مع استمرار التقدم التكنولوجي ، كان أحد الاتجاهات الحديثة في القرن الواحد والعشرين هو ما يسمى المكتب اللاورقي. إن المكتب اللاورقي ليس في الواقع ورق بالكامل ، ولكنه يستخدم الحد الأدنى من الورق ويحول أكبر قدر ممكن من الوثائق إلى الشكل الرقمي. يتمتع المكتب اللاورقي بميزات وعيوب على حد سواء ، ويجب على كل منهما النظر فيه من قبل منظمة تفكر في الانتقال من حفظ السجلات التقليدية.
أكثر مدمجة وفعالة
تتطلب الملفات الرقمية مساحة فعلية أقل بكثير من الملفات الورقية ، ويسهل الاحتفاظ بتنظيمها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن الوصول إلى الملفات الرقمية المؤرشفة بسهولة أكبر من الملفات الورقية المؤرشفة. يمكن مشاركة الملفات الرقمية بسهولة بين العديد من المستخدمين في وقت واحد ، والوصول إليها من المواقع البعيدة ، وتعزيز كفاءة العمل.
وعائي envionmentally
تعني الملفات الورقية الأقل عددًا أقل من الورق المستخدم للنسخ المكررة ولحفظ السجلات العامة. هذا العامل يجعل المكتب الورقي أكثر وعيا بالبيئة في معظم الحالات. بالنسبة للمجلات والمنشورات الأخرى عبر الإنترنت ، فإن النشر الرقمي يعني إزالة الأحبار التي تحتوي على المعادن الثقيلة والمذيبات والمواد الأخرى الضارة بالبيئة.
مخاوف البرامج والأجهزة
إن المكتب اللاورقي يتسم بالكفاءة فقط حيث أن البرمجيات والأجهزة المستخدمة في تخزين السجلات تسمح للعمال بأن يكونوا. يمكن أن تتسبب أعطال البرمجيات والمعدات في حدوث أعطال كبيرة في عمل المكتب اللاورقي. كما أن صيانة البرامج والأجهزة الخاصة بالمكتب اللاورقي تثير القلق أيضًا ؛ غالباً ما يكون موظفو تكنولوجيا المعلومات أو الاستشاريون (IT) من الضروريات ، بالإضافة إلى الفنيين الذين يقومون بتزويد الأجهزة بالمعدات بشكل منتظم.
أخطاء إدخال البيانات ومنحنيات التعلم
وكما هو الحال مع أي عملية انتقال ، فإن الانتقال إلى المكتب اللاورقي غالباً ما ينطوي على منحنى تعلّم ، لا سيما في بيئة مكتبية حيث الموظفون ليسوا ملمين بالكمبيوتر بالفعل. قد تكون أخطاء إدخال البيانات مكلفة ويمكن أن تؤدي إلى مشكلات كبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي إدخال البيانات وأخطاء الإيداع إلى إساءة تصنيف السجلات ، مما يجعل من الصعب أو المستحيل العثور عليها في وقت لاحق.
مخاوف أمنية
يمكن أن تكون السجلات الرقمية عرضة للوصول غير المصرح به ، إما عن طريق القرصنة أو عن طريق التراخي من جانب الموظفين. خاصة مع السجلات القانونية والطبية الحساسة ، يمكن أن يؤدي فقدان البيانات إلى مسؤولية كبيرة للشركة المعنية ، خاصة إذا كان الإهمال متورطًا. يمثل التخلص من السجلات الرقمية صعوبة خاصة ، خاصة في بيئة الشبكة المشتركة. ببساطة ، لا يؤدي مسح ملف ما إلى حذف سجل رقمي تمامًا ، تمامًا كما لا يؤدي حذف مستند إلى سلة المهملات إلى منع شخص آخر من استرداد الورقة لاحقًا.
