إن وضع كتاب سنوي معاً يأخذ الوقت والمال معاً. ولذلك ، فإن العديد من الموظفين يتطلعون إلى الإعلانات التجارية ، وجمع التبرعات و الرعاة للمساعدة في الاحتياجات المالية للموظفين. يمكن أن يكون الرعاة جزءًا لا يتجزأ من تمويل الكتاب السنوي ، ولكن من الجيد البحث أولاً عن الرعاة المحتملين قبل الاتصال بهم لطلب الدعم المالي. قد تكون جهات الاتصال الجيدة من الآباء لأعضاء فريق العمل السنوي ، أو أعضاء هيئة التدريس بالكلية ، أو أعضاء هيئة التدريس ، أو أعضاء المجتمع مثل أصحاب الأعمال.
التخطيط المبكر
قبل الكتابة ، يجتمع كطاقم ويقيم الاحتياجات المالية. يلتقي معظم الموظفين في أواخر الصيف ، قبل بدء السنة الدراسية ، لتقديم قائمة بالاحتياجات التمويلية. على سبيل المثال ، خذ بعين الاعتبار مخيم الكتاب السنوي ، أحداث اليوم التوقيع أو تي شيرتات الموظفين. هذه التكلفة كلها المال ، وبصرف النظر عن التكلفة الفعلية لنشر الكتاب السنوي. وبمجرد ترتيب قائمتك وميزانيتك ، قم بالبحث في الإنترنت أو البحث عن الشركات المحلية لرعاية كتابك السنوي ودعم احتياجاتك مالياً. يمكن للموظفين إرسال بريدهم إلى أولياء أمور المدرسة والموظفين ، ولكن من الجيد إبقاء خطابات الرعاية شخصية أكثر.
التحية والمقدمات
كل حرف كبير يبدأ بتهني مهذب وإدخال من أنت. إذا كنت تستهدف نشاطًا تجاريًا معينًا ، فقم بإجراء بحثك وتوجيه الخطاب إلى مدير أو مالك ذلك النشاط التجاري. جعلها شخصية قدر الإمكان من المهم عند طلب المساعدة المالية أو الرعاية. بعد التحية ، حان الوقت لتقديم نفسك ، وموظفي الكتاب السنوي والمدرسة التي تمثلها. أنت لا تريد الوصول إلى الطلب بعد ؛ فقط تحدث عن من أنت. قد يكون هذا هو الوقت المناسب لذكر دورك في المجتمع ، أي الجوائز التي فاز بها الكتاب السنوي أو الموضوع المحتمل للكتاب.
نوايا واضحة
بعد المقدمات ، الحصول على الغرض من الرسالة. أخبرهم بالضبط ما تحتاجه وما تنوي فعله بالمال. قد ترغب في اقتراح مبالغ محددة للتبرع ، مثل 20 دولارًا أو 50 دولارًا أو 100 دولار أو 200 دولار. من المفيد ذكر فوائد هباتهم ، مثل الخصومات الضريبية والمساعدة المقدمة للموظفين والمجتمع. يمكنك أيضًا ذكر الطريقة التي تنوي بها احترام تبرعاتهم ، مثل إعطائهم لوحة صغيرة لعرضها أو تقديم مساحة في كتابك السنوي للإعلان عن أعمالهم.
شكرا و متابعة
يجب أن توفر الفقرة الأخيرة من رسالتك معلومات الاتصال بك ، بما في ذلك أفضل وقت للوصول إليك. قم بتضمين خط أو اثنين يشير أيضًا إلى الوقت الذي تخطط فيه للاتصال بهم إذا لم تسمع مرة أخرى.اعتمادا على الموظفين لديك ، يمكنك اختيار الاتصال بهم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيا ، ولكن تأكد من أنهم يعرفون متى وكيف لا يكونون متفاجئين. وأخيرًا ، أشكرهم على وقتهم ودراستهم ، وأذكر أنك تقدر ما يفعلونه لمجتمعك. قم بتوقيع الرسالة التي تحمل اسمك ، متبوعة باسم الموظفين واسم المدرسة تحت توقيعك ، على الرغم من أن بعض الموظفين يعتقدون أنه من الأكثر شخصية أن يقوموا بتوقيع المجموعة بالكامل على الرسالة.
