدادات المكتب. يمكن أن تتحول وظائفهم إلى فئة المساعد الشخصي إذا كانت مخصصة لمسؤول تنفيذي واحد أو أنها يمكن أن تكون المفتاح لمكاتب صغيرة ناجحة ، حيث تتعامل وحدها مع المكالمات والأوراق والمهام الأخرى لدعم القوى العاملة بأكملها.
تتطلب معظم وظائف المساعدة الإدارية التعامل مع البريد الإلكتروني ، أو إجراء مكالمات هاتفية أو إجراء مكالمات مع العملاء والموظفين الآخرين ، والجدالات الورقية وإدارة أنظمة الملفات. في كثير من الأحيان ، سيشاركون في إنشاء موظفين جدد. يمكنهم إدارة الجداول الزمنية للمكتب أو كبار المديرين التنفيذيين ، وجعل التعيينات والحفاظ على أعلى من التقويمات. فهم غالباً ما يتعاملون مع مواعيد الصيانة المنتظمة بانتظام ، مثل التأكد من أن شركة المياه تأتي لتنظيف مبرد المياه ، والأعمال الروتينية الأخرى.
تعتمد التفاصيل المحددة لمساعد إداري على الشركة والأشخاص الذين يعملون لصالحهم. إذا كانوا يعملون في مكتب محاسبة ، فقد يحتاجون إلى معرفة عملية بإجراءات المحاسبة. إذا كانوا في شركة ما بعد الإنتاج التلفزيوني ، فسيتعين عليهم معرفة لغة إنتاج الأفلام والتلفزيون. بالنسبة إلى شركة إعلانات ، سيتعين عليهم الحصول على معلومات أساسية عن شراء الإعلانات والتعامل مع تصميمات الإعلانات والعملاء.
يمكن أن تكون الوظائف الإدارية المساعدة طريقة رائعة للحصول على نظرة عامة حول ما تفعله الشركة ، ومن الممكن أن تتحول إلى وظائف أخرى أو تتعرف على الأدوار الأكثر ملاءمةً لها. من ناحية أخرى ، هناك مساعدين إداريين محترفين الذين يحبون العروض المتنوعة وسرعة إيصال المهمة إلى أيامهم.
ما هي مهام المساعدين الإداريين؟
من الممكن الحصول على وظيفة مساعد إداري كبير من خلال الحصول على شهادة الثانوية فقط ، لكن بعض الكليات تساعد ، خصوصًا في الوظائف تحت المديرين التنفيذيين. الأهم من ذلك هو المهارات الخاصة بكل وظيفة ، مثل التواصل الجيد سواء في الكتابة أو أثناء التحدث حيث أن الكثير من البريد الإلكتروني والتعامل مع الهاتف ينطوي على ذلك. في كثير من الأحيان ، يجب أن يمتلك المشرفون أسلوبًا جيدًا ودبلوماسية ، حيث سيتعين عليهم التعامل مع العملاء الغاضبين أو أن يكونوا الطرف المحايد بين الموظفين في مكاتبهم. لكن كل مهارات الاتصال لديهم ستكون مهمة إذا لم يكونوا مستمعين جيدين للحصول على التفاصيل.
مهارات الكمبيوتر ضرورية ، بما في ذلك معرفة كيفية استخدام برامج مثل Microsoft Word و Excel و Outlook. قد يكون إدخال البيانات مهمة مطلوبة ، والقدرة على إتقان أي برامج تستخدمها الشركة بسرعة ، مثل إدارة قواعد البيانات أو تطبيقات التعاون الجماعي ، ستساعد المشرف على النجاح في دوره.
عادةً ما يكون مطلوبًا فهم جميع جوانب البريد ، ويمكن أن يستلزم معرفة الطريقة التي تتعامل بها مع USPS للتعامل مع البريد اليومي وآلات البريد العاملة ، ولكن أيضًا معرفة أنظمة البريد مثل FedEx و UPS وحتى كيفية استدعاء شركات نقل الدراجات المحلية.
إن الواجبات الإدارية المجيدة الأقل تشمل الإبقاء على المكتب مجهزا بالامدادات. من الورق إلى حبر الطابعة والأقلام ، هذه الأشياء هي العمود الفقري للإمداد للمكتب الذي يعمل بشكل جيد ، وهو مجال مساعد المشرف. وكذلك الأمر يتعلق بمعالجة صيانة وصيانة المعدات المكتبية مثل الناسخات وأجهزة الكمبيوتر وغيرها. لن تحتاج بالضرورة إلى إصلاح هذه الأشياء ، ولكن حل المشاكل قليلاً يمضي بعيداً ، وباقي الوقت الذي يمكنهم فيه الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات أو الوصول إلى إصلاح الناس.
ما هي الصفات التي يحتاجها الموظفون الإداريون؟
إن وجود سلوك ومظهر مهني يتناغم مع صورة الشركة يقطع شوطا طويلا في هذا العمل لأن المساعدين الإداريين يكونون في الغالب "الوجه الأمامي" لشركة أو الانطباع الأول الذي يحصل عليه أحد المسؤولين التنفيذيين أثناء عملهم في تلك المكاتب.
يجري تنظيم أمر بالغ الأهمية. إدارة جميع هذه الجداول ، وإرجاع المكالمات ، وإصدار المذكرات ، وتحديث جداول البيانات ، والحفاظ على نظام الملفات - كل هذه تتطلب مهارات تنظيمية جيدة والقدرة على البقاء على رأس أشياء كثيرة على أساس مستمر. ذات الصلة ، بالطبع ، هي مهارات إدارة الوقت لأن المواعيد النهائية ثابتة ، وإذا تم إرسال العقد بعد فوات الأوان أو لم يتم إرجاع المكالمة على الفور ، فإنه يمكن أن يؤدي إلى انهيار الصفقات التجارية التي لا تقدر بثمن.
يُعتبر العمل الجماعي أمرًا بالغ الأهمية ، نظرًا لأن أدوار دعم وظائف الموظفين تدور حوله ، ولكن ذلك هو العمل بمفرده. إن البقاء على رأس المشاريع وبدء التشغيل الذاتي أمر ضروري ، والقيام بذلك في بيئة مزدحمة مع انقطاع مستمر إلزامي. تمتلئ الأيام بالمكالمات ، والأشخاص الذين يحتاجون إلى المساعدة والمهام المنبثقة التي تتطلب حلولاً فورية ، ولكن لا تزال هناك المشاريع الجارية التي تحتاج جميعها إلى الانتهاء أيضًا ، ويتعين على موظفي الإدارة التفوق في كليهما.
ما هي مجموعات المهارات هي قيمة؟
بعيداً عن المهارات اليومية القياسية المطلوبة لمستقبل مهني ناجح في مجال دعم العمل الإداري ، هناك العديد من المهارات الأخرى التي يمكن أن تفصل واحدة عن الرزمة وتعطيها ميزة على وظائف الإدارة الأعلى رعباً والأكثر مراوغة.
كونك ثنائي اللغة أو متعدد اللغات هو مهارة رائعة. إن معرفة اللغات الإسبانية ، أو الألمانية ، أو الصينية ، أو الهندية ، أو اللغات الأخرى الشائعة في الأعمال التجارية الوطنية أو الدولية يمكن أن تجعل من المسؤول قيمة بالغة ، وغالبًا ما تدفع هذه الأدوار مبالغ أعلى أيضًا.
بعض المهارات الأخرى ذات القيمة المحتملة تشمل معرفة وسائل الإعلام الاجتماعية ، وجود أساسيات في المحاسبة ، أن تكون ماهرا في كتابة التقارير وتحليل البيانات والحصول على بعض الفهم العملي للشروط القانونية والعقود.
في نهاية المطاف ، يجب على المساعدين الإداريين البحث عن وظائف في المجالات المهنية التي تهمهم. يجب أن يعمل شخص يحب القانون في مكتب محامٍ لأنهم سوف يحتاجون إلى تعلم القليل عن المهنة لأداء مهامهم بشكل فعال هناك. وبالمثل ، لا ينبغي على الشخص الذي لا يحب الطب أن يطمح إلى العمل في مكتب الطبيب. كلما عرف المرء أكثر عن الأعمال التي أجريت في مكان العمل ، كلما أصبحت أكثر قيمة كمساعد ، وكلما ارتفعت فرصهم للترويج.
ماذا كسب المساعدون الإداريون؟
تختلف وظائف المساعد الإداري بشكل كبير وتزداد التعويضات تبعا لنطاق مسؤوليات وظيفتهم وخبرتهم وأقدمية من يساعدونهم. لذا ، فإن أحد المساعدين الإداريين لمكتب صغير سيكسب أقل من واحد للحصول على تقسيم عالي السرعة للبيت الإعلاني ، وسيكسب كلاهما أقل من موظف إداري تنفيذي يعمل بشكل حصري لرئيس تنفيذي.
وفقا لفيسبوك دوت كوم ، عند حساب متوسط الأجور المقدمة في قوائم الوظائف لشهر أكتوبر 2018 ، تلقى مساعدين إداريين من المستوى المبدئي $13.05 في الساعة أو تقريبا $28,000 سنويا. من ناحية أخرى ، أفاد موقع Salary.com أن مساعد إداري صغير ذو خبرة يكسب ، في المتوسط ، $40,588اعتبارًا من سبتمبر 2018. يبلغ نفس الموقع عن متوسط الراتب للمساعد الإداري للرئيس التنفيذي $77,913، ولكن ارتفعت رواتب أعلى مدى بما في ذلك حزم الفوائد تصل إلى $95,219.
مستقبل المساعدين الإداريين
تتغير التكنولوجيا بسرعة ، مما يجعل حياتنا أكثر إنتاجية وتنظيمًا وسرعة من أي وقت مضى. قد يعتقد المرء أن هذا يهدد وظائف مساعد إداري في المستقبل ، لكن هذا ليس هو الحال. في الواقع ، من بعض النواحي ، يمنحهم المزيد من الفرص.
اليوم ، "المساعدون الافتراضيون" هم مهنة متزايدة. القدرة على العمل عن بعد والتواصل عن طريق الهاتف والفيديو مع أصحاب العمل يجعل من الممكن للمساعدين للعمل من أجل الناس في جميع أنحاء العالم. هذه هي فرصة مهنية متزايدة لأولئك الذين يرغبون في العمل من المنزل أو في الخارج. تعمل بعض شركات VA على الشركات مباشرة ، وبعضها يعمل من قبل أطراف ثالثة والعديد منهم يعملون لحسابهم الخاص ويعملون بدوام جزئي لمدة أسبوعين أو أكثر من أرباب العمل. يتطلب النجاح في استخدام نظام VA بذل المزيد من الجهد الذاتي والاجتهاد لأن العمل عن بعد يعني الحاجة للبقاء على قيد الحياة.
في المكاتب التقليدية أيضاً ، ليس للمساعدين الإداريين ما يخشونه - وستظل وظائفهم تشكل المفتاح لأي نجاح في مكان العمل. ما يمكن أن يتغير هو مستوى إتقان الكمبيوتر الذي يتوقع أن يكون لديهم كميتمين والاعتماد الرقمي في ازدياد مستمر ، لذا فإن أولئك الذين يبقون على الاتجاهات والتكنولوجيات سيكون لهم ميزة على نظرائهم.
