عندما تنفق الشركة أموالاً لدفع مصروفات ، سواءً كانت نقدًا أو بشيكًا أو بالتحويل الإلكتروني أو أي طريقة أخرى ، يُعرف هذا باسم الصرف النقدي في عالم المحاسبة. إن تقرير الصرف النقدي هو سجل لكل معاملة تشتمل على نقد تدفعه الشركة لأي سبب من الأسباب. يتم عادةً إنشاء التقرير بواسطة حزمة برامج محاسبة الشركة ، مثل QuickBooks.
نصائح
-
تقرير الصرف النقدي هو سجل لجميع المعاملات الفردية التي تنطوي على النقد المدفوع من قبل الشركة.
ما هو الصرف النقدي؟
تمثل المدفوعات النقدية معاملات المصروفات الفردية التي تتكون منها مجاميع المصروفات المبينة في بيان الدخل للشركة. وهذا يشمل مدفوعات الأجور والرواتب والمخزون والخدمات القانونية الخارجية وإيجار المبنى وكل النفقات الأخرى التي تتكبدها الشركة. عندما تقوم الشركة بدفع الفواتير ، فإنها تسجل المدفوعات إلى دفتر يومية المدفوعات النقدية في نظام برمجيات المحاسبة الخاص بها.
يوضح بيان الربح والخسارة للشركة المصروفات النقدية على مستوى مرتفع ، ويتم إظهار المصروفات في فترات زمنية مختلفة اعتمادًا على ما إذا كانت الشركة تستخدم المحاسبة النقدية أو على أساس الاستحقاق.
مجلة الصرف النقدي
في المحاسبة ، يُستخدم مصطلح "دفتر اليومية" لوصف قائمة المعاملات المسجلة التي تم فصلها حسب النوع. يستخدم النشاط التجاري عادة عدة مجلات في نظامه المحاسبي ، مثل دفتر يومية للمبيعات وإيصالات نقدية ومصروفات نقدية ومجلة عامة. في العديد من حزم البرامج المحاسبية ، لا يرى المستخدمون المجلات الفردية.
يتم ترحيل هذه المعاملات إلى دفتر اليومية العام للشركة لأنه عندما يقوم المستخدم بإنشاء شيكات أو إدخال فواتير إلى النظام ، يتم تلقائيًا إدخال الإدخالات في كل دورية محددة ثم يتم نقلها إلى المجلة العامة. وقد ألغى ذلك الحاجة إلى تسجيل المعاملات يدويًا في مجلة فردية مثل دفتر يومية المدفوعات النقدية. عند تسجيل المعاملات المحاسبية يدويًا ، كان يتم تسجيل الإدخالات يدويًا في مجلة الصرف النقدي أولاً ثم نقلها إلى مجلة عامة.
حماية أموال الشركة
أحد أهم الاستخدامات لتقرير الصرف النقدي هو المساعدة في الحفاظ على ضوابط داخلية محكمة على الأموال النقدية التي تترك الشركة حتى لا ينتهي الأمر بها في الأيدي الخطأ. هذا جزء من عملية أكبر للضوابط الداخلية النقدية التي تتضمن العديد من الخطوات ، مثل فصل الرسوم ، مما يعني أنه لا يتم التعامل مع المعاملات المالية من البداية إلى النهاية من قبل موظف واحد فقط.
يمكن أن يعطي تقرير الصرف النقدي مالكي الشركات معلومات ضرورية عن النفقات للمساعدة في إدارتها على مدار الوقت. على سبيل المثال ، يوضح المبلغ الذي تم إنفاقه على المخزون لهذا الشهر ، والمبلغ الذي تم إنفاقه على أجور الموظفين ، والإيجارات والإيجارات والنفقات لأي خدمات خارجية. يمكن استخدام مجلة الصرف النقدي كمصدر لتخطيط القرارات المستقبلية لإدارة النقد. كما يوفر التقرير مستوى من التفاصيل اللازمة للمساعدة في منع أي شخص في الشركة من التملك غير المشروع أو سوء توجيه النقدية. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعد استعراض التقرير بمرور الوقت في تتبع أنماط الدفع لتحديد النشاط غير المعتاد أو تحديد عمليات الصرف الكبيرة والتحقق منها للتأكد من أنها شرعية.
عندما تقوم الشركة بصرف النقود ، يجب أن تستخدم دائمًا شيكًا مرقّقًا مسبقًا ومطبوعًا ، وأن تكون هناك سياسات معمول بها لمن يستطيع في الشركة تفويض الدفع بالشيكات. أيضا ، عندما تدفع شركة فواتير ، يجب أن تضع علامة عليها كمدفوعة لمنع الدفع المزدوج عديم الضمير أو الخطأ. يعد مراجعة تقرير المدفوعات النقدية كل شهر طريقة فعالة للقبض على هذه المشكلة وغيرها.
من المهم أن تمتلك الشركة عددًا محدودًا للغاية من الأشخاص ، ربما ثلاثة أو أربعة أشخاص كحد أقصى ، ممن يملكون سلطة توقيع شيكات الشركة. في حالة ظهور دفعة غير عادية في تقرير الصرف النقدي ، يصبح من السهل تعقب نسخة الشيك والتحدث مع الشخص الذي وقع الشيك للتحقق من المعاملة. يجب أن يكون التحقق من الموقعين على مستوى سلطة كبير وملائم داخل الشركة.
