يقدم المتطوعون خدماتهم إلى الجمعيات الخيرية والكنائس والمنظمات الأخرى المفضلة لديهم مجانًا. ومع ذلك ، فبينما يمنح المتطوعون وقتهم بحرية ، لا تريد العديد من المنظمات أن يدفع متطوعوها مقابل التطوع لأنهم يستخدمون البنزين والسيارات الخاصة بهم للوصول إلى عملهم التطوعي ، بل سيستخدم بعضهم مركباتهم الشخصية لتنفيذ العمل.. إذا استطاعت إحدى المؤسسات تحمل تكاليفها ، فستقوم في كثير من الأحيان بتعويض المتطوعين عن نفقات سفرهم. ومع ذلك ، يجب الحرص على عدم إنشاء مسؤولية ضريبية للمتطوع.
نموذج W-9
النموذج W-9 عبارة عن طلب لرقم تعريف دافع ضرائب. في حالة المتطوعين ، سيكون هذا هو أرقام الضمان الاجتماعي الخاصة بهم. كما يطلب عدد الإعفاءات التي يمتلكها المتطوع. إذا كانت المنظمة ستعرض تعويضات للمتطوعين ، فيجب ملء هذا النموذج. إذا ظلت التعويضات غير خاضعة للضريبة ، فلن تكون هناك حاجة للمعلومات إلا في مسك الدفاتر في المنظمة لإظهار من سددت المبالغ المستردة.
السداد
وحتى لا تعتبر إيرادات ، يجب أن تكون المبالغ المستردة مصاريف السفر الفعلية التي يمكن توثيقها في إطار خطة خاضعة للمساءلة. وهذا يعني أن المتطوعين يحتاجون إلى تقديم وثائق النفقات وأن يتم رد أي تعويض عن النفقات الفعلية. تحتاج المستندات إلى إظهار الوقت والمكان والغرض التجاري ومقدار المصاريف.
مصاريف النقل
نفقات النقل هي تكاليف السفر المحلية. على الرغم من أن ذلك يتم عادة في سيارة ، إلا أنه يمكن أن يشمل تذاكر الطيران وتذاكر الحافلة وتكاليف النقل وسيارات الأجرة. أيضا ، أي رسوم ورسوم وقوف السيارات. بالنسبة للسفر في سيارة شخصية ، قد يكون من الصعب تحديد التكاليف الفعلية لأشياء مثل تغيير الزيت أو تعبئة البنزين. من الأسهل تعويض المتطوعين في كل ميل إلى معدل السداد الفيدرالي المعياري.
خصومات السفر
تحدد الحكومة الفدرالية معدلات السداد الخاصة بالأعمال التجارية والخيرية والتعيين الطبي والأميال المتحركة كل عام على أساس تكاليف تشغيل السيارات. إذا تم تسديد المتطوعين أكثر من المعدل الفيدرالي ، فإن الزيادة تعتبر دخلاً ، وفي هذه الحالة ستكون المعلومات في نموذج W-9 مطلوبة. إذا تم تسديد المتطوع بمعدل أقل ، يمكن للمتطوع أيضًا المطالبة بالفرق بين معدل السداد الفعلي والسعر الفيدرالي كخصم على ضريبة الدخل الفيدرالية.
