في مرحلة ما من حياتك المهنية ، سيكون عليك كتابة تقرير أعمال. يتناول تقرير الأعمال عادة مشروعًا معينًا أو مكونًا معينًا للشركة ، ويعرض نتائجك ويقدم توصيات للقارئ المقصود.
تخطيط وكتابة تقرير أعمال مناسب يصل إلى جمهوره المستهدف ويحفز قرائه يأخذ التخطيط والبحث والتزام بنجاح التقرير. في حين أن أسلوب كتابة تقرير الأعمال المحدد الذي تستخدمه يجب أن يعكس أسلوبك الشخصي في الكتابة وشخصيتك ، بالإضافة إلى شخصية الشركة ، هناك بعض النصائح المفيدة لكتابة التقارير التي يمكن لأي شخص استخدامها.
توضيح الغرض من التقرير
إن القليل من نصائح كتابة التقارير لا تقل أهمية عن تعريف وتوضيح الغرض من التقرير. افعل ذلك في وقت مبكر من التقرير قدر الإمكان حتى لا تضيع الوقت والطاقة مع القضايا غير الضرورية. اجمع كل المعلومات اللازمة لعمل تقرير موثوق. قد يعني هذا في بعض الأحيان التحدث إلى الأشخاص المعنيين ، أو يمكن أن يكون مشاركًا في تنفيذ مشروع بحثي.
مثال:
يتناول هذا التقرير تقنيات التسويق التي استخدمناها في السنوات الخمس الماضية لاكتساب عملاء جدد. استنادًا إلى تحليل التقنيات والأموال التي يتم إنفاقها وعدد العملاء الجدد الذين اكتسبناهم من كل منهم ، أود أن أوصي بثلاثة أنواع محددة من التسويق في المستقبل.
تنظيم جميع المعلومات ذات الصلة
تأكد من قصر معلوماتك على الغرض من تقرير العمل. لا تدع نطاق التقرير يتوسع حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعطيل تنسيق تقرير نشاطك التجاري. إذا كان الغرض من التقرير هو التوصية بثلاثة مواضيع محددة لتقنيات التسويق ، فابقى تركز على هذه التقنيات الثلاثة والمعلومات ذات الصلة.
مثال:
وكما سترى بناءً على بحثي ، فهذه هي أهم ثلاث تقنيات تسويقية أوصي بها. فهي الأكثر فعالية من حيث التكلفة لجلب أكبر عدد من العملاء الجدد.
تعرف على صيغة تقرير النشاط التجاري
يجب أن تفهم من تكتب وتكتب وتحديد أفضل طريقة للتعامل مع هذا الجمهور. حدد النبرة والمواقف والتركيز الموجه للقراء. في حين يجب أن تكون دائمًا محترفًا في نمط كتابة تقرير أعمالك ، قد يختلف مستوى التفاصيل التي تضيفها اعتمادًا على من يقرأ التقرير.
إذا كنت تكتب إلى المديرين التنفيذيين للشركات رفيعة المستوى ، فقد ترغب في تضمين أرقام وأبحاث أكثر تحديدًا وأن تكون أكثر تفصيلاً في أوصافك. إذا كنت تكتب إلى فريق التسويق الذي يتفهم لغة التسويق ، فيمكنك استخدام تنسيق تقرير العمل الذي يتميز بنبرة أكثر استرخاء ويتحدث عن الأساليب التي استخدمتها في الماضي.
تحفيز جمهورك
إنشاء تقرير النشاط التجاري باستخدام كلمات قوية من شأنها تحفيز جمهورك. أنشئ جُملًا فعالة ومرتبة جيدًا ، ولكن حافظ على صحتها لأسلوب كتابة تقارير أعمالك الشخصية. قد يقوم بعض جمهورك بمسح التقرير فقط ، لذلك اختر صيغة تقرير الأعمال مع النقاط النقطية والكثير من المسافات البيضاء والعناوين الجيدة والعناوين الفرعية والفقرات القصيرة.
مثال:
ثلاثة تقنيات التسويق القاتل
يمكننا الحصول على 35٪ من العملاء وتوفير المال باستخدام تقنيات التسويق القاتلة الثلاثة التالية:
- رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني الشهرية تقدم محتوى مفيدًا.
- الترقيات الفصلية في المتجر.
- الإعلان في الصحف المحلية.
تدقيق قبل أن ترسل
واحدة من أهم نصائح كتابة التقارير هي الإثبات والتحرير والمراجعة قبل توزيع التقرير. إن وجود مجموعة ثانية من العيون للقراءة فوق التقرير هو وسيلة ممتازة للتأكد من أن رسالتك واضحة. اترك لنفسك متسعًا من الوقت لتحرير وتنقيح التقرير قبل تاريخ الاستحقاق. لا تتعجل هذه الخطوة. عند توزيع التقرير ، تأكد من تضمين جميع المستندات والمرفقات وأن الجميع يحصل عليها.
