قد يساعد المكتب غير الورقي في الحفاظ على البيئة ، ولكنه قد يخلق صداعًا في العملية إذا لم يتم وضع نظام مناسب للعمل. يتطلب نقل كل شيء إلى الفضاء الرقمي وضع إجراءات للتحكم في المستندات وسير العمل لضمان عدم فقد أي شيء في الانتقال. عندما تنحرف في صناديق مادية في صناديق القمامة من التاريخ ، يجب أن تحل محلها الظاهري منها.
الذهاب الرقمي
في المكتب اللاورقي ، الهدف هو نقل كل شيء ممكن عبر الإنترنت. يتم مسح المستندات المطبوعة ضوئيًا ووضعها في موقع مشترك على نظام الكمبيوتر الخاص بك حيث يمكن للمستخدمين المصرح لهم الوصول إليها. بالإضافة إلى المزايا البيئية ، يمكن للمكتب الذي لا يستخدم ورقًا جيدًا أن يسهّل العثور على المعلومات أكثر من أنظمة الإيداع التقليدية. تقوم المجلدات الموجودة في أرشيف ظاهري بتخزين المستندات القديمة بحيث لا تفسد المناطق التي يتم الدخول إليها بشكل متكرر ولكنها لا تزال متوفرة عند الحاجة.
التقويمات المشتركة
يسمح نقل جداول الموظفين إلى تقويم مشترك لأصحاب العمل بإدارة وقت العطلة والمسائل الأخرى التي تؤثر على جدول العمل. كما يسمح لزملاء العمل بتتبع الاجتماعات والأحداث المجدولة الأخرى. يمكن للفرق التي تتشارك في تقاويم العمل مراقبة الأشخاص الذين هم في المكتب وخارجه ومن إمكانية تنظيم سير العمل في المشروعات مع وضع ذلك في الاعتبار. فالقدرة على رؤية أن أصحاب المصلحة الرئيسيين يتوجهون إلى مؤتمر في نهاية الأسبوع ، على سبيل المثال ، يمكن أن يحفز شخصًا على إكمال مسودة مستند أو عقد رئيسي بشكل أسرع حتى يحصل أصحاب المصلحة على فرصة لتقديم مساهماتهم قبل اكتمال المحتوى.
إدارة الوثائق
تحتاج المكاتب اللاورقية إلى نظام يفرض كيفية الحفاظ على المستندات وتخزينها. إنشاء اصطلاح تسمية وتكوين مجلد للمستندات لتسهيل العثور على المستندات. غالبًا ما تسمح أنظمة إدارة المستندات بـ "التحقق" وتتبع التغييرات. هذا يمنع العديد من الأشخاص من العمل على مستند في نفس الوقت ويسمح بالتحكم في الإصدار. يؤدي تفويض تحديث الوثائق في الموقع المشترك إلى تقليل المشكلات التي تحدث عندما يقوم المستخدمون بتنزيل ملف ، وإجراء التحديثات وإرسالها عبر البريد الإلكتروني ، ثم يفشلون في الاحتفاظ بالإصدار الرسمي الحالي.
ادارة مشروع
برنامج إدارة المشاريع يساعد على تتبع معالم المشروع والمواعيد النهائية. ستحتاج إلى نظام يمكنه تتبع المهام وجداول المشروعات ويسمح للموظفين بالإشارة إلى وقت اكتمال شيء ما. يجب أن تنبه الإشعارات شخصًا ما عندما تحتاج مهمة جديدة إلى اهتمامها. يمكن للأفراد تتبع مشاريعهم الخاصة ، في حين يمكن للمديرين الحصول على نظرة شاملة على ما يجري في جميع أنحاء الفريق وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة. يجب أن تتم أرشفة المشاريع رقمياً مرة واحدة ، مع الدروس المستفادة ، بحيث يمكن نقل المعرفة بسهولة عندما يبدأ مشروع مماثل في وقت لاحق.
