الغرض من نظام التحكم في المستندات هو التأكد من أن المستندات التي تستخدمها مؤسستك فعالة وحديثة. ويمكن تحقيق ذلك باستخدام قائمة بسيطة من الوثائق المعروفة باسم القائمة الرئيسية.
دليل السياسات والإجراءات
يجب أن تكون معالجة التحكم في المستندات في دليل السياسات والإجراءات الخاصة بك هي الخطوة الأولى. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحدد مؤسستك مسؤولاً للإشراف على مراقبة المستندات من خلال كونها مسؤولة عن القائمة الرئيسية للمستندات.
القائمة الرئيسية للوثائق
قم بإنشاء قائمة رئيسية تحدد المستندات المستخدمة داخل مؤسستك للعمل بفعالية. تتضمن أمثلة الوثائق أدلة الإجراءات ، وكتيبات الجودة ، وتعليمات العمل والنماذج. باستخدام تنسيق ورقة انتشار ، وتشمل اسم المستند والإصدار. إذا كنت تشير إلى إجراء مُلزم من مصدر خارجي ، فإن الرجوع إلى المعيار في القائمة الرئيسية سيساعد على إمكانية التتبع.
عملية المراجعة
يجب ملاحظة المستندات التي تمت مراجعتها في القائمة الرئيسية. على سبيل المثال ، سياسة وإجراءات ضمان الجودة ، الإصدار ب. يمكنك إنشاء نظام تعريف خاص بك. بعض المنظمات تستخدم تواريخ المراجعة. عند مراجعة إجراء ما ، يجب عليك أيضًا مراجعة أي نماذج أو إرشادات تشير إليها ضمن الإجراء.
