صياغة شهادة التوظيف هي مهمة مشتركة للموارد البشرية. ومع ذلك ، من المستحسن عمومًا تقديم معلومات حول الموظفين الحاليين أو السابقين عبر الهاتف. لسبب واحد ، ليس لديك طريقة للتحقق من هوية المتصل. بالنسبة لآخر ، فإن تقديم المعلومات عبر الهاتف ينتهك ضوابط الخصوصية التي تمتلكها معظم الشركات. الخيار الأفضل هو طلب تصريح كتابي من الموظف ومن ثم توفير معلومات التوظيف كتابة.
لماذا شهادة التوظيف؟
تحتاج الشركات والأفراد الذين يتخذون القرارات التي تعتمد في جزء منها على التوظيف الحالي والماضي والرواتب إلى طريقة للتحقق من المعلومات التي يقدمها الموظف. والأكثر شيوعاً هو البنوك ومؤسسات الإقراض الأخرى ، وملاك المساكن ، ووكالات التوظيف وغيرها من أرباب العمل المحتملين. المقرضين ومالكي المنازل عادة ما تحتاج فقط للتحقق من حالة العمل والأجور أو الراتب. قد تطلب شركات التوظيف معلومات تتعلق بالحضور والأدوار الوظيفية والواجبات. ستحدد سياسة التحقق مدى المعلومات التي ترغب شركتك في تقديمها.
التحقق الرسمي مقابل الرسمي
غالبًا ما تعتمد المعلومات التي تدرجها في شهادة التوظيف على ما إذا كنت تنشئ شهادة قياسية أو رسمية. يجب أن يكون أي من الإصدارين على ورق رسمي للشركة وأن يتضمن تاريخًا وعنوانًا وتوقيعًا للشخص الذي أصدر التحقق. عادة ما تتضمن الشهادة القياسية ، مثل طلب مالك المنزل ، اسم الموظف وحالة العمل والمسمى الوظيفي الحالي والمرتب السنوي الأساسي. قد تتضمن الشهادة الرسمية الصادرة للمقرض أيضًا رقم التأمين الاجتماعي للموظف وختم الشركة الرسمي أو ختمها من كاتب العدل.
الشكل والأسلوب
شهادة التوظيف لا يوجد لديها تخطيط قياسي. باستخدام ورقة قياسية قياسها 8.5 × 11 بوصة ، قم بتعيين اتجاه الصفحة إلى أفقي وهوامش إلى 0.5 بوصة لجعل التحقق يبدو وكأنه شهادة تقليدية. قم بتعيين الاتجاه إلى عمودي واستخدم هوامش قياسية 1 بوصة لمظهر حرف الأعمال. قم بتوسيط الترويسة ، التي يجب أن تتضمن اسم النشاط التجاري ومعلومات الاتصال ، ثم ابدأ في إدخال معلومات التحقق. يمكنك تنسيق الشهادة كجدول وإدخال كل معلومة على سطر منفصل مزدوج المسافة. على الجانب الأيسر ، أدخل تسميات مثل "الموظف" ، "الوضع الحالي" و "الدخل السنوي". أضف المعلومات المناسبة على الجانب الأيمن.
خيارات التسليم
غالبًا ما تكون خيارات التسليم مختلفة للشهادات القياسية والشهادات الرسمية. للحصول على شهادة توظيف قياسية ، تقوم معظم الشركات بإرسال المعلومات أو إرسالها عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني إلى المتلقي. عندما تتضمن الشهادة الرسمية رقم الضمان الاجتماعي ، ترسل معظم الأنشطة التجارية المعلومات عبر البريد الأمريكي. يمكنك أيضًا السماح للموظفين بالحصول على شهادة خاصة بهم وتسليمها. يعتمد ما إذا كنت تخطر موظفًا قد قمت بتسليم الشهادة على حجم عملك وعدد الطلبات التي تحصل عليها لهذه الخدمة.
