كيفية كتابة تقرير الخدمة

تقارير الخدمة هي مستندات مكتوبة من قبل ممثلي خدمة العملاء لتتبع جودة المنتج أو الخدمة. تستخدم الإدارة هذه التقارير لصياغة خطط حول كيفية تغيير المنتج أو تعديل بروتوكولات الخدمة للحصول على تجربة أفضل للعملاء. وهذا أمر مهم لأن مثل هذه التعديلات قد تؤدي إلى تحسين احتفاظ العملاء وإحالتهم ، وهو ما قد يترجم بدوره إلى زيادة في إيرادات الأعمال. عند كتابة تقرير خدمة ، من المهم أن تقدم معلومات واضحة وقيمة لتطوير الأعمال.

اكتب اسم العميل ومعلومات الاتصال به ، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني الخاص به إن وجد.

تشير إلى رقم الموديل ورقمه المسلسل وتاريخ الشراء ووقت اتصال العميل أو قم بزيارة تقارير الخدمة الموجهة للمنتج. قدّم عنوانًا للخدمة ووصفًا للخدمة بدلاً من معلومات التصميم والنموذج والمسلسل إذا كان تقرير الخدمة يتعامل مع الخدمة فقط.

أوضح المشكلة ، مع ملاحظة أي تعليقات محددة من العملاء حول المنتج أو الخدمة. حدد ما إذا كان قد تم تكرار المشكلة.

اذكر الخدمات أو المنتجات المحددة المقدمة أو المقدمة لمعالجة شكوى العميل. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يتعامل في أجهزة الكمبيوتر والبرامج ، فيمكنك كتابة "التحقق من القرص الذي تم تحديده لتحديد موقع أجزاء محرك الأقراص غير الصالحة" إذا كان العميل يشك في فشل محرك الأقراص الثابت الخاص به.

سرد سبب المشكلة ، بما في ذلك القضايا مع الموظفين. حدد الأجزاء التي كانت معيبة ، إن أمكن.

اكتب فقرة تتضمن فيها أي ملاحظات أو ملاحظات قد تساعد في تجنب أو التعامل مع شكاوى مماثلة في المستقبل. على سبيل المثال ، قد تلاحظ أنه قد تم إرسال الشكوى إلى فريق معين ، ما يبدو أن المشكلة تشير إلى نطاق أوسع للشركة أو أن أداة معينة ستكون ضرورية لإصلاح المشكلة على المدى الطويل.

تقديم تقييم أساسي لرضا العميل باستخدام الإرشادات التي تحددها شركتك (على سبيل المثال ، 10 تساوي تمامًا satisifed).

قم بتوقيع وتاريخ التقرير.

نصائح

• تقدم العديد من مواقع الويب قوالب لتقارير الخدمة التي تحتوي على أقسام للمعلومات المذكورة هنا. سيؤدي استخدام مثل هذا النموذج أو إنشاء قالب خاص بك إلى جمع بيانات أكثر تناسقًا من العديد من ممثلي خدمة العملاء.

  احتفظ بصياغة تقريرك قدر الإمكان قدر الإمكان. تجنب استخدام لغة "I" تمامًا. الجمل غير المكتملة التي يفهم فيها الموضوع والتي تبدأ بالأفعال مقبولة (على سبيل المثال ، "الاستبدال المقدم لـ جزء") ، مثل الرصاصات. يجب أن تكون تقارير العملاء سريعة جدًا في القراءة والإبداع ، حيث قد يضطر ممثل إلى إعداد العشرات في يوم واحد.

  تأكد من ذكر اسم الممثل الذي تعامل مع المكالمة أو الزيارة ، حتى لو كنت أنت.