وفقًا لقاموس الأعمال ، فإن نظام إدارة المستندات هو "نظام إلكتروني مصمم لتنظيم المستندات وإدارتها. وعادة ما يتم تنظيم هذه الوثائق مع البرامج ، والتي توفر للمستخدم القدرة على الوصول إلى المستندات وتعديلها وتخزينها مركزيًا. "غالبًا ما تستخدم الشركات هذه الأنظمة لتحويل المستندات الورقية التاريخية إلى ملفات إلكترونية لتسهيل الرجوع إليها وتقليل مساحة التخزين. تولد معظم الشركات نوعًا من الأوراق المرتبطة بعملياتها. يمكن أن يؤدي العثور على أفضل طريقة لإدارة هذه المستندات إلى تحسين سير العمل الداخلي للشركة.
مراجعة النقاط الواردة لمستندات الأعمال. يجب على أصحاب الأعمال والمديرين تحديد كيفية دخول المستندات لشركتهم وتحديد كيفية الحصول عليها بشكل أفضل إلكترونياً.
تنفيذ برامج لالتقاط المعلومات إلكترونياً. يمكن للشركات أن تطلب من الأطراف الخارجية - مثل الموردين أو الموردين أو المجموعات المماثلة - إرسال المعلومات إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني أو مواقع الويب. يتيح ذلك للشركات تحميل المعلومات مباشرة في نظام إدارة المستندات.
مطالبة الموظفين بمسح المستندات الورقية في نظام حفظ ملفات إلكتروني. بعد إكمال الموظف لمهمته ، قد يطلب المديرون فحص كل المعلومات ذات الصلة في وحدة تخزين الكمبيوتر أو الخادم في الشركة. يمكن للموظف بعد ذلك أن يقطع الأصل للتخلص من المعلومات الحساسة.
قم بإعداد نظام البحث عن الوثائق. يمكن أن تؤدي القدرة على العثور على المستندات المخزنة بسرعة إلى تقليل الوقت الذي يقضيه الموظف في البحث عن المعلومات السابقة. يجب على الشركات إنشاء نظام إيداع إلكتروني قياسي للأفراد لتخزين المعلومات والعثور عليها في وقت لاحق.
نصائح
-
قد تقرر الشركات الاستعانة بمصادر خارجية لنظام إدارة الوثائق الخاصة بهم. قد تتخصص الشركات في تخزين المعلومات بحيث لا تحتاج الشركة إلى كميات وفيرة من مساحة التخزين الفعلية للمستندات.
تحذير
على الرغم من أن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية توفر العديد من المزايا لشركة ما ، إلا أنها قد تكون لها عيوب أيضًا. يجب أن تكون الشركات قادرة على تأمين المعلومات الإلكترونية من إساءة الاستخدام أو الاحتيال أثناء نسخ المعلومات احتياطيًا للحماية ضد فشل الكمبيوتر أو الخادم.
