ليس هناك شك في أن التقدم في التكنولوجيا - خاصة من حيث الإنترنت - جعل من الأسهل والأسرع تبادل المعلومات مع الأفراد في جميع أنحاء العالم. لسوء الحظ ، فقد حان أيضا ثمن ترك النعم الاجتماعية التقليدية والحكم الصائب يقع على قارعة الطريق في عجل جهدنا لتكوين صداقات ، أو طرح أفكار أو إبرام صفقة حاسمة. إليك ما تحتاج إلى معرفته حول استخدام البريد الإلكتروني بحكمة في كل من حياتك الشخصية والمهنية.
وحوش في الفضاء سايبر
لقد ولدت شبكة الإنترنت سلالة جديدة من الأشرار الحاقدة التي تقع في فئتين - أولئك الذين يريدون إيذاء جهاز الكمبيوتر الخاص بك وأولئك الذين يريدون إيذاءك. أولئك الذين يريدون تدمير جميع البيانات على النظام الخاص بك يفعلون ذلك من خلال الفيروسات سريعة المفعول التي تعلق على رسائل البريد الإلكتروني التي إما تغريكم بخطاف مثير في سطر الموضوع ("تهانينا! لقد ربحت اليانصيب للتو") أو التظاهر أن تأتي من شخص تعرفه ("هل تلقيت رسالتي حول الغداء الأسبوع المقبل؟"). ما هو مخادع عن هذا الأخير هو أنه على السطح يبدو المرسل شرعيًا ، ولكن عند فتح البريد الإلكتروني ، يُطلب من المتلقي أن ينقر على رابط سيطلق العنان للتدمير الإلكتروني بسرعة. ينبغي دائماً اعتبار رسائل البريد الإلكتروني المزعومة للتحذير من وجود مشاكل في حساب مصرفي أو خرق أمني في شركة PayPal أو أي نوع من أنواع التحريات الجنائية التي تثير اهتمام المستفيد الفوري وتعاونه ، موضع شك. نوع آخر من الشرير السيبراني يتربص في غرف الدردشة ، يمتص المعلومات الشخصية من بلوق ، وهو زائر منتظم في الفيسبوك ، ماي سبيس ، والمواقع المرتبطة بالتعارف. بسبب عدم الكشف عن هويته أن الإنترنت يوفر لمستخدمي البريد الإلكتروني ، ليس لديك أي فكرة عما إذا كان ذلك الشخص اللطيف الذي كنت تكتبه ذهابًا وإيابًا إلى - ويقترب من موعد فعلي - هو في الحقيقة خريج من جامعة هارفارد ، يعمل لدى ميريل لينش ، و يقود سيارة بورش أو هو فنان مهلهل يفكر في الوثوق بالنساء ويوشك على ضربك بسرد قصة تتضمن السماح له بالوصول إلى منزلك و / أو بطاقات الائتمان الخاصة بك.
الاستخدام غير المناسب للمعدات المكتبية
في يوم من الأيام ، كان من المفترض أن معظم الموظفين يمتلكون الحس السليم بعدم الانقياد على هاتف الشركة لساعات طويلة مع أصدقائهم ، أو لمكاتب مكتب سرقة للاستخدام المنزلي ، أو استخدام آلة زيروكس لعمل نسخ متعددة من الرواية التي يمكنهم استخدامها أو ربما لم يكن قد تم كتابة سرا خلال ساعات العمل. غير أن ما أثار إشكالية ، هو أنه في الوقت المناسب ، حان الوقت لإطلاق النار على شخص ما لسرقة عقيدة أو استخدام جهاز قياس البريد لإرسال فواتير للأعمال المنزلية ، فإن أسهل دفاع للمتهم هو "أوه ، أنا لم أسمع". لا أعرف أنني لم يسمح لي بذلك. " وقد أدى هذا إلى قيام المزيد والمزيد من الشركات بتطوير أدلة إجرائية تحدد بشكل صارم ما هو سلوك غير مناسب وما هو غير مناسب. الإنترنت ، بطبيعة الحال ، تظهر بشكل بارز في العديد من المبادئ التوجيهية اليوم. من المؤكد أنه يبدو غير مؤذٍ بما فيه الكفاية لتمرير نكتة عبر البريد الإلكتروني ، أو تبادل القيل والقال العارض ، أو الإيحاء بأنه ربما يكون رب العمل جاهلاً. ومع ذلك ، فإن مثل هذه الاتصالات لا تهدر وقتًا ثمينًا فحسب ، بل قد تصبح عرضة لاستدعاء قضائي إذا كانت الشركة متورطة في دعوى قضائية. علاوة على ذلك ، يمكن أن تحمل رسالة إلكترونية من أطراف غير معروفة واحدة من تلك الفيروسات المذكورة أعلاه وتضع الشركة في خطر كبير.
معلومات سرية
غالبًا ما تكون الخصوصية في خطر عندما نختار التواصل معًا عبر البريد الإلكتروني. على عكس الخطاب الذي يمكن إقفاله أو حتى حرقه بعد قراءة المستلم المقصود ، يمكن لمراسلات البريد الإلكتروني الوصول إليها عن طريق الخطأ أو عن قصد من قبل طرف ثالث. وهذا أمر ضار بشكل خاص في قطاع العمل إذا كان محتوى البريد الإلكتروني يتعلق بالبيانات السرية أو سجلات المريض / العميل أو المعلومات المتعلقة بالاستقرار المالي للشركة. كما يتعرض الأمن للخطر إذا ، على سبيل المثال ، يقدم الفرد معلومات بطاقة ائتمان أو رقم تأمين اجتماعي في سياق مذكرة بريد إلكتروني إلى بائع بدلاً من إدخال البيانات عبر موقع ويب آمن.
محادثة عادية
ولأن البريد الإلكتروني يبدو وكأنه منتدى غير رسمي ، ودائم للتحادث مع الناس ، فإنهم غالباً ما يمدون نفس المستوى من الإلمام النبيل إلى الغرباء الكليين ، ثم يتساءلون لماذا يحصلون على الكتف البارد. مثال جيد على ذلك هو المؤلفين الطموحين الذين يرغبون في عرض روايتهم على محرر في دار نشر. على عكس الأيام القديمة التي كانت فيها هذه الملاعب تتخذ دائمًا شكل رسائل مطبوعة ، تم إرسالها بالبريد إلى جانب مظروف مختوم ذاتيًا ، فقد أدرك العديد من الناشرين أن الاستفسارات الإلكترونية لا تقتل عددًا أقل من الأشجار فحسب ، بل تمكّنهم أيضًا من معالجة الحمل المرهق لعمليات الإرسال بسرعة أكبر. ومع ذلك ، فإن ما يوقفها على الفور هو البريد الإلكتروني الشطي الذي يبدأ بـ "Hi، Emily" كما لو كان المرسل يعرف Emily لسنوات. وبالنظر إلى أنها ربما لا تعرف إميلي إذا مرت عليها في الشارع ، فمن المتعجرف أن تفترض أن مقدمة البريد الإلكتروني هي باب فوري للصداقة أو أن المرسل يمكنه إفشاء معلومات شخصية خارج حدود البروتوكول المهني. وإلى أن يحين الوقت الذي يدعوك فيه المتلقي لاستخدام اسمه الأول ، فمن الحكمة دائمًا أن تخطئ في جانب الشكليات. من الحكمة أيضًا تنسيق الرسالة على شاشة الكمبيوتر الخاص بك تمامًا كما تفعل مع الحرف الذي سيتم طباعته وإرساله بالبريد. هذا يعني حفظ خطوط فظيعة ورموز مبتسمة للأصدقاء والعائلة الذين يعرفونك بالفعل.
تهجئة خارج النافذة
تمشيا مع الطبيعة غير الرسمية لتبادل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ، يبدو أنه قد أعطى العديد من الناس مبررا لعدم التدقيق في المحتوى الخاص بهم عن الأخطاء الإملائية والنحوية. "إنها مجرد رسالة بريد إلكتروني" ، كما يقولون. "ليس مثل أي شخص يهتم حقا أو لديه الوقت للقبض على كل شيء يذكر." غير أن ما يفشلون في التفكير فيه هو أن البريد الإلكتروني هو انعكاس للفخر - أو عدمه - الذي يقومون به في عملهم الخاص. نظرًا لأنك لا تعرف أبدًا عدد الأشخاص بالإضافة إلى المستلم المقصود لديك ، فستشعرك بالتأكد من أنه خالٍ من الأخطاء قبل أن تضغط على زر الإرسال.
الاعتبارات
إنه تعليق محزن على مجتمعنا أن الكثير من الناس يستخدمون طبيعة الإنترنت المجهولة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني القاسية ، المؤذية والوحشية. وقد أعطتهم حقيقة أنهم يستطيعون تبني شخصيات "مجهولي الهوية" من خلال حسابات بريد إلكتروني متعددة ، القدرة على إخفاء هوياتهم الحقيقية وراء الألقاب المزورة وإثارة العنان لحدوثهم ، لدرجة أنهم ربما يكونون محرجين جدًا من أن يقولوا شخصيًا. في هذه الحالة ، من الحكمة استخدام البريد الإلكتروني على الإطلاق: إذا لم يكن هذا الأمر شيئًا لن تكون على استعداد لامتلاكه في محادثة وجهاً لوجه ، فمن المحتمل ألا يتم الدخول في رسالة إلكترونية أيضًا. لمزيد من النصائح حول آداب البريد الإلكتروني - بالإضافة إلى نصائح حول المحافظة على سلامتك في وسط إلكتروني - قم بزيارة الروابط المدرجة في نهاية هذه المقالة.
انفصال
أخيرًا وليس آخرًا ، أثر البريد الإلكتروني على رغبتنا وقدرتنا على التواصل مع بعضنا البعض من خلال الوقت الفعلي الفعلي. فبدلاً من الترتيب لمقابلة صديق لتناول طعام الغداء واللحاق به ، أصبح الأمر أقل صعوبة من مجرد الدردشة الإلكترونية. فبدلاً من التقاط هاتف أو كتابة بطاقة تهنئة ، أصبح من الأنسب إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى الانفجار. حتى أن التعليقات التي تلاحظها عن هدية أو عشاء جميل قد حلت محلها الرسائل الفورية. لكن الأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن الجيل الشاب أصبح أكثر راحة في التحدث عبر لوحة المفاتيح أكثر من تفاعله مع الآخرين في المواقف الاجتماعية. هذا ، بدوره ، سيكون له تأثير سلبي على مهاراتهم اللفظية ولغة الجسد واحترام الذات. بعد كل شيء ، إذا كنت تستطيع أن تتحمل أي هوية تريدها على الإنترنت ، فلا يوجد سبب للعمل على معرفة من أنت حقا كشخص.
